Excelでフィルター設定を行なうには？写真付きで手順と注意点を解説

Excelでフィルター設定を行いたいが、やり方が分からないという方も多いのではないだろうか。フィルターは非常に便利な機能であり、使いこなすことで事務処理能力が向上すると言っても良いだろう。

本記事ではExcelでフィルター設定を行う方法について解説する。また、フィルター設定を行ううえでの注意点についてもまとめた。

Excelのフィルター設定を行う手順

Excelのフィルター設定を行う方法について解説する。フィルター設定は次の2つの手順で行う。

1. 表を作成する
2. フィルターを設定する

1つ1つの手順について詳しく解説していく。

1.表を作成する

まず、フィルター機能のテストを行うための表を作成する。ここでは以下のような表を作成した。ポイントは、表には必ず「出席番号」「名簿」といった列名を付けること。列名がないと、フィルターを上手く設定することができなくなる。

2.フィルターを設定する

次に、作成した表に対してフィルターを設定する。まず、表の中のいずれかのセルを選択する。

次に上部メニューの「データ」から「フィルター」を選択する。

すると、以下のように列名に三角マークがつくはずだ。三角マークがつけば、問題なくフィルターを設定できている。三角マークがつかない場合は、表に列名をちゃんとつけているか、フィルターを設定する際に表内のセルを選択しているか、を確認しよう。

Excelのフィルターで実際にデータを操作する方法

次に、Excelのフィルター機能を使って、実際にデータを操作してみよう。フィルター機能を使って次の5つを行う方法を順番に解説する。

1. データを並べ替える
2. データを絞り込む
3. 指定の値に等しいデータを絞り込む
4. 指定の値を含むデータを絞り込む
5. 指定の値以上のデータを絞り込む

Excelのフィルター機能を使えば、データを並べ替えたり絞り込んだりすることができる。表の中から特定のデータを探したいときや、データを任意の順番で並べ替えて比較したい場合などにフィルター機能は便利だ。

1.データを並べ替える

データを並べ替える方法について解説する。まず、「点数」のところの三角マークをクリックしよう。

すると、次のような画面が表示される。ここから「昇順」をクリックする。

すると、以下のように表を点数順に並べ替えることができた。これで点数が低い人と高い人が誰なのか一目瞭然になる。

さきほどは「昇順」をクリックしたが、今度は「降順」をクリックしよう。すると、逆順に並び替わっていることが分かる。

下記は、「点数」ではなく「名簿」を昇順に並べ替えた例だ。あいうえお順にデータが並べ替えられていることが分かる。

2.データを絞り込む

次にデータの絞り込み方法を解説する。まず名簿のところの三角マークをクリックする。

画面の下にチェックボックスがある。ここから絞り込みたいデータ以外のチェックを外そう。下記では「鈴木」と「山田」以外のチェックを外した。

以下のように、鈴木と山田が含まれた行のみが表示されている。このようにフィルター機能を使うことでデータを絞り込むことが可能だ。

3.指定の値に等しいデータを絞り込む

続いて、指定の値に等しいデータを絞り込む方法を解説する。今後は「点数」のところの三角マークをクリックする。フィルターの欄の「1つ選択してください」をクリックしよう。そこから、「指定の値に等しい」を選択する。

その横のテキストボックスには「80」と記入しよう。

すると、点数が「80」のデータのみを表示することができる。

4.指定の値を含むデータを絞り込む

次に、指定の値を含むデータのみを絞り込む方法を解説する。今後は「名簿」のところの三角マークをクリックする。

フィルターの欄から「を含む」を選択しよう。その横のテキストボックスには「田」と記入する。

すると、名前に「田」が含まれたデータのみを出力することができる。

5.指定の値以上のデータを絞り込む

次に指定の値以上のデータを絞り込む方法を解説する。「点数」のところの三角マークをクリックしよう。フィルターの欄から今度は「指定の値以上」を選択する。その横のテキストボックスには「50」と記入しよう。

すると点数が「50」以上のデータのみを表示することができる。なお、同じ要領で「指定の値以下」を選択すると、点数が「50」以下のデータのみを表示することが可能だ。

Excelのフィルター設定・操作を行う際の注意点

次に、Excelのフィルター設定・操作を行う際の注意点について解説する。次の3つの注意点について順番に解説していく。

1. 表に空欄があると正しく設定できない
2. 印刷時はフィルター設定が行われたまま
3. シートの保護がされている場合は操作できないことがある

1.表に空欄があると正しく設定できない

表に空欄があると、フィルターを正しく設定することができないので注意しよう。空欄があると、空間手前までしかフィルターを設定できない。

2.印刷時はフィルター設定が行われたまま

フィルター機能によってデータを並べ替えたり絞り込んだりした場合、印刷時はその状態のままプリントされる。また、三角マークも表示されたままになってしまう。そのため、元の表の状態でプリントしたい場合は、フィルターを外す必要がある。

3.シートの保護がされている場合は操作できないことがある

シートの保護がされている場合は、フィルターを使ってデータを並べ替えたり絞り込んだりすることができない可能性がある。保護されている場合は、パスワードを入力し保護を解除する必要がある。

他の人が作成したシートが保護されていた場合は、その人にパスワードを教えてもらおう。

Excelのフィルターを解除する方法

最後に、Excelのフィルターを解除する方法についてみていく。解除する手順は、フィルターを設定する手順とまったく一緒である。

上部メニューの「データ」から「フィルター」を選択する。

すると、全てのフィルターがまとめて解除される。

まとめ

本記事ではExcelのフィルター設定方法について解説した。最後に、フィルター設定の手順についておさらいしよう。

1. 表を作成する ※必ず列名をつけること
2. フィルターを設定する
   1. 「データ」⇒「フィルター」を選択
   2. 列名に三角マークがついていることを確認

フィルター設定を行うことで、データを並べ替えたり抽出したりすることができる。非常に便利な機能なので、設定方法は必ず覚えておこう。

構成／編集部