小学館IDをお持ちの方はこちらから
ログイン
初めてご利用の方
小学館IDにご登録いただくと限定イベントへの参加や読者プレゼントにお申し込み頂くことができます。また、定期にメールマガジンでお気に入りジャンルの最新情報をお届け致します。
新規登録
人気のタグ
おすすめのサイト
企業ニュース

Excelでフィルター設定を行なうには?写真付きで手順と注意点を解説

2023.12.23

Excelでフィルター設定を行いたいが、やり方が分からないという方も多いのではないだろうか。フィルターは非常に便利な機能であり、使いこなすことで事務処理能力が向上すると言っても良いだろう。

本記事ではExcelでフィルター設定を行う方法について解説する。また、フィルター設定を行ううえでの注意点についてもまとめた。

Excelのフィルター設定を行う手順

Excelのフィルター設定を行う方法について解説する。フィルター設定は次の2つの手順で行う。

  1. 表を作成する
  2. フィルターを設定する

1つ1つの手順について詳しく解説していく。

1.表を作成する

まず、フィルター機能のテストを行うための表を作成する。ここでは以下のような表を作成した。ポイントは、表には必ず「出席番号」「名簿」といった列名を付けること。列名がないと、フィルターを上手く設定することができなくなる。

2.フィルターを設定する

次に、作成した表に対してフィルターを設定する。まず、表の中のいずれかのセルを選択する。

次に上部メニューの「データ」から「フィルター」を選択する。

すると、以下のように列名に三角マークがつくはずだ。三角マークがつけば、問題なくフィルターを設定できている。三角マークがつかない場合は、表に列名をちゃんとつけているか、フィルターを設定する際に表内のセルを選択しているか、を確認しよう。

Excelのフィルターで実際にデータを操作する方法

次に、Excelのフィルター機能を使って、実際にデータを操作してみよう。フィルター機能を使って次の5つを行う方法を順番に解説する。

  1. データを並べ替える
  2. データを絞り込む
  3. 指定の値に等しいデータを絞り込む
  4. 指定の値を含むデータを絞り込む
  5. 指定の値以上のデータを絞り込む

Excelのフィルター機能を使えば、データを並べ替えたり絞り込んだりすることができる。表の中から特定のデータを探したいときや、データを任意の順番で並べ替えて比較したい場合などにフィルター機能は便利だ。

1.データを並べ替える

データを並べ替える方法について解説する。まず、「点数」のところの三角マークをクリックしよう。

すると、次のような画面が表示される。ここから「昇順」をクリックする。

すると、以下のように表を点数順に並べ替えることができた。これで点数が低い人と高い人が誰なのか一目瞭然になる。

さきほどは「昇順」をクリックしたが、今度は「降順」をクリックしよう。すると、逆順に並び替わっていることが分かる。

下記は、「点数」ではなく「名簿」を昇順に並べ替えた例だ。あいうえお順にデータが並べ替えられていることが分かる。

2.データを絞り込む

次にデータの絞り込み方法を解説する。まず名簿のところの三角マークをクリックする。

画面の下にチェックボックスがある。ここから絞り込みたいデータ以外のチェックを外そう。下記では「鈴木」と「山田」以外のチェックを外した。

以下のように、鈴木と山田が含まれた行のみが表示されている。このようにフィルター機能を使うことでデータを絞り込むことが可能だ。

3.指定の値に等しいデータを絞り込む

続いて、指定の値に等しいデータを絞り込む方法を解説する。今後は「点数」のところの三角マークをクリックする。フィルターの欄の「1つ選択してください」をクリックしよう。そこから、「指定の値に等しい」を選択する。

その横のテキストボックスには「80」と記入しよう。

すると、点数が「80」のデータのみを表示することができる。

4.指定の値を含むデータを絞り込む

次に、指定の値を含むデータのみを絞り込む方法を解説する。今後は「名簿」のところの三角マークをクリックする。

フィルターの欄から「を含む」を選択しよう。その横のテキストボックスには「田」と記入する。

すると、名前に「田」が含まれたデータのみを出力することができる。

5.指定の値以上のデータを絞り込む

次に指定の値以上のデータを絞り込む方法を解説する。「点数」のところの三角マークをクリックしよう。フィルターの欄から今度は「指定の値以上」を選択する。その横のテキストボックスには「50」と記入しよう。

すると点数が「50」以上のデータのみを表示することができる。なお、同じ要領で「指定の値以下」を選択すると、点数が「50」以下のデータのみを表示することが可能だ。

Excelのフィルター設定・操作を行う際の注意点

次に、Excelのフィルター設定・操作を行う際の注意点について解説する。次の3つの注意点について順番に解説していく。

  1. 表に空欄があると正しく設定できない
  2. 印刷時はフィルター設定が行われたまま
  3. シートの保護がされている場合は操作できないことがある

1.表に空欄があると正しく設定できない

表に空欄があると、フィルターを正しく設定することができないので注意しよう。空欄があると、空間手前までしかフィルターを設定できない。

2.印刷時はフィルター設定が行われたまま

フィルター機能によってデータを並べ替えたり絞り込んだりした場合、印刷時はその状態のままプリントされる。また、三角マークも表示されたままになってしまう。そのため、元の表の状態でプリントしたい場合は、フィルターを外す必要がある。

3.シートの保護がされている場合は操作できないことがある

シートの保護がされている場合は、フィルターを使ってデータを並べ替えたり絞り込んだりすることができない可能性がある。保護されている場合は、パスワードを入力し保護を解除する必要がある。

他の人が作成したシートが保護されていた場合は、その人にパスワードを教えてもらおう。

Excelのフィルターを解除する方法

最後に、Excelのフィルターを解除する方法についてみていく。解除する手順は、フィルターを設定する手順とまったく一緒である。

上部メニューの「データ」から「フィルター」を選択する。

すると、全てのフィルターがまとめて解除される。

まとめ

本記事ではExcelのフィルター設定方法について解説した。最後に、フィルター設定の手順についておさらいしよう。

  1. 表を作成する ※必ず列名をつけること
  2. フィルターを設定する
    1. 「データ」⇒「フィルター」を選択
    2. 列名に三角マークがついていることを確認

フィルター設定を行うことで、データを並べ替えたり抽出したりすることができる。非常に便利な機能なので、設定方法は必ず覚えておこう。

構成/編集部

@DIMEのSNSアカウントをフォローしよう!

DIME最新号

最新号
2024年7月16日(火) 発売

超豪華付録「3WAYハンディ扇風機」付きのDIME最新号では「ヒット商品は『推し』が9割!」を大特集!

人気のタグ

おすすめのサイト

ページトップへ

ABJマークは、この電子書店・電子書籍配信サービスが、著作権者からコンテンツ使用許諾を得た正規版配信サービスであることを示す登録商標(登録番号 第6091713号)です。詳しくは[ABJマーク]または[電子出版制作・流通協議会]で検索してください。