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上司や取引先にさすがと思わせる報告書を作成するテクニック

2024.02.09PR

あなたは人から「なにが言いたいのかわからない」と言われてしまったり、メールの文章が長すぎて肝心な要件が伝わっていなかったという経験はありませんか? ついいろいろ言いたくなってしまい、伝わらないモヤモヤを抱えていませんか?

実は、このような悩みは「ひと言でまとめる技術」の手にかかればすべて解決してしまいます。ポイントはたった2つ。「捨てる」それから「まとめる」。このコツさえつかめば、伝わり方が劇的に変わります!

言葉をまとめるプロが明かす、言語化と伝え方の究極のスキルをまとめた書籍『ひと言でまとめる技術 言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』の中から一部を抜粋・編集し、雑談でたくさんモヤモヤを解消するヒントをまとめました。

報告書作成のチェックポイント

[ポイント1]「誰に向けて書くのか?」を意識する

上司、同僚、社長、取引先、複数の立場の人に向けてなど、報告する相手によって語り口や内容が変わります。

●役員や社長→決裁しやすいよう、重要かつ判断が必要なポイントのみを書く。

●上司や先輩→共有しているタスクを確認し、現在の状況と今後の動きをまとめる。

●取引先→期限を厳守し、形式と丁寧さを意識する。

ここでも、相手の立場に立って、わかりやすく書くことが大切です。

[ポイント2]内容を4項目に分ける

●表題(主題)→報告書全体の内容をひと言で。

●要旨→報告書で伝えたいことを、要素ごとに数行でまとめる。

●詳細→各要旨につなげるかたちで、内容を詳細に書く。長い文章にはしない。

●所感(改善)→「未来につなげる自分の考えや切り口」を記す。感想にはしない。

[ポイント3]理解のスピードを上げる工夫をする

報告書は、作文やエッセイではありません。ビジネスを円滑に進めるための文章であり、大事なのは「相手の時間を奪わないこと」です。

これまでお伝えした7つの法則を意識しながら、図表、定量データ、資料写真などを用いて、相手が読んでいて苦にならない報告書を目指しましょう。

〈例〉
現場社員が、上司にプロジェクトの報告をする場合。

●誰に向けて書くのか?
●内容を「表題(主題)」「要旨」「詳細」「所感(改善)」に分ける。
●理解のスピードを上げる工夫をする。

これらを踏まえて、下のような報告書にしてみました。

表題と主題を明確にすることで、何に関する報告書なのかがひと目でわかる構成となっています。また、要旨を項目別で記載することで、簡潔かつ具体的に伝えることができます。さらには所感を加えることで、単なる報告書ではなく「次への提言」も含まれています。

このように、報告書は、それぞれの要素をひと言でまとめることで、簡潔に伝えることができるのです。

★ ★ ★

いかがだったでしょうか?

「ひと言でまとめる技術」はビジネスパーソンの悩みだけを解決する技術ではありません。話をしてもパートナーに言葉が届いていないと感じている方。自分は面白いと思ったのに、友人の反応はイマイチ。ちゃんと伝えたつもりなのに間違った料理を出されてしまった。こんな悩みも解決する伝え方のコツも満載です。

「伝え方」を追求し続けてきた著者が、すべての「伝え方」で悩む人たちに手にしてほしい技を是非、書店でチェックしてみてください。

『ひと言でまとめる技術
言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』
著/勝浦雅彦/アスコム

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勝浦雅彦
(かつうら・まさひこ)
コピーライター。法政大学特別講師。宣伝会議講師。
千葉県出身。読売広告社に入社後、営業局を経てクリエーティブ局に配属。その後、電通九州、電通東日本を経て、現在、株式会社電通のコピーライター、クリエーティブディレクターとして活躍中。また、15年以上にわたり、大学や教育講座の講師を務め、広告の枠からはみ出したコミュニケーション技術の講義を数多く行ってきた。クリエイター・オブ・ザ・イヤーメダリスト、ADFEST FILM 最高賞、Cannes Lions など国内外の受賞歴多数。著書に『つながるための言葉』(光文社)がある。

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