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相手の時間を奪うことがないように簡潔な表現を身につける方法

2024.02.13PR

あなたは人から「なにが言いたいのかわからない」と言われてしまったり、メールの文章が長すぎて肝心な要件が伝わっていなかったという経験はありませんか? ついいろいろ言いたくなってしまい、伝わらないモヤモヤを抱えていませんか?

実は、このような悩みは「ひと言でまとめる技術」の手にかかればすべて解決してしまいます。ポイントはたった2つ。「捨てる」それから「まとめる」。このコツさえつかめば、伝わり方が劇的に変わります!

言葉をまとめるプロが明かす、言語化と伝え方の究極のスキルをまとめた書籍『ひと言でまとめる技術 言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』の中から一部を抜粋・編集し、雑談でたくさんモヤモヤを解消するヒントをまとめました。

【さあ、ひと言でまとめよう】相手の時間を奪わないために、簡潔な表現を身につける

まず法則をお伝えする前に、大事なお願いをもう一度言います。

勇気を持ってまとめてください。

日本人はとにかく「はっきりと物を言う」ことが苦手です。だから日本語もつい曖昧な表現になり、それを「察する」ことが美徳と考えている人もいます。

しかしこの本の目的は、「相手に敬意を持ち、時間泥棒にならないこと」です。

あなたが勇気を持ってひと言にまとめることが、相手のためにもなるのです。

それでは、実際にひと言にまとめるために必要な7つの法則をお伝えします。

[法則5]「~と思う」「~と感じる」は使わず、できるだけ言い切る

「今日は空が青い!」と軽い気持ちであなたが話したとします。

「本当にそうなんですね?」と誰かに聞かれたら、「え……」と、一瞬動揺してしまうことでしょう。そして、「今日は空が青いというのは、私が個人的に思っただけでした。青というか、紺というか、群青というか、そんな色かもしれません……」といった、言い訳めいた言葉で濁してしまうかもしれません。

繰り返しお伝えしてきましたが、日本人はとにかく「断定」が苦手です。

これは、八百万の神を信じるという日本人の宗教観であったり、空気や世間を重んじるコミュニティのつくられ方だったりに原因があると言われています。何かを断定して言い切ることに抵抗がある国民性なのです。

商品やサービスの説明をするときに、クレームや反論を恐れて曖昧な書き方になっているのをよく目にするようになりました。

「このお菓子は甘くておいしい」と言い切りたいのに、「このお菓子が世界一おいしいとは断言できないし、世界中のお菓子のなかで明らかに甘さが上位ランクとは必ずしも言えない。しかも、甘さといっても砂糖の甘さやショ糖、ブドウ糖、果糖などいろいろあるし……そもそもおいしいって主観だし」などとあれこれ気にした挙げ句、

「このお菓子は、甘くておいしいといって差し支えないと弊社は考えています」
*甘さの種類は果糖で、すべての人が甘く感じるとは限りません。
*おいしい、は個人の感想です。

などと、もはや商品のよさを伝えたいのか、ただ言い訳をしているのかわからないような説明になっているケースもしばしば見受けられます。

とくにPRに使われる言葉は、そのまま生活者との「約束」になるので、過度にリスクヘッジをしようとする企業が出てくるのは仕方ない部分もあります。ですが、通常の文章までこんなにまだるっこしくする「曖昧さの沼」から脱するためには、勇気を持って言い切ることです。

●私は今日空が青いのを見て、絶好のドライブ日和ではないかと思いましたので、車を持っているあなたに運転をお願いしたいのですが、グループラインに告知をするので、みんなからの反応を待って出かける準備するほうがいいのではないかと感じています。

こんな文章が送られてきたら、イライラしてしまいそうです。

じつはこの文章、実際に私が目にしたものです。油断するとこういう文章になってしまうのが、「ダラダラ続けられる」日本語なのです。

1文を短く、できるだけ言い切りましょう。

そして、「~と思う」「~と感じる」といった余計な修飾語は削りましょう。

(修正例)
●今日は空が青く、絶好のドライブ日和。車を持っているあなたに運転をお願いしたいです。OKならグループラインに告知をします。みんなの反応を待って、出かける準備をしましょう。

だいぶすっきりしました。

あなたが感じたことや思ったことはあなたの「真実」なので、語尾を曖昧にせずに言い切ってしまって構いません。強い口調に聞こえてしまうかもしれませんが、むしろ曖昧な言葉で相手を戸惑わせることのほうが時間泥棒につながることは、忘れないでください。


〈練習問題〉
次の文章を、「言い切り法」で伝わりやすくまとめてみましょう。

●私の友人が悩んでいて、それはダイエットがうまくできないということのようでしたので、いろいろな本を読んで、乗馬がおすすめなのではと感じ、友人にやってもらったところ、痩せたのは馬だったようです。

(修正例)
●私の友人の悩みは、ダイエットがうまくできないこと。いろいろな本を読んで、乗馬をおすすめ。結果、痩せたのは馬でした。


言葉を短くしていくことは、身体をシェイプしていくことに似ています。

★ ★ ★

いかがだったでしょうか?

「ひと言でまとめる技術」はビジネスパーソンの悩みだけを解決する技術ではありません。話をしてもパートナーに言葉が届いていないと感じている方。自分は面白いと思ったのに、友人の反応はイマイチ。ちゃんと伝えたつもりなのに間違った料理を出されてしまった。こんな悩みも解決する伝え方のコツも満載です。

「伝え方」を追求し続けてきた著者が、すべての「伝え方」で悩む人たちに手にしてほしい技を是非、書店でチェックしてみてください。

『ひと言でまとめる技術
言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』
著/勝浦雅彦/アスコム

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勝浦雅彦
(かつうら・まさひこ)
コピーライター。法政大学特別講師。宣伝会議講師。
千葉県出身。読売広告社に入社後、営業局を経てクリエーティブ局に配属。その後、電通九州、電通東日本を経て、現在、株式会社電通のコピーライター、クリエーティブディレクターとして活躍中。また、15年以上にわたり、大学や教育講座の講師を務め、広告の枠からはみ出したコミュニケーション技術の講義を数多く行ってきた。クリエイター・オブ・ザ・イヤーメダリスト、ADFEST FILM 最高賞、Cannes Lions など国内外の受賞歴多数。著書に『つながるための言葉』(光文社)がある。

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