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「いい文章」の条件は余計な言葉がなく、短くても言いたいことがきちんと伝わること

2024.02.15PR

あなたは人から「なにが言いたいのかわからない」と言われてしまったり、メールの文章が長すぎて肝心な要件が伝わっていなかったという経験はありませんか? ついいろいろ言いたくなってしまい、伝わらないモヤモヤを抱えていませんか?

実は、このような悩みは「ひと言でまとめる技術」の手にかかればすべて解決してしまいます。ポイントはたった2つ。「捨てる」それから「まとめる」。このコツさえつかめば、伝わり方が劇的に変わります!

言葉をまとめるプロが明かす、言語化と伝え方の究極のスキルをまとめた書籍『ひと言でまとめる技術 言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』の中から一部を抜粋・編集し、雑談でたくさんモヤモヤを解消するヒントをまとめました。

【さあ、ひと言でまとめよう】相手の時間を奪わないために、簡潔な表現を身につける

まず法則をお伝えする前に、大事なお願いをもう一度言います。

勇気を持ってまとめてください。

日本人はとにかく「はっきりと物を言う」ことが苦手です。だから日本語もつい曖昧な表現になり、それを「察する」ことが美徳と考えている人もいます。

しかしこの本の目的は、「相手に敬意を持ち、時間泥棒にならないこと」です。

あなたが勇気を持ってひと言にまとめることが、相手のためにもなるのです。

それでは、実際にひと言にまとめるために必要な7つの法則をお伝えします。

[法則7]余計な言葉をできるだけ削除する

余計なものがなく、短くても言いたいことがきちんと伝わるのが「いい文章」です。

じつは文章のなかには、削るべきものがこんなにあります。

●なくてもいい接続詞
●余計なひと言
●無駄な指示語
●過剰な敬語
●不要な修飾語
●しつこいカタカナ語
●重複表現

以下の文章をご覧ください。

●社内公用語が英語になりました。どうやら社長の指示のようです。そして、明日から開始だそうです。とはいえ、そんなことは無理です。だから、戸惑っています。社長はいったい何を考えておられるのでしょうか。社内コミュケーションスキルというものは、そのようにすぐにドラスティックにチェンジできるものではないはずです。このルールを守らなければ、そのことをあとで後悔することになるそうです。

みなさんはどう思いますか?

ここに潜んでいるいらないものを、ざくざく削ってみましょう。

●社内公用語が英語になりました。どうやら社長の指示のようです。そして、明日から開始だそうです。とはいえ、そんなことは無理です。だから(なくてもいい接続詞)、戸惑っています。

●社内公用語が英語になりました。社長の指示のようです。明日から開始だそうですが、そんなことは無理です。戸惑っています。

もとの文章は、一見丁寧ですが、不要な接続詞が多数あります。

文章を流れどおりにつなぐ場合の接続詞は、極力削りましょう。

「とはいえ」は逆接なので「~が」としています。

●社長はいったい何を考えられておられるのでしょうか。←過剰な敬語

●社長はいったい何を考えているのでしょうか。

敬意を表す言葉も、その対象ではない人とのやりとりの際は、なるべくシンプルにしましょう。「~しておられる」「~していらっしゃる」と何度も出てくると、文章がまだるっこしくなります。

●社内コミュケーションスキルというものは、そのようにすぐにドラスティックにチェンジできるものではないはずです。←しつこいカタカナ語

●社内コミュニケーションというものは、すぐ劇的に変化できないはずです。

「そのように」は、なくても意味が通じます。不要な修飾語は削りましょう。

カタカナ語は、IT業界や外資系企業などでとくによく使われます。カタカナ語をまったく使うな! と指導している伝え方の本もありますが、私はバランスよく使えばいいと考えています。

目安としては、ひとつの文章にカタカナ語はひとつまでとしましょう。そして、そのカタカナ語は、もっとも重要なテーマである場合、かつ日本語ではニュアンスがブレそうな場合に使用するようにしましょう。

この場合、「コミュニケーション」が全体のテーマになっています。それを「社内における言葉のやりとり」と日本語で言い換えても、かえって伝わりません。

そして、ほかのカタカナ語は日本語にしても問題なさそうです。

こうやって優先順位をつけていくと、スムーズに変換できます。

●このルールを守らなければ、そのことをあとで後悔(ムダな指示語、重複表現)することになるそうです。

●このルールを守らなければ、後悔することになるそうです。

「そのこと」は、丸ごと削除しても意味が通じます。指示語は、「ないと文章が成立しないとき」のみ使ってください。

「あとで後悔」は、重複表現です。二重表現とも呼ばれ、同じ意味の言葉がふたつ入っている状態を指します。

× 学校に登校→ ◯ 学校に行く/登校する
× 車に乗車→ ◯ 車で行く/乗車する
× まだ未定→ ◯ まだ/未定
× 違和感を感じる→ ◯ 違和感がある

×は文法的にも間違っていますが、何より文章の印象がくどくなるので使わないようにしましょう。

●みなさんはどう思いますか? ←余計なひと言

●不要なので削除するか、「私は納得いきません」のように自分の結論を述べる。

こういった問いかけ系の言葉は記事やブログなどでもよく出てきますが、相手に何かを伝える際の文章は、「なるべく簡潔に」が鉄則です。そもそも、誰かが文章を読むということは、すでに書き手から読み手へ問いかけが行われているのです。

新聞の記事やコラムには、そのような余計なひと言はありません。いちいち問いかけずとも、読者の「考える姿勢」を信頼しているからです。

問いかけは、文章全体で自分の意見を通じて行うものです。


〈練習問題〉
次の文章を、「徹底削除法」で直してみましょう。

●社内公用語が英語になった理由がわかりました。どうやら、会社が外資に買収されるらしいです。ただ、まだいつかは未確定です。でも、不安を感じています。いったい、どんな経営者がやってこられるのか気になってしまいます。ただ、グローバリゼーションによって、グローバル人材の需要が、グロースしているのは事実だと思います。これを機に勉強すれば、外国人と、私の妻よりはコミュニケーションがとれると信じています。さあ、あなたなら、どうしますか?

(修正例)
●社内公用語が英語になった理由は、会社が外資に買収されるからと聞きました。いつかは未確定ですが、不安です。どんな経営者が来るのか、気になります。ただ、グローバリゼーションによって、国際競争力を持つ人材が求められているのは事実。これを機に勉強すれば、外国人とも意思疎通ができるはずです。


目的があって広く問いかけ、意見を集約しなければならないとき以外、わざわざ「どう思いますか?」「あなたならどうしますか?」などと、余計なひと言を書くのはやめましょう。

★ ★ ★

いかがだったでしょうか?

「ひと言でまとめる技術」はビジネスパーソンの悩みだけを解決する技術ではありません。話をしてもパートナーに言葉が届いていないと感じている方。自分は面白いと思ったのに、友人の反応はイマイチ。ちゃんと伝えたつもりなのに間違った料理を出されてしまった。こんな悩みも解決する伝え方のコツも満載です。

「伝え方」を追求し続けてきた著者が、すべての「伝え方」で悩む人たちに手にしてほしい技を是非、書店でチェックしてみてください。

『ひと言でまとめる技術
言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』
著/勝浦雅彦/アスコム

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勝浦雅彦
(かつうら・まさひこ)
コピーライター。法政大学特別講師。宣伝会議講師。
千葉県出身。読売広告社に入社後、営業局を経てクリエーティブ局に配属。その後、電通九州、電通東日本を経て、現在、株式会社電通のコピーライター、クリエーティブディレクターとして活躍中。また、15年以上にわたり、大学や教育講座の講師を務め、広告の枠からはみ出したコミュニケーション技術の講義を数多く行ってきた。クリエイター・オブ・ザ・イヤーメダリスト、ADFEST FILM 最高賞、Cannes Lions など国内外の受賞歴多数。著書に『つながるための言葉』(光文社)がある。

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