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難しいことを簡単に、簡単なことをより伝わりやすくする「20文字の法則」

2024.01.13PR

あなたは人から「なにが言いたいのかわからない」と言われてしまったり、メールの文章が長すぎて肝心な要件が伝わっていなかったという経験はありませんか? ついいろいろ言いたくなってしまい、伝わらないモヤモヤを抱えていませんか?

実は、このような悩みは「ひと言でまとめる技術」の手にかかればすべて解決してしまいます。ポイントはたった2つ。「捨てる」それから「まとめる」。このコツさえつかめば、伝わり方が劇的に変わります!

言葉をまとめるプロが明かす、言語化と伝え方の究極のスキルをまとめた書籍『ひと言でまとめる技術 言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』の中から一部を抜粋・編集し、雑談でたくさんモヤモヤを解消するヒントをまとめました。

ひと言でまとめるために必要な「適切な物の考え方」とは?

[問題]伝え方がうまい人とは、どのような人のことでしょう?

1 多くの言葉を知っている人
2 ユーモアにあふれた人
3 表現力豊かな話し方をする人

どれも正解! と言いたいところですが、私はこう考えています。

それは「そのとき、その場所、その相手に対して適切な伝え方ができる人」です。

あなたは、お葬式の席で遊びに行く話をするでしょうか?

結婚式のスピーチで、人間の寿命の短さを語るでしょうか?

恋人と一緒にいるときに、昔の恋人の話を堂々と語るでしょうか?

たとえが極端かもしれませんが、多かれ少なかれ、人はついこのような「相手のことを考えない発言」をしてしまうものです。

たとえばあなたが5社競合のプレゼンに臨むとします。もちろん企画内容やチーム編成は大事ですが、チームリーダーがとくに気にするのは「発表の順番」です。というのも、1社1時間でも5社となると5時間。途中、休憩も入るでしょうから、プレゼンは1日がかりです。受ける側の負担も、それなりに大きくなります。

順番を自由に選べるなら、トップバッターか最後を取りたがります。

これは「一番手なら強い印象付けができる」「ラストなら記憶が新しいまま採点に入ってもらえる」といった理由からです。

逆に、もっとも避けたいのは「お昼休み直後の時間帯」です。いったん緊張が切れ、しかもランチ後で眠たくなる時間帯だからです。

もちろん、不利な時間帯だから必ずしも負けるわけではありません。

ですが、ここでポイントなのは「優秀なチームは、プレゼンの時間帯によって話す内容を変えている」ということです。朝イチとお昼直後とラストでは、当然聞き手の精神状態も違います。

話し始めたときに受け手が「あくびをしている」「退屈そう」「疲れている」といった様子が見受けられれば、優秀なプレゼンターは瞬時に言い方を変えたり、ユーモアを交えたり、内容を思い切って短くしてしまうこともあります。

これらはすべて、「伝えるとは自分の言いたいことを言うこと」ではなく、「その場において、適切な伝え方をすること」という大前提を知っているからです。

このことを理解していないと、飛びつきやすいテクニックに走った挙げ句、「なんかいろいろ言ってるけど、この人の言うことって頭に入ってこないな」といった印象を与えかねません。

その場において適切な伝え方をするためには、その場において適切な物の考え方をすることが大切です。

この章では、ひと言でまとめるために必要な、11の考え方と方法をお伝えします。

【ひと言でまとめるための思考と法則・その2】難しいことを簡単に、簡単なことを伝わりやすく─20文字の法則

■伝えたいことをどれだけ「簡単」にできるか?

私が修業時代に繰り返し教わったのは、「難しいことを簡単に。簡単なことを伝わりやすく」ということです。

しかし、やってみると、これがとっても難しいのです。ときに仕事において「世の中の人がまったく知らない技術」とか「日本にはない名詞や考え方」を紹介しなければならないとき、その単語をそのまま書いてもほとんどの人に伝わりません。

そこで先ほど紹介した「つまりこれってどういうこと?」という法則を用いて、なるべく簡単に伝わりやすいものにしていきます。

それを簡潔に伝えるための方法が、「20文字以内」「小学生でもわかる言葉」を使った「20文字の法則」です。

伝え方の方法論では、言葉を短く研ぎ澄ますことが大事です。

短ければ短いほど、いいです。

世の中の名言や、名キャッチコピーをご覧ください。数えてみるとほとんど20文字以内で構成されていることがわかります。新聞やYahoo!の見出しなどを基準に15文字以内にするという流派もありますが、私は、20文字以内なら即座に伝えたい内容を理解してもらえると考えています。

〈名キャッチコピー例〉
●お口の恋人(ロッテ)
●おしりだって、洗ってほしい。(TOTO)
●目の付けどころがシャープでしょ。(シャープ)

もちろん、20文字以上の名コピーも存在します。ですが、「全文をパッと思い出せない」ということが多いのではないでしょうか。

人は、自分に必要なもの以外はどんどん忘れていってしまいます。相手の脳に負荷をかけずに覚えてもらうために、伝えるときは「20文字以内」を目指しましょう。

■人はなぜ、わざわざ難しく言おうとするのか

もうひとつの物差しは、「小学生にもわかる言葉で伝える」ということです。

決して小学生をバカにしているわけではなく、それくらい簡単な言葉でないと誤解を生む可能性があるからです。前項で挙げた名キャッチコピーをもう一度よく見てみてください。すべて、小学生のときに習う言葉で構成されています。

人は何かを伝えようとするとき、つい難しい言葉や気取った言い回しをしてしまう傾向にあります。それはずばり、自分に自信がないからです。

私は読書が好きで、難しい表現や漢字を覚えるのも好きでしたが、それが仇になり、何度も先輩から注意を受けてきました。

就職活動のときに、希望している業界に勤める先輩に面接の練習台になってもらいました。そこで私は、こんなふうに自己紹介をしました。

「私は、幼少期から友人に恵まれ、赤心の触れ合いを重ねてきました。いまでも密に連絡を取り合い、肝胆相照らす間柄です」

面接官役の先輩はすぐにストップをかけて、「勘違いしてないか? 伝えるということは、難しい言葉を使って賢く見せることじゃないんだ。誰が聞いても瞬時に理解できることがいちばん大事なんだぞ」と注意してくれました。

私はいつの間にか、自分の知識をひけらかして、伝わらない言葉で自分を飾ろうとしていたことに気づいたのです。では、なんと言えばよかったのか?

ひと言で伝わるようにまとめると、「私は、多くの友人に恵まれている人間です」と簡潔にし、その後に「彼らとは子どものころから助け合い、いまでも親友と呼び合える関係です」と続ければいいだけでした。

あっさりしているように見えますが、少なくとも言いたいことは伝わるし、相手も「それはどんな友達なの?」と話を続けたくなるでしょう。大きな落とし穴に落ちる前に、的確に指摘してくれた先輩には、いまでも感謝しています。


〈練習問題〉
以下の文章を、20文字の法則でまとめてみましょう。

●気の遠くなるほど遥かいにしえのころ、とある場所で翁と嫗が糊口をしのいでいました。

●昔々、ある所におじいさんとおばあさんがいた。


「難しいことを簡単に。簡単なことを伝わりやすく」をつねに意識するようにしましょう。

★ ★ ★

いかがだったでしょうか?

「ひと言でまとめる技術」はビジネスパーソンの悩みだけを解決する技術ではありません。話をしてもパートナーに言葉が届いていないと感じている方。自分は面白いと思ったのに、友人の反応はイマイチ。ちゃんと伝えたつもりなのに間違った料理を出されてしまった。こんな悩みも解決する伝え方のコツも満載です。

「伝え方」を追求し続けてきた著者が、すべての「伝え方」で悩む人たちに手にしてほしい技を是非、書店でチェックしてみてください。

『ひと言でまとめる技術
言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』
著/勝浦雅彦/アスコム

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勝浦雅彦
(かつうら・まさひこ)
コピーライター。法政大学特別講師。宣伝会議講師。
千葉県出身。読売広告社に入社後、営業局を経てクリエーティブ局に配属。その後、電通九州、電通東日本を経て、現在、株式会社電通のコピーライター、クリエーティブディレクターとして活躍中。また、15年以上にわたり、大学や教育講座の講師を務め、広告の枠からはみ出したコミュニケーション技術の講義を数多く行ってきた。クリエイター・オブ・ザ・イヤーメダリスト、ADFEST FILM 最高賞、Cannes Lions など国内外の受賞歴多数。著書に『つながるための言葉』(光文社)がある。

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