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難解な専門用語を捨て、相手の目線に立って伝える技術

2024.01.11PR

あなたは人から「なにが言いたいのかわからない」と言われてしまったり、メールの文章が長すぎて肝心な要件が伝わっていなかったという経験はありませんか? ついいろいろ言いたくなってしまい、伝わらないモヤモヤを抱えていませんか?

実は、このような悩みは「ひと言でまとめる技術」の手にかかればすべて解決してしまいます。ポイントはたった2つ。「捨てる」それから「まとめる」。このコツさえつかめば、伝わり方が劇的に変わります!

言葉をまとめるプロが明かす、言語化と伝え方の究極のスキルをまとめた書籍『ひと言でまとめる技術 言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』の中から一部を抜粋・編集し、雑談でたくさんモヤモヤを解消するヒントをまとめました。

【ひと言でまとめるために、捨てる】「捨てる技術」を身につけて伝え方をアップデートする

[問題]ビジネスの目標達成のためにはどちらが大事でしょう?

1 何をするか決める
2 何をしないか決める

答えは2の「何をしないか決める」です。

ご存じの方もいるかもしれませんが、スティーブ・ジョブズが言い残したと言われている言葉です。

では、なぜ何をしないか決めることが大事なのでしょうか?

あなたはtodoリストをつくってはみたものの、優先順位をつけられないまま時が過ぎ、気づけば一日が終わってしまったという経験はないでしょうか?

どう考えても一日ではできないことなのに、つい詰め込んでやろうとしてしまう。夏休みの宿題と同じです。

人間は何かをしようとするとき、「いまの状況に何を足していくか?」から入りがちです。そのほうがプラスの行動に思えるし、「やっている感」が得られるからです。

ですが、この考え方で選択肢を増やしていくと、たいてい混乱します。

人間には、持っている時間にも行動のエネルギーにも、限りがあるからです。

するべきでないことは、視界から消してしまいましょう。

それによって、本当にやらなければならないことに注力できるようになります。

営業職だったころ、創業して間もないとあるベンチャー企業から電話がかかってきたことがありました。「新聞広告を出稿したいが、設立したばかりで実績がないので相談したい」といった内容でした。

先輩とともにさっそくその企業に向かったところ、プリント1枚の会社案内を見せられました。その事業目的の欄には「通信」「建設」「金融」「リサイクルショップ」「英会話教室」……挙げ句の果てには「占い」「パワーストーンの販売」といった項目までが書かれていました。

帰り道に先輩が、「あの会社は、おそらく飛ぶ(潰れる)ぞ。取引は見送ったほうがいい」とつぶやきました。1年後、その会社は影も形もなくなっていました。

「あれもこれもできます」というのではなく、「弊社は◯◯のプロです」と言ってもらうほうが信用できると思った瞬間でした。

■「捨てる」と「残す」を見極める

私は企業から預かった膨大な経営戦略、商品開発、市場調査などの資料を徹底的に読み込み、その99.99%を捨て、ほんの数行のメッセージに凝縮する仕事をしています。

クライアントは自社や商品に思い入れがありますから、「あれも言いたい。これも入れたい。その情報にも触れないとほかの部署が怒る」といった事情を抱えています。

私はその際、いったん事情をのみ込みつつ、「多くを言おうとするとひとつも伝わらなくなります」と、利用者の代弁者となって正論を伝えます。

まずは勇気を持って、「捨てる」ことからあなたの仕事を変えていきましょう。

この章では、ひと言でまとめるためのシンプルな技術を、「捨てるもの」「残すもの」という視点から問題形式でお伝えします。

[問題]「AIとはなんですか?」と質問されたら、A・Bどちらで答えますか?

〈A〉AIとは、計算機知能のうちで、直接的・間接的に人間が設計するものです。
ディープラーニングによって、機械が自ら学習して特徴量を見つけ出せるようになったことで、飛躍的に進歩しました。

〈B〉AIとは、いわば人工的につくられた知能のことです。
人間が食物で成長するように、大量のデータを食べることで成長します。
ディープラーニングによって、囲碁の世界チャンピオンに勝利しました。

[捨てる技術その9]「難解な専門用語」を捨てる

昔、とあるカメラ会社のカタログ制作の仕事をしました。

カメラは愛好家の方ならご存じでしょうが、「機械工学」「光学」「物理学」などが複雑に絡み合って機材をつくり出しているディープな世界です。

それを説明するカタログは、当然、専門用語のオンパレードになります。

最初は用語の理解に苦しんでいましたが、「自分みたいなカメラを何も知らない人にもわかりやすく伝えるのが役目じゃないか」と、はたと気づきました。

専門用語はスペック表に書いてあるわけですから、なるべく説明文は簡単にして、つい撮ってみたくなるような表現にすることを心がけたところ、「マニアックな視点に陥りがちだったことを気づかせてくれた」と、カメラ会社からも感謝されました。

もちろん、マニア向けの高額なハイスペックな機種ならそんな気遣いは不要でしょうが「世の中の9割は素人である」という言葉もあります。わかりやすい説明を心がけることは率先して行うべきです。

さて、例文に出てきたAI。国家間で開発競争が続き、定期的に世界を騒がせています。技術は高度化すればするほどその仕組みはマニアックになりますが、得られる恩恵はシンプルになります。

AでAIを定義している回りくどい言葉は、じつは間違いではありません。AIはまだまだ発展途上なので、定義も学者によってバラバラです。

ただし、一般人に理解できるかというと、「計算機知能」という単語が出てきた瞬間に、心のシャッターがガラガラと下りてしまうことでしょう。

説明で大事なのは、「相手の目線に下りる」ことです。

自分が相手より知識量があるなら、なおさらです。

それは相手を下に見ているわけではなく、目線を合わせて、わかり合える「共通言語」を探らないと、会話自体が成立しないからです。

たとえば幼稚園の先生が、「はーい、みんな! G7で対ロシア制裁やウクライナ支援、中国や北朝鮮など東アジア情勢、核軍縮を話し合いましたね。食料、エネルギー、安全保障、気候変動対策も議題となっていましたが、ミカちゃん、どう思いましたか? コウタくんは?」などと話し出したらギョッとするでしょう。

でも、ビジネスの場においては、程度の差はあれ、こんな一方的な会話がよく行われているのです。

●相手の目線に立って伝える

Bで定義したAIの説明は、私が講師を務めるとき、受講生に説明している内容です。

私はAIに関して、しょせん素人です。理工系の学生や、GAFAM、AIベンチャーの方々に比べると、知識量の違いは歴然です。

だからこそ、受講生と同じ目線に立って「一緒に学ぶ」というスタンスで講義をしています。うっかり聞きかじった専門的な言葉を使ってしまったときは、受講生の顔を見ます。たいてい、頭の上に「?」マークが浮かんでいます。そしてその都度、「せっかく通ってきてくれているのに、目線の合わない話をしてしまった」と反省することになります。

相手の目線に立って、簡単な言葉で説明するよう心がければ、きっとわかり合うことができます。

【まとめ】相手とわかり合うために、「難解な専門用語」を捨てる。

★ ★ ★

いかがだったでしょうか?

「ひと言でまとめる技術」はビジネスパーソンの悩みだけを解決する技術ではありません。話をしてもパートナーに言葉が届いていないと感じている方。自分は面白いと思ったのに、友人の反応はイマイチ。ちゃんと伝えたつもりなのに間違った料理を出されてしまった。こんな悩みも解決する伝え方のコツも満載です。

「伝え方」を追求し続けてきた著者が、すべての「伝え方」で悩む人たちに手にしてほしい技を是非、書店でチェックしてみてください。

『ひと言でまとめる技術
言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』
著/勝浦雅彦/アスコム

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勝浦雅彦
(かつうら・まさひこ)
コピーライター。法政大学特別講師。宣伝会議講師。
千葉県出身。読売広告社に入社後、営業局を経てクリエーティブ局に配属。その後、電通九州、電通東日本を経て、現在、株式会社電通のコピーライター、クリエーティブディレクターとして活躍中。また、15年以上にわたり、大学や教育講座の講師を務め、広告の枠からはみ出したコミュニケーション技術の講義を数多く行ってきた。クリエイター・オブ・ザ・イヤーメダリスト、ADFEST FILM 最高賞、Cannes Lions など国内外の受賞歴多数。著書に『つながるための言葉』(光文社)がある。

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