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なぜうまく伝わらない?上司を困惑させる部下の報告

2024.01.09PR

あなたは人から「なにが言いたいのかわからない」と言われてしまったり、メールの文章が長すぎて肝心な要件が伝わっていなかったという経験はありませんか? ついいろいろ言いたくなってしまい、伝わらないモヤモヤを抱えていませんか?

実は、このような悩みは「ひと言でまとめる技術」の手にかかればすべて解決してしまいます。ポイントはたった2つ。「捨てる」それから「まとめる」。このコツさえつかめば、伝わり方が劇的に変わります!

言葉をまとめるプロが明かす、言語化と伝え方の究極のスキルをまとめた書籍『ひと言でまとめる技術 言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』の中から一部を抜粋・編集し、雑談でたくさんモヤモヤを解消するヒントをまとめました。

【ひと言でまとめるために、捨てる】「捨てる技術」を身につけて伝え方をアップデートする

[問題]ビジネスの目標達成のためにはどちらが大事でしょう?

1 何をするか決める
2 何をしないか決める

答えは2の「何をしないか決める」です。

ご存じの方もいるかもしれませんが、スティーブ・ジョブズが言い残したと言われている言葉です。

では、なぜ何をしないか決めることが大事なのでしょうか?

あなたはtodoリストをつくってはみたものの、優先順位をつけられないまま時が過ぎ、気づけば一日が終わってしまったという経験はないでしょうか?

どう考えても一日ではできないことなのに、つい詰め込んでやろうとしてしまう。夏休みの宿題と同じです。

人間は何かをしようとするとき、「いまの状況に何を足していくか?」から入りがちです。そのほうがプラスの行動に思えるし、「やっている感」が得られるからです。

ですが、この考え方で選択肢を増やしていくと、たいてい混乱します。

人間には、持っている時間にも行動のエネルギーにも、限りがあるからです。

するべきでないことは、視界から消してしまいましょう。

それによって、本当にやらなければならないことに注力できるようになります。

営業職だったころ、創業して間もないとあるベンチャー企業から電話がかかってきたことがありました。「新聞広告を出稿したいが、設立したばかりで実績がないので相談したい」といった内容でした。

先輩とともにさっそくその企業に向かったところ、プリント1枚の会社案内を見せられました。その事業目的の欄には「通信」「建設」「金融」「リサイクルショップ」「英会話教室」……挙げ句の果てには「占い」「パワーストーンの販売」といった項目までが書かれていました。

帰り道に先輩が、「あの会社は、おそらく飛ぶ(潰れる)ぞ。取引は見送ったほうがいい」とつぶやきました。1年後、その会社は影も形もなくなっていました。

「あれもこれもできます」というのではなく、「弊社は◯◯のプロです」と言ってもらうほうが信用できると思った瞬間でした。

■「捨てる」と「残す」を見極める

私は企業から預かった膨大な経営戦略、商品開発、市場調査などの資料を徹底的に読み込み、その99.99%を捨て、ほんの数行のメッセージに凝縮する仕事をしています。

クライアントは自社や商品に思い入れがありますから、「あれも言いたい。これも入れたい。その情報にも触れないとほかの部署が怒る」といった事情を抱えています。

私はその際、いったん事情をのみ込みつつ、「多くを言おうとするとひとつも伝わらなくなります」と、利用者の代弁者となって正論を伝えます。

まずは勇気を持って、「捨てる」ことからあなたの仕事を変えていきましょう。

この章では、ひと言でまとめるためのシンプルな技術を、「捨てるもの」「残すもの」という視点から問題形式でお伝えします。

[問題]取引先から「発注した商品が届かない」という連絡が入りました。あなたならA・Bどちらの伝え方で上司に報告しますか?

〈A〉部長すいません。
X社から連絡があったのですが、担当のY課長が不在です。
そのことで先方が、『発注した商品の到着はいつですか?』とイライラされています。
どうすればいいでしょう……。

〈B〉部長、トラブルのご相談よろしいでしょうか。
X社から、発注した商品が届いていないことについて問い合わせが入っています。
担当のY課長が不在で、誰も把握していないのでご対応いただくことは可能でしょうか。

[捨てる技術その6]「ぼやけた全体像」を捨てる

教育業界の名のある方に、「伝えるコツ」について、お話を伺ったことがあります。

その方は、「話をするときは、まず地図を用意する。そのあとに、どう歩いたかを提示する」と答えていました。

これを私なりに解釈したのが、「全体像の提示→具体の提示」という順番で話すというものです。

最初に大枠で「話の要点」と「聞く人に何をしてほしいのか」を提示しないと、迷子がたくさん生まれてしまいます。

細部から話を始めると、全体像が見えていないため、聞いている側の思考もあっちこっちに飛んでしまうからです。

Aの回答をご覧ください。状況を説明はしているものの、「何をしてほしいのか」という点が欠落しています。

もしかしたら、「部長にトラブル処理を頼むなんて心証悪いかな。でも誰も解決できそうもないし……」という逡巡があり、「状況を並べ立てれば察してくれるかも?」と考えているのかもしれません。

ですが、ほとんどの人間は明確に要請をしないと動けません。

「どうすればいいでしょう」という意見も、素直にそう思ったのも理解はできますが、仕事の場においては必ず、「自分自身の仮説」が必要です。

「どうすべきか」「どうしてほしいのか」を考えるクセをつけましょう。

●頭のなかに、伝えたいことの地図を持つ

正解であるBは、「納品されるべき商品が届いていないというトラブルの相談である」という全体像をまず伝えています。このことで、部長は現状で何が起こっているのかを把握することができます。

そのうえで、「誰も把握していないので、部門責任者である部長に対応してほしい」と、はっきりと依頼しています。

トラブルの全体像を明確に伝えることで、聞き手である部長に何をしてほしいのかが明確になりました。

これならば、聞き手は「どうするか」を決めることができます。

人に何かを伝える際は、物事を全体像で捉えて、それから具体に落としていくクセをつけましょう

さらに、話が続いていく過程で、具体で細部に入り込むことでだんだん話がわかりづらくなってきたと感じたら、また全体像の話に戻して「現在地」を提示してください。

これを繰り返すことで、聞き手を迷わせずにゴールまで連れていくことができます。

頭のなかに明確な地図を持つことで、相手への要望を的確に伝えるようにしましょう。

【まとめ】相手を迷わせないように、「ぼやけた全体像」を捨てる。

★ ★ ★

いかがだったでしょうか?

「ひと言でまとめる技術」はビジネスパーソンの悩みだけを解決する技術ではありません。話をしてもパートナーに言葉が届いていないと感じている方。自分は面白いと思ったのに、友人の反応はイマイチ。ちゃんと伝えたつもりなのに間違った料理を出されてしまった。こんな悩みも解決する伝え方のコツも満載です。

「伝え方」を追求し続けてきた著者が、すべての「伝え方」で悩む人たちに手にしてほしい技を是非、書店でチェックしてみてください。

『ひと言でまとめる技術
言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』
著/勝浦雅彦/アスコム

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勝浦雅彦
(かつうら・まさひこ)
コピーライター。法政大学特別講師。宣伝会議講師。
千葉県出身。読売広告社に入社後、営業局を経てクリエーティブ局に配属。その後、電通九州、電通東日本を経て、現在、株式会社電通のコピーライター、クリエーティブディレクターとして活躍中。また、15年以上にわたり、大学や教育講座の講師を務め、広告の枠からはみ出したコミュニケーション技術の講義を数多く行ってきた。クリエイター・オブ・ザ・イヤーメダリスト、ADFEST FILM 最高賞、Cannes Lions など国内外の受賞歴多数。著書に『つながるための言葉』(光文社)がある。

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