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自信のなさと責任逃れを示す「個人的には…」という言葉を捨てる思考法

2024.01.07PR

あなたは人から「なにが言いたいのかわからない」と言われてしまったり、メールの文章が長すぎて肝心な要件が伝わっていなかったという経験はありませんか? ついいろいろ言いたくなってしまい、伝わらないモヤモヤを抱えていませんか?

実は、このような悩みは「ひと言でまとめる技術」の手にかかればすべて解決してしまいます。ポイントはたった2つ。「捨てる」それから「まとめる」。このコツさえつかめば、伝わり方が劇的に変わります!

言葉をまとめるプロが明かす、言語化と伝え方の究極のスキルをまとめた書籍『ひと言でまとめる技術 言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』の中から一部を抜粋・編集し、雑談でたくさんモヤモヤを解消するヒントをまとめました。

【ひと言でまとめるために、捨てる】「捨てる技術」を身につけて伝え方をアップデートする

[問題]ビジネスの目標達成のためにはどちらが大事でしょう?

1 何をするか決める
2 何をしないか決める

答えは2の「何をしないか決める」です。

ご存じの方もいるかもしれませんが、スティーブ・ジョブズが言い残したと言われている言葉です。

では、なぜ何をしないか決めることが大事なのでしょうか?

あなたはtodoリストをつくってはみたものの、優先順位をつけられないまま時が過ぎ、気づけば一日が終わってしまったという経験はないでしょうか?

どう考えても一日ではできないことなのに、つい詰め込んでやろうとしてしまう。夏休みの宿題と同じです。

人間は何かをしようとするとき、「いまの状況に何を足していくか?」から入りがちです。そのほうがプラスの行動に思えるし、「やっている感」が得られるからです。

ですが、この考え方で選択肢を増やしていくと、たいてい混乱します。

人間には、持っている時間にも行動のエネルギーにも、限りがあるからです。

するべきでないことは、視界から消してしまいましょう。

それによって、本当にやらなければならないことに注力できるようになります。

営業職だったころ、創業して間もないとあるベンチャー企業から電話がかかってきたことがありました。「新聞広告を出稿したいが、設立したばかりで実績がないので相談したい」といった内容でした。

先輩とともにさっそくその企業に向かったところ、プリント1枚の会社案内を見せられました。その事業目的の欄には「通信」「建設」「金融」「リサイクルショップ」「英会話教室」……挙げ句の果てには「占い」「パワーストーンの販売」といった項目までが書かれていました。

帰り道に先輩が、「あの会社は、おそらく飛ぶ(潰れる)ぞ。取引は見送ったほうがいい」とつぶやきました。1年後、その会社は影も形もなくなっていました。

「あれもこれもできます」というのではなく、「弊社は◯◯のプロです」と言ってもらうほうが信用できると思った瞬間でした。

■「捨てる」と「残す」を見極める

私は企業から預かった膨大な経営戦略、商品開発、市場調査などの資料を徹底的に読み込み、その99.99%を捨て、ほんの数行のメッセージに凝縮する仕事をしています。

クライアントは自社や商品に思い入れがありますから、「あれも言いたい。これも入れたい。その情報にも触れないとほかの部署が怒る」といった事情を抱えています。

私はその際、いったん事情をのみ込みつつ、「多くを言おうとするとひとつも伝わらなくなります」と、利用者の代弁者となって正論を伝えます。

まずは勇気を持って、「捨てる」ことからあなたの仕事を変えていきましょう。

この章では、ひと言でまとめるためのシンプルな技術を、「捨てるもの」「残すもの」という視点から問題形式でお伝えします。

[問題]会議で「どちらのプランを選ぶか」を聞かれました。あなたならA・Bどちらで返答しますか?

〈A〉個人的には1のほうが好きです。1のほうが、きっとお客さんも受け入れやすいのではないかと思います。

〈B〉私は1を選ぶべきだと思います。なぜなら、1のほうがコストはかかりますが安全性が高く、ブランド価値の向上に寄与すると思うからです。

[捨てる技術その4]「個人的な意見」を捨てる

「会議」と「打ち合わせ」の違いをご存じですか?

このふたつは、混同されて使われることがとても多いです。

ひと言でまとめると、会議は「議題に対して意思決定をする場」で、打ち合わせは「意見を出し合ったり相談をしたりする場」です。

会議には明確な目的が設定されますが、打ち合わせにはそれがなく、意見交換のみの場合もあります。どちらにせよ、事前に情報収集をして自分の意見をまとめておき、受け身で臨むことのないようにしなければなりません。ただその場にいるだけでは、「時間泥棒」につながってしまいます。

私も新人のころから、「紙1枚でいいから、自分の考えをまとめたシートを持ってきなさい」と厳しく教えられました。

もちろん、設定された場が重要な意味を持つほど、発言にも責任が伴います。

Aでまず出てくる「個人的には」という言葉は、「自信のなさ」と「責任逃れ」の典型例です。この言葉をビジネスの場で使う人は、じつは日本人にとても多いと言われています。

アメリカ人の友人が「personally speaking……(個人的な見解だが)」とビジネスの場で話しているのを見たことがありません。なぜなら、自分の意見が「個人的な見解」であるのは当たり前で、それをわざわざ強調する必要はないからです。「個人的には」と加えることで、「発言に責任を持ちたくない」という意図が透けて見えます。

ビジネスにおける会議は、あなたの個人的な意見を述べる場ではありません。

とくに「何かを決めるべき状況」においては、この言葉を使うのはやめましょう。

あなたがその場にいることで背負っている責任を理解して、「自分の意見」を言えばいいのです。

Aは「お客さんも受け入れやすい(だろう)」という根拠が曖昧な「感想」になっていますが、これも「個人的な見解」という枕詞から始めてしまう弊害と言えます。

●立場を理解したうえでの「自分の意見」とは

正解であるBの返答では、「私は1を選ぶべきだと思います」と、自分はどの立場に立つかということから始めています。

自分の意見に正解も不正解もありません。もしそのことで何か責めを負うような雰囲気が生まれたら、それは会議のリーダーが自由な発言を許さない窮屈な空気をつくり出しているからでしょう。

のちのちの議論で適切な結論にたどり着ければいいですし、そのために一人ひとりが「責任を持った自分の意見」を言えることが大切です。

自分の意見をはっきり伝えたあとは、論理的な根拠を述べましょう。正解、不正解はないので、自分が思う話の道筋で意見を表明したら、あなたのターンは終了です。

ちなみに、「個人的には」という言葉を悪く言っているように聞こえるかもしれませんが、この言葉が有効なときもあります。

それは「アイデアを膨らませるとき」です。

●「 AとBを提案したら、結局Aになったよ。個人的には、君が考えてくれたBをもうちょっとアレンジしたらAよりも魅力的になった気もするなあ」

●「 実現性もコストも見合っていない案だけど、個人的にはおもしろくて夢があるし、いいと思ったよ! いつか実現できるといいね」

このように、発想を拡大していく過程の「個人的な見解」は、その後のチームを活性化させることに役立ちます。

言葉は、あなたがいつ、どんな場所で、誰にどう使うかによって効果が変わってくるのです。

【まとめ】自分の意見をより魅力的にするために、「個人的な意見」を捨てる。

★ ★ ★

いかがだったでしょうか?

「ひと言でまとめる技術」はビジネスパーソンの悩みだけを解決する技術ではありません。話をしてもパートナーに言葉が届いていないと感じている方。自分は面白いと思ったのに、友人の反応はイマイチ。ちゃんと伝えたつもりなのに間違った料理を出されてしまった。こんな悩みも解決する伝え方のコツも満載です。

「伝え方」を追求し続けてきた著者が、すべての「伝え方」で悩む人たちに手にしてほしい技を是非、書店でチェックしてみてください。

『ひと言でまとめる技術
言語化力・伝達力・要約力がぜんぶ身につく31のコツ』
著/勝浦雅彦/アスコム

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勝浦雅彦
(かつうら・まさひこ)
コピーライター。法政大学特別講師。宣伝会議講師。
千葉県出身。読売広告社に入社後、営業局を経てクリエーティブ局に配属。その後、電通九州、電通東日本を経て、現在、株式会社電通のコピーライター、クリエーティブディレクターとして活躍中。また、15年以上にわたり、大学や教育講座の講師を務め、広告の枠からはみ出したコミュニケーション技術の講義を数多く行ってきた。クリエイター・オブ・ザ・イヤーメダリスト、ADFEST FILM 最高賞、Cannes Lions など国内外の受賞歴多数。著書に『つながるための言葉』(光文社)がある。

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