GoogleカレンダーにToDoリストを追加、共有する方法

ビジネス、プライベート問わず、スケジュールの管理に便利な「Google カレンダー」は、同一のGoogleアカウントでログインしていれば、PCやスマートフォンなど、多数のデバイスでデータを同期できるため、活用している人は多くいるでしょう。

また、Googleには無料で使えるタスク管理アプリとして「ToDo」が用意されています。Google カレンダー、ToDoをうまく使えば、スケジュールの管理が簡単になります。

そんなGoogle カレンダーとToDoを、複数人で共有できたら便利だと感じたことはないでしょうか。ビジネスシーンでは仕事の割り振りや進捗状況の確認、プライベートでは買い出しリストの作成をするなど、活用の幅は広そうです。

では、Google カレンダーとToDoリストを、複数人で共有することはできるのでしょうか。さまざまな方法を試してみましょう。

Google カレンダーにToDoリストは簡単に追加できる

Google カレンダーでは、簡単にToDoリストの追加ができます。

PCブラウザ版Google カレンダーの場合、右側に表示されている「ToDoリスト」のアイコンをクリックし、タスクを入力していけばOK。日時を追加すれば、Google カレンダー上に反映されます。

※画像はWindows 11搭載PCにて、Chromeブラウザを使用したものになります。

スマートフォンアプリの場合は、Google カレンダーアプリを開き、右下の「＋」アイコンをタップ。「タスク」に進めば、ToDoリストの追加ができます。

※画像はiOS 16.5を搭載したiPhone版Google カレンダーアプリ。Androidスマートフォン版Google カレンダーアプリも、共通の操作になります。

Google カレンダーに登録したToDoリストは共有できない？

Google カレンダーには、自身で作成したToDoリストを追加し、カレンダーから直接確認をする機能が搭載されています。また、Google カレンダーではメールやURLを使って、スケジュールを他のユーザーと共有できますが、「Google カレンダーに登録したToDoリストを他のユーザーと共有する機能」は搭載されていません。

そもそも、GoogleのToDoリストはGoogle カレンダーと違い、他のユーザーと共有する機能が搭載されていません。あくまで自己管理用のアプリとして用意されているようです。

Google カレンダーでToDoリストを共有するなら予定に直接書き込もう

Google カレンダーに登録したToDoリストは、他のユーザーと共有することができないと紹介しました。Google カレンダー経由でToDoリストを共有したい場合は、Google カレンダーのスケジュールに、そのままタスクを記入することで、情報の共有ができます。

Google カレンダーでスケジュールを作成する際には、「説明または添付ファイルを追加」という項目が表示されるため、ここにタスクを記入していくのがおすすめ。作成したスケジュールは、「予定を公開」や「ゲストにメールを送信」より、他のユーザーと共有することができます。

この方法だと、タスクごとに達成、未達成の管理がしにくいのが玉にキズですが、共有自体は簡単なので、多くの人におすすめできます。

Google スプレッドシートを使ってToDoリストを共有してもOK

GoogleのToDoリストでタスクを管理するのではなく、Google スプレッドシート上にToDoリストを作成すれば、簡単に共有できるのに加え、タスクの達成、未達成もほぼリアルタイムで共有することができます。

Google スプレッドシートでToDoリストを作成するのが難しい場合は、用意されているテンプレートを使えばOK。右上に表示されている「共有」をタップすれば、ほかのユーザーと簡単に共有できます。

※データは2023年8月上旬時点での編集部調べ。
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文/佐藤文彦