Googleスプレッドシートで効率よく表組みをまとめる方法

グーグルの各種サービスを利用している人は「一括して送信するのが面倒」「容量が足りない」「挙動が遅い」などの悩みを日頃から抱えているのでは？　そこで、それらを解消する使いこなし方をアプリごとに詳しく解説！〝52の裏ワザ〟を習得し、仕事の効率を高めるとともにプライベートの各種検索もスムーズにしよう！

Googleスプレッドシート編

表組みやグラフの作成に使われることの多いGoogleスプレッドシート。ここに紹介するような、入力を自動化する関数や、特定の項目から入力事項を選べるプルダウンの要素などを追加すれば、作業効率を高められるはずだ。

【お悩み】平均値を自動的に表示させたい
【コレで解決】『=AVERAGE（）』で範囲を指定しよう！

売り上げをはじめ、支出、納品数、在庫などに関する特定期間の数字を入力し、それらの平均を求めるのに便利なのが「=AVERAGE（）」という関数だ。（）内には、該当するセルの範囲を以下のように入力すればいい。該当項目の数字を計算する手間が減る。

【お悩み】特定の文字を一括で修正したい
【コレで解決】〝置換〟機能を使い修正する文字を入力！

表組みの作成途中では、例えば「東京・千代田区支店」の「・」を「／」に変更するなど、特定の文字をまとめて修正したいこともあるだろう。そんな時に便利なのが「置換」だ。ツールバーの「編集」項目にある「検索と置換」のメニューで以下のように設定すればいい。

【お悩み】数字の大きい順にレイアウトしたい
【コレで解決】〝並べ替え〟機能で範囲を指定すればOK！

各種数字の入力が済んだ表組みについて、特定の数字が大きいものから配置したい時に役立つのが「並べ替え」の機能だ。まずは対象となるセルの範囲をドラッグして右クリック。「セルでの他の操作項目を表示」の「範囲を並べ替え」を選び、どの順番で並べるのかを選ぼう。

【お悩み】表組みの数字を見やすくしたい
【コレで解決】書式ルールを使って色分けしよう！

表組みの数字は、特定のものだけを目立たせることができる。該当する範囲をドラッグして指定した後、右クリックして「セルでの他の操作項目を表示」を選択。「条件付き書式」のメニューで、任意の数字よりも大きい（または小さい）数字などの色やフォントを変更可能だ。

取材・文／編集部

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