常に時間を意識しながら商談をコントロールするコツ

2023.06.13PR

あなたが「感じがいい」と思うのは、どんな人でしょうか？

いつも率先して元気に挨拶をしてくれる職場の部下。相づちのバリエーションが豊富で、聞き上手な同僚。仕事のプロセスから正当な評価をしてくれる上司は感じがいいと思うのではないでしょうか？

一方で、仕事の指示が曖昧なのに、突然「まだ？」と自分の都合で催促してくる上司や、ネガティブワードや余計なひと言が多い部下、人が話している最中に何かと自分の話をかぶせてくるような同僚は、決して感じはよくないと思います。

こうしたちょっとした場面で始まる「感じがいい・悪い」の印象づけは、ビジネスシーンにおいても大きな影響を及ぼします。組織の中で働いている以上、人との関わりをなくすことはできません。せっかく縁があって知り合ったわけですから、気持ちよく付き合える関係を築き上げたいものです。

本記事では50万部を突破した『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』シリーズの著者で産業カウンセラーの大野萌子さんの著書『「感じがいい人」の行動図鑑』の一部を抜粋し、再構成して気持ちよく働くためのヒントをお届けします！

会議終了時刻は○時です。発言はひとり○分でお願いします

　商談や会議で困るのが、予定時間どおりに終わらないということ。話が本筋からそれる、話の長い人がいる、そもそもタイミングが早すぎた︙︙など、理由は様々ですが、複数の人の時間を奪うことになるため、時間厳守は周知徹底したいところです。

　そのためには、まず、切り上げ方を工夫してみることです。商談の進行役を決めて、始める前に予定終了時刻を告知する、発言の時間を「ひとり○分」と設定するなどして、参加者に常に時間を意識してもらうようにするのもポイントです。

　さらに冒頭では、議題と目的を確認すること。説明が長くなりそうな場合は、事前に資料を共有しておき、確認しておいてもらうと時間短縮につながるでしょう。

　そして終了15分前で再度告知し、最後に発言しておきたい人がいれば、発言してもらいます。この時点でたとえ結論が出ていなくても、まとめに入って、時間どおりに終了。その後は時間が許せる人だけ残って延長するのもOKですが、参加・不参加で不公平にならないよう、改めて情報共有をしておくことが必要になります。ただし、そうなると誰かの仕事がひとつ増えるわけですから、後味はよくないと思います。

　複数の人が参加しての商談・会議となると、時間管理も難しく思われがちです。けれど、ひとりひとりが時間感覚を意識するだけでも、確実に変わります。むしろ終わり時間の見えない商談・会議より集中力がアップして、モチベーション高くのぞむことができるはずです。