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メールか?電話か?アポを入れる時に相手に配慮すべき基本マナー

2023.06.20PR

あなたが「感じがいい」と思うのは、どんな人でしょうか?

いつも率先して元気に挨拶をしてくれる職場の部下。相づちのバリエーションが豊富で、聞き上手な同僚。仕事のプロセスから正当な評価をしてくれる上司は感じがいいと思うのではないでしょうか?

一方で、仕事の指示が曖昧なのに、突然「まだ?」と自分の都合で催促してくる上司や、ネガティブワードや余計なひと言が多い部下、人が話している最中に何かと自分の話をかぶせてくるような同僚は、決して感じはよくないと思います。

こうしたちょっとした場面で始まる「感じがいい・悪い」の印象づけは、ビジネスシーンにおいても大きな影響を及ぼします。組織の中で働いている以上、人との関わりをなくすことはできません。せっかく縁があって知り合ったわけですから、気持ちよく付き合える関係を築き上げたいものです。

本記事では50万部を突破した『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』シリーズの著者で産業カウンセラーの大野萌子さんの著書『「感じがいい人」の行動図鑑』の一部を抜粋し、再構成して気持ちよく働くためのヒントをお届けします!

突然のメールで失礼いたします。○○会社の△△です。◇◇社の□□様よりご紹介いただきご連絡しております

 初めての相手にアポを取る際、電話とメール、どちらが感じよく思ってもらえるでしょうか。以前は電話がメインでしたが、最近では、相手のタイミングをじゃましないという意味でも、初コンタクトはメールのほうが適切です。

 特にテレワークが当たり前になった昨今、電話は会社の固定電話ではなく、個人のスマホで取るというケースが増えました。たとえそれが社用スマホであったとしても、未登録の番号からの電話は、着信拒否されてしまうこともあるからです。

 その際、メールには冒頭で「突然のメールで失礼いたします」の挨拶と自己紹介を入れます。メールアドレスや担当者をどこで知ったか、商談の目的、経緯を簡潔かつ明確に書き、相手に不信感を持たれないようにすることも大切です。

 その上で、面会アポの日時については「都合のいい日をお知らせください」と相手にスケジューリングの労を取らせるより、あらかじめ希望日を2つ3つ提示し、「もし都合が悪ければ、対応可能な日をご教示ください」とするのがベター。電話と違い、その場で相手の都合を確認できないメールでは、なるべくやり取りを少なくし、相手の手間を減らすのも思いやりです。

 ただ、中にはメールより電話のほうがいい、という人もいるので、「お電話してよろしければ、電話番号と対応可能なお時間をお知らせください」とひと言添えておくと、相手がメールか電話を選べるのでより親切です。

《POINT》

リモートワークが増えた現在は、メールでのアポ取りが主流。電話でのコンタクトも可能だという配慮を忘れずに

☆ ☆ ☆

職場、取引先、親族、近所付き合いなど、様々な人と関わる中で「感じがいい人」は、絶妙なコミュニケーションの術を無意識のうちに、あるいは意識的に身につけています。そんな「感じがいい人」がさりげなくやっている行動や言動の事例を紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

ちょっとした話し方や言葉遣い、意識の向け方を変えるだけで、相手に与える印象は必ず好転します。「感じがいい人」の行動図鑑』の中で紹介している65のアクションをヒントに仕事も、人間関係も、うまくいく幸せ習慣を手に入れてください。

著/大野萌子

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著者/大野萌子(おおの・もえこ)さん
公認心理師。産業カウンセラー。2級キャリアコンサルティング技能士。一般社団法人日本メンタルアップ支援機構(メンタルアップマネージャ(R)資格認定機関)代表理事。著書の『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』はシリーズ累計50万部を突破。

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