気の緩みがちなリモート環境で緊張感を保った会議を進行するヒント

2023.06.12PR

あなたが「感じがいい」と思うのは、どんな人でしょうか？

いつも率先して元気に挨拶をしてくれる職場の部下。相づちのバリエーションが豊富で、聞き上手な同僚。仕事のプロセスから正当な評価をしてくれる上司は感じがいいと思うのではないでしょうか？

一方で、仕事の指示が曖昧なのに、突然「まだ？」と自分の都合で催促してくる上司や、ネガティブワードや余計なひと言が多い部下、人が話している最中に何かと自分の話をかぶせてくるような同僚は、決して感じはよくないと思います。

こうしたちょっとした場面で始まる「感じがいい・悪い」の印象づけは、ビジネスシーンにおいても大きな影響を及ぼします。組織の中で働いている以上、人との関わりをなくすことはできません。せっかく縁があって知り合ったわけですから、気持ちよく付き合える関係を築き上げたいものです。

本記事では50万部を突破した『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』シリーズの著者で産業カウンセラーの大野萌子さんの著書『「感じがいい人」の行動図鑑』の一部を抜粋し、再構成して気持ちよく働くためのヒントをお届けします！

進行は私、○○が務めます。発言は指名を受けてから○分以内でお願いします

　オンラインでの会議や打ち合わせでは、様々なストレスを感じることがあります。「沈黙が流れる」「発言がかぶってしまう」「何を考えているかわかりにくい」「発言が聞きとりにくい」などなど。それらを解消し、円滑な議事進行に重要な役割を果たすのが、進行役の存在です。

　進行役は、参加者の紹介から会議の目的、ゴールまでを明確化するとともに、「発言者以外はマイクをオフにする」「発言は進行役の指名を受けてから」「発言者の意見は最後まで聞き、遮らない」などのルールを事前に設定、参加者に周知しておきます。

　さらに会議中は、「○○さんはどう思いますか？」などと、全員が公平かつ積極的に発言できるように目配り。特にWEB会議では、場の空気が読みづらく、発言のタイミングが難しいので、議論の活性化に進行役の誘導は欠かせません。

　一方、時間管理も進行役の重要な役割です。「何時まで」と会議終了時間を設定しておき、話が長くなる人がいる場合は、「1人何分まで」と、時間を区切っておくのもポイント。「時間になったらお伝えします」と先に言っておけば、話の途中で終了を告げても失礼にはなりません。なるべく全員が発言できるよう、時間を分配することで、気が緩みがちなリモート環境でも緊張感を保った会議ができます。

　このようにWEB会議では、対面の会議以上に、進行役が重要。全員が気持ちよく議論ができる会議の進行役は、皆に頼りにされるでしょう。