感じがいい人はやっている！メールでファイルを送信する時のさり気ないマナー

2023.05.18PR

あなたが「感じがいい」と思うのは、どんな人でしょうか？

いつも率先して元気に挨拶をしてくれる職場の部下。相づちのバリエーションが豊富で、聞き上手な同僚。仕事のプロセスから正当な評価をしてくれる上司は感じがいいと思うのではないでしょうか？

一方で、仕事の指示が曖昧なのに、突然「まだ？」と自分の都合で催促してくる上司や、ネガティブワードや余計なひと言が多い部下、人が話している最中に何かと自分の話をかぶせてくるような同僚は、決して感じはよくないと思います。

こうしたちょっとした場面で始まる「感じがいい・悪い」の印象づけは、ビジネスシーンにおいても大きな影響を及ぼします。組織の中で働いている以上、人との関わりをなくすことはできません。せっかく縁があって知り合ったわけですから、気持ちよく付き合える関係を築き上げたいものです。

本記事では50万部を突破した『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』シリーズの著者で産業カウンセラーの大野萌子さんの著書『「感じがいい人」の行動図鑑』の一部を抜粋し、再構成して気持ちよく働くためのヒントをお届けします！

Wordファイルを2点、画像を1点、○○の資料として添付しました

　ある打ち合わせの前に、必要な資料をメールで送ってもらったことがあります。メールを受け取った時点できちんと内容を確認するのが筋ですが、その時は忙しくて、打ち合わせ当日の朝に確認しようとしたら、ファイルのダウンロード期限が切れていました。受け取った際にすぐに確認しなかったのはこちらの不手際です。ただし、できれば、期限のない添付ファイルで送ってほしかったというのも本音です。

　そんな事態を避けるためにも、データを送る際は、どのような形式で送るのがよいかを相手に確認することです。プロバイダーによっては受信容量が制限されていたり、添付ファイルを削除してしまうというセキュリティー設定をしている会社もあるほか、OSによっては開けないというケースもあります。いちいち確認するのは面倒だと思うかもしれませんが、このひと手間で相手が受け取れないというトラブルを防ぐことができます。どのような形式でもかまわないなら、添付で送ることを優先しましょう。相手にダウンロードする手間をかけないことも心遣いです。

　どんな資料を何点送ったか、ファイルの種類と数も伝えておくと、より確実です。資料の数が足りなかった、間違ったファイルを送ってしまっていた、という行き違いがなくなります。ダウンロード形式にした場合は、件名に「（○日までに）ダウンロード願います」などのひと言を付け加えると、見逃し予防になります。こうした配慮ができるのも好かれる人です。