ビジネスメールにオフィシャルな「書き言葉」を使うべきか？

2023.05.16PR

あなたが「感じがいい」と思うのは、どんな人でしょうか？

いつも率先して元気に挨拶をしてくれる職場の部下。相づちのバリエーションが豊富で、聞き上手な同僚。仕事のプロセスから正当な評価をしてくれる上司は感じがいいと思うのではないでしょうか？

一方で、仕事の指示が曖昧なのに、突然「まだ？」と自分の都合で催促してくる上司や、ネガティブワードや余計なひと言が多い部下、人が話している最中に何かと自分の話をかぶせてくるような同僚は、決して感じはよくないと思います。

こうしたちょっとした場面で始まる「感じがいい・悪い」の印象づけは、ビジネスシーンにおいても大きな影響を及ぼします。組織の中で働いている以上、人との関わりをなくすことはできません。せっかく縁があって知り合ったわけですから、気持ちよく付き合える関係を築き上げたいものです。

本記事では50万部を突破した『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』シリーズの著者で産業カウンセラーの大野萌子さんの著書『「感じがいい人」の行動図鑑』の一部を抜粋し、再構成して気持ちよく働くためのヒントをお届けします！

「御社」→「貴社」「とても」→「非常に」「全部」→「すべて」

　日本語は漢字とひらがな、カタカナがあるだけでなく、音読みと訓読みがある漢字や、「話し言葉」と「書き言葉」があります。外国の人が日本語に難しさを感じる要因のひとつでもありますが、私たち日本人でさえきちんと使いこなせているかというと疑問が残ります。メールは手紙に比べると身近なツールですので、つい「話し言葉」を使いがちですが、ビジネスメールにおいては「書き言葉」が基本です。

　ところで、「御社」「とても」「全部」これらの言葉をメールで使っていませんか？　実はこれらはすべて話し言葉。書き言葉に言いかえると「貴社」「非常に」「すべて」となります。こうやって並べてみると少し改まった感じがしませんか？

　一方で、ひらがなを多めに使って文面を柔らかな印象にするとか、「！」マークを挟んで親近感を表わすなどといった工夫が、対面しない相手との距離を縮める場合もあります。とはいえ、個人的には、ビジネスメールにおいては、あまりくだけすぎるのではなく、オフィシャルな表現だったり、きちんとした「書き言葉」を使うことが、相手への敬意につながると考えています。

　ただし、相手から届いたメールが「話し言葉」であった場合は少し違います。こちらだけがかしこまった言葉遣いをすると、相手は恐縮したり、距離を感じてしまうこともあるからです。大切なのは相手に合わせるという気持ち。自分がされてうれしいことは、相手にも積極的にしたいものですね。