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感じがいい人の「メールの署名」は何が違うのか?

2023.05.12PR

あなたが「感じがいい」と思うのは、どんな人でしょうか?

いつも率先して元気に挨拶をしてくれる職場の部下。相づちのバリエーションが豊富で、聞き上手な同僚。仕事のプロセスから正当な評価をしてくれる上司は感じがいいと思うのではないでしょうか?

一方で、仕事の指示が曖昧なのに、突然「まだ?」と自分の都合で催促してくる上司や、ネガティブワードや余計なひと言が多い部下、人が話している最中に何かと自分の話をかぶせてくるような同僚は、決して感じはよくないと思います。

こうしたちょっとした場面で始まる「感じがいい・悪い」の印象づけは、ビジネスシーンにおいても大きな影響を及ぼします。組織の中で働いている以上、人との関わりをなくすことはできません。せっかく縁があって知り合ったわけですから、気持ちよく付き合える関係を築き上げたいものです。

本記事では50万部を突破した『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』シリーズの著者で産業カウンセラーの大野萌子さんの著書『「感じがいい人」の行動図鑑』の一部を抜粋し、再構成して気持ちよく働くためのヒントをお届けします!

○○会社○○部 ○川○郎
電話:00・0000・00000 Email:aaaaa@bbb.co.jp

 メールでやり取りをする際、相手の正確な名前はもちろん、会社名や役職、担当などがひと目でわかる署名を入れることも、ビジネスマナーのひとつ。最近は初対面がオンラインで、名刺交換もなしというケースも多いため、メールに名前や会社名などを正しく把握できる署名は、欠かせません。一方で、個人情報保護の観点からか、署名を簡略化する人も増えています。けれど、相手がメールを見て連絡しようと思った時に連絡先が記載されていないと、それを探す手間を強いることになります。署名はメールの名刺と考えれば、その重要性をおわかりいただけるでしょう。

 昨今は会社のURLはもちろん、扱っている商品のPRなど、多くの情報を入れるケースも見受けられます。特に初めて受け取ったメールでは必ず署名を見るわけですから、自社の紹介としても有効ですし、どんな会社なのか調べる手間が省けます。

 ただし、やり取りが長くなれば、当然メールも長くなります。流れがはっきりわかるよう、返信する際は相手のメールを消さないのがマナーなので、毎回長々とした署名が入っていると、相手はうんざりしてしまいますし、会社名と名前だけ、もしくは名前のみのほうがむしろ好印象なことも。さらに、スマホなどに緊急の連絡をしなければならなくなることを想定して、携帯電話番号を追加する、対応可能時間を明記するなど、相手に余計な手間や時間をかけさせない配慮がある人も好印象。所属している部署名の変更など、情報の更新も忘れないようにしましょう。

《POINT》

会社の宣伝も、初回メールなら自社の紹介につながる。署名は定型に頼らず、常に更新すること

☆ ☆ ☆

職場、取引先、親族、近所付き合いなど、様々な人と関わる中で「感じがいい人」は、絶妙なコミュニケーションの術を無意識のうちに、あるいは意識的に身につけています。そんな「感じがいい人」がさりげなくやっている行動や言動の事例を紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

ちょっとした話し方や言葉遣い、意識の向け方を変えるだけで、相手に与える印象は必ず好転します。「感じがいい人」の行動図鑑』の中で紹介している65のアクションをヒントに仕事も、人間関係も、うまくいく幸せ習慣を手に入れてください。

著/大野萌子

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著者/大野萌子(おおの・もえこ)さん
公認心理師。産業カウンセラー。2級キャリアコンサルティング技能士。一般社団法人日本メンタルアップ支援機構(メンタルアップマネージャ(R)資格認定機関)代表理事。著書の『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』はシリーズ累計50万部を突破。

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