意外と重要！確認を後回しにされないメールの作成術

2023.05.10PR

あなたが「感じがいい」と思うのは、どんな人でしょうか？

いつも率先して元気に挨拶をしてくれる職場の部下。相づちのバリエーションが豊富で、聞き上手な同僚。仕事のプロセスから正当な評価をしてくれる上司は感じがいいと思うのではないでしょうか？

一方で、仕事の指示が曖昧なのに、突然「まだ？」と自分の都合で催促してくる上司や、ネガティブワードや余計なひと言が多い部下、人が話している最中に何かと自分の話をかぶせてくるような同僚は、決して感じはよくないと思います。

こうしたちょっとした場面で始まる「感じがいい・悪い」の印象づけは、ビジネスシーンにおいても大きな影響を及ぼします。組織の中で働いている以上、人との関わりをなくすことはできません。せっかく縁があって知り合ったわけですから、気持ちよく付き合える関係を築き上げたいものです。

本記事では50万部を突破した『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』シリーズの著者で産業カウンセラーの大野萌子さんの著書『「感じがいい人」の行動図鑑』の一部を抜粋し、再構成して気持ちよく働くためのヒントをお届けします！

〝【○月○日○時まで】返信願います〞〝【リマインド】○月○日の会議の件〞

　あなたはメールの件名をどのようにつけていますか？　考えるのが面倒で「お世話になっております」など、件名だか文面だかわからない文言を使う人もいますが、少なくとも感じがいい印象はありませんよね。また、「○○について」「○○の件」とだけ書かれた件名は一見よさそうなものの、やや情報が足りない印象。メールの件名は、受信者にとって最初に受け取る情報なので、簡潔かつ明確に内容が要約されていることが大切です。実際、1日に100通以上ものメールを受け取るような忙しい人の中には、メールを開封するか否かを件名で決める人もいます。ほかのメールにまぎれないよう【　】などを使うのも問題はありませんが、例えば【重要】と書いてあっても、内容が想像できない件名では、開封を後回しにされる可能性があります。

　読みたいと思わせるメールの件名は「○○の資料を送付します」など、具体的な内容が書かれているものです。「○日の打ち合わせの資料」「○日までに」など、日時まで入っていれば、優先順位が推測できるはず。特に日時や用件などの重要ポイントは人がひと目見て一度で理解できるとされる、13～15字前後に収めるのが理想です。

　また、メールを返信する際、基本的には件名は変更しない、相手の文章を消さないこと。相手もすべてのメールを把握できているわけではありません。やり取りの履歴をすぐに確認できるよう、ひとつの案件につきメールは一通にまとめたいものです。Re:が増えすぎたら、Re:だけ削除すればいいのですから。