仕事が早い人やレスがすぐに届く人のメールタイトルは何が違う？

2023.05.08PR

あなたが「感じがいい」と思うのは、どんな人でしょうか？

いつも率先して元気に挨拶をしてくれる職場の部下。相づちのバリエーションが豊富で、聞き上手な同僚。仕事のプロセスから正当な評価をしてくれる上司は感じがいいと思うのではないでしょうか？

一方で、仕事の指示が曖昧なのに、突然「まだ？」と自分の都合で催促してくる上司や、ネガティブワードや余計なひと言が多い部下、人が話している最中に何かと自分の話をかぶせてくるような同僚は、決して感じはよくないと思います。

こうしたちょっとした場面で始まる「感じがいい・悪い」の印象づけは、ビジネスシーンにおいても大きな影響を及ぼします。組織の中で働いている以上、人との関わりをなくすことはできません。せっかく縁があって知り合ったわけですから、気持ちよく付き合える関係を築き上げたいものです。

本記事では50万部を突破した『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』シリーズの著者で産業カウンセラーの大野萌子さんの著書『「感じがいい人」の行動図鑑』の一部を抜粋し、再構成して気持ちよく働くためのヒントをお届けします！

〝○月期企画会議のお知らせです〞〝○月○日（○）○時までに企画書の提出をお願いします〞

　リモートワークが当たり前になり、オンラインでのやり取りも増えてきた昨今、メールでの連絡も頻繁になりました。ただしメールは記録が残るツールですから、電話での対応よりも気をつけたい点が多くあります。

　顔を見て話せば、正しく伝わることも、文章ではうまくいかない、それどころか、そんなつもりはないのに、間違って伝わり、相手を不快にさせてしまうというケースも少なくありません。では、好かれる人のメールは何が違うのでしょう。

　ビジネスメールで重要なのは、内容、用件がしっかりと相手に伝わることです。忙しい時に、近況などをダラダラと書き連ねられたメールを読むのはつらいものです。長文がゆえに用件が埋もれ、何を言いたいのかわからないメールになってしまうこともあります。そうした事態を防ぐためにも、冒頭で何をお願いしたいのか、どんな対応をしてほしいのか、目的をきちんと記述してあると好印象です。最初の数行で大体の内容を把握できるようにしておけば、相手の時間を無駄にすることもありません。この時、どのようにでもとれる曖昧な表現は排除し、内容をより具体的に提示すると相手も対応しやすく、無用なトラブルも避けられます。

　最近は、スマホやスマートウォッチにメールを転送してチェックしている人も増えてきました。メールを受け取る方法が人それぞれであることを考えても、なるべく短文で、簡潔なわかりやすいメール文を心がけたいものです。