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「接待交際費」とはどういうものか?意外と知らない会社規模によって上限額が変わるという事実

2023.02.24

得意先や仕入先などの接待に費やした費用は『接待交際費』に該当します。税法上、接待交際費にはさまざまな規定が設けられており、経理担当者でも判断に迷うことが少なくありません。会議費や福利厚生費との違いや『5,000円基準』について解説します。

接待交際費とは?まずは基本知識を確認

経理担当者が日々の経費を帳簿付けする際、勘定科目の分類に迷うことは少なくありません。中でも『接待交際費』は会議費や福利厚生費に内容が似ているため、判断が難しいという声をよく聞きます。

そもそも、接待交際費とはどのようなものなのでしょうか?認められるもの・認められないものを具体的に挙げながら、その性質やルールを解説していきます。

顧客や取引先の接待にかかる費用

接待交際費は、得意先や仕入先などを接待するために使われる費用です。飲食代はもちろんのこと、従業員が得意先の冠婚葬祭に出席したときの慶弔金や接待ゴルフの費用なども含まれます。

会社では接待交際費という名称が当たり前に使われていますが、税法上で定められた名称ではありません。法人税法の『交際費』に該当し、国税庁のホームページでは以下のように定義されています。

交際費等とは、交際費、接待費、機密費その他の費用で、法人が、その得意先、仕入先その他事業に関係のある者などに対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為(以下「接待等」といいます。)のために支出するものをいいます。

※出典:No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算|国税庁

接待交際費として認められるもの

接待交際費というと、取引先と外食をした際の費用を思い浮かべる人がほとんどかもしれません。しかし一口に接待交際費といっても、さまざまなものがあります。

  • 得意先や仕入先などとの飲食に要した費用
  • 得意先や仕入先などの接待で要した交通費
  • 得意先や仕入先などへの贈答費用
  • 得意先や仕入先などを旅行やゴルフに招待した際の費用
  • 得意先や仕入先などに謝礼として支出する金品の費用
  • 得意先や仕入先などの冠婚葬祭に参加した際の費用

例えば、得意先から新たな顧客を紹介された際、感謝の意を込めて一定の謝礼金を渡す会社もあるでしょう。このような場合、金額が多額でない限りは接待交際費として処理するのが一般的です。

接待交際費として認められないもの

国税庁では、交際費の範囲に入らないものとして以下を挙げています。

  • 専ら従業員の慰安のための行事に通常使われる費用
  • 飲食や、これに類する行為のために要する費用※(以下、接待飲食費)のうち、支出額を参加者の人数で割った1人当たりの金額が5,000円以下の場合
  • カレンダーや手ぬぐいなどの物品を贈与するために購入する費用
  • 会議で提供する飲食物を購入する費用
  • 出版物や放送番組のための座談会・取材などに通常要する費用

補足すると、従業員のみが参加する慰安旅行の費用は接待交際費ではありませんが、得意先の関係者を招いて旅行をする場合、その支出は接待交際費として扱います。

※専ら、その法人の役員・従業員、またこれらの親族への接待に支出するものを除く

参考:No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算|国税庁

接待交際費の税法上の扱い

経理のイメージ

(出典) photo-ac.com

接待交際費の取り扱いは複雑です。原則的に損金算入は不可ですが、一定の条件を満たす場合は一部または全額を損金として処理できます。法人税法上のルールを詳しく見ていきましょう。

原則として損金算入できない

接待交際費は原則として、全額が損金不算入です。『損金』とは、税法上の固有の概念で、法人の資産を減少させる原価・費用・損失の総称のことです。

『損金不算入』とは、会計の仕訳上では費用として扱うものの、税法上では費用として算入できず、所得から差し引けないことを指します。

実際の計算では、企業の資本金や出資金額に応じて、一定額まで損金に算入できる措置が設けられています。『無条件に損金として処理できる』と思っている経理担当者は多いですが、あくまでも例外的措置に過ぎません。

参考:No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算|国税庁

資本金や出資金による損金上限額の違い

接待交際費は、税制改正のたびに損金算入できる上限金額が変化しています。現在(2014年4月1日以後に開始する事業年度)の損金上限額は、以下の通りです。

期末の資本金の額または出資金の額 損金上限額
1億円以下の法人

以下のいずれかを任意で選択

1.接待交際費の額のうち、接待飲食費の50.0%相当額まで
2.年間800万円まで

1億円超100億円以下の法人 接待交際費の額のうち、接待飲食費の50.0%相当額まで
100億円以上の法人 全額が損金不算入

損金算入できるのは、接待交際費の中で『接待飲食費』と仕訳されたものだけです。中小企業において、接待飲食費が年間1,200万円だったと仮定しましょう。この場合、損金上限額は600万円または800万円のいずれかとなります。

参考:No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算|国税庁

接待飲食費が5,000円以下なら全額経費に

国税庁によると、接待飲食費は「交際費等のうち飲食その他これに類する行為のために要する費用(社内飲食費を除く。)であって、帳簿書類により飲食費であることが明らかにされているもの」と定義されています。

※出典:接待飲食費に関するFAQ|国税庁

損金不算入額の計算と上限額は上記で述べた通りですが、接待飲食費が1人当たり5,000円以下の場合は、全額を損金に算入可能です(以下、『5,000円基準』と表記)。飲食をした年月日や参加人数、金額などを記載した書類を必ず保管しておきましょう。

参考:交際費等(飲食費)に関するQ&A|国税庁
参考:No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算|国税庁

接待交際費と混同しやすい費用

経理作業のイメージ

(出典) photo-ac.com

『会議費』と『福利厚生費』は、接待交際費と混同しやすい費用の代表格です。接待交際費とすべき費用を会議費や福利厚生費として計上すると、税務局から指摘が入る可能性があります。勘定科目の取り扱いを誤らないように、見分け方のポイントを押さえましょう。

会議費

取引先との会議では、自社負担で弁当や茶菓子を提供することも珍しくありません。一見、接待交際費で処理できそうですが、会議で提供する飲食物を購入した費用はすべて『会議費』です。

会議費とは、社内会議や商談、株主総会などで生じる費用の総称で、以下のようなものが含まれます。

  • 会場の使用料
  • 会議資料の作成費用
  • プロジェクター使用料
  • 茶菓・弁当・その他の飲食にかかった費用

会議費には上限がなく、全額が損金算入の対象です。飲食を提供した際は、飲食等のあった年月日や参加人数、金額などが記載された書類を保管しておく必要があります。

福利厚生費

『福利厚生費』とは、会社が従業員の慰安や医療、衛生などのために支出した費用を指します。金額に上限はなく、全額が損金算入の対象です。

社内の食事補助は、法定外福利厚生(会社が任意で定める福利厚生)に当たります。現物支給の場合、『会社の負担額が1人につき月額3,500円(税抜)以下』『従業員が食事代の50.0%以上を負担』という条件を満たしていれば、福利厚生費として計上が可能です。

また、『会社の行事で提供する飲食等の費用』を福利厚生費として計上するには、以下の条件を満たさなければなりません。

  • 従業員におおむね一律に行われること
  • 社会通念上、妥当と考えられる範囲の金額であること

忘年会で従業員に一律に食事を提供した場合は、福利厚生費です。一方、一部の役員・従業員が参加する打ち上げの費用を会社が負担した場合は、接待交際費となります。

参考:No.2594 食事を支給したとき|国税庁
参考:No.5261 交際費等と福利厚生費との区分|国税庁

個人事業主の接待交際費の扱い

経理作業

(出典) photo-ac.com

個人事業主とは、法人を設立することなく事業を営む個人のことです。法人と個人事業主では、税金の種類や税率、利用できる控除などが異なります。個人事業主の場合、接待交際費はどのような扱いになるのでしょうか?

全額経費として計上が可能

個人事業主は、接待交際費の全額を必要経費として計上できます。年間の上限がある法人に比べ、個人事業主の方が優遇されていると感じるかもしれませんが、必要経費に算入できる範囲は厳格に定められています。

当然ながら、『事業に関係する支出』でなければ、経費として認められない点に注意しましょう。接待交際費であれば、いつ・誰と・どのような目的があって接待をしたのかを明確にしなければなりません。事業内容や規模を考慮して、妥当な金額・回数であることも重要です。

家事費との区別に注意

税務署では、接待交際費の中に事業に関係のない『家事費』が紛れ込んでいないかをチェックしています。家事費とは、日々の生活において生じる生活費のことを指します。

自宅を仕事場にしていたり、家族を従業員にしていたりすると、事業用とプライベート用の支出の区別が付きにくく、税務調査の対象になりやすいのが実情です。税務署に接待交際費の使途が不透明であると判断されれば、経費計上ができません。

原則、友人との飲食代は経費に当たりませんが、友人が事業上のパートナーで、かつ打ち合わせを兼ねて飲食をしたのであれば、接待交際費として扱えます。

接待交際費の扱いで注意すべきポイント

領収書とペン

(出典) photo-ac.com

法人や個人事業主が接待交際費を処理するに当たり、いくつか留意しなければならない点があります。特に、接待があった事実を証明する書類については、管理を徹底させましょう。

領収書は必ず保管・管理する

現金払いの場合、領収書やレシートがないと経費計上が認められないのが一般的です。法人にしろ個人事業主にしろ、接待飲食費が生じた際は領収書やレシートを保管しておく必要があります。

なお、法人カードで決済する場合、カードの利用明細が支払いを証明する書類となるため、領収書を発行してもらう必要はありません。『クレジットカードの利用伝票』と『レシート』を残しておきましょう。

法人カード決済時に領収書の発行を依頼すると、『クレジット払い』などのように記載された領収書を渡されますが、こちらは経費計上の証憑書類としては認められていません。

費用が発生した年月日や人数などを記録する

法人の場合、1人当たり5,000円以下の接待飲食費は全額を損金に算入できます。ただし、以下の事項を記録した書類(領収書・経費申請書・レシートなど)を残していなければ、5,000円以下であっても損金として認められないとされています。

  • 飲食等をした年月日
  • 参加した得意先・仕入先などの関係者の氏名(名称)および関係
  • 参加人数
  • 飲食等に要した金額・飲食店の名称および所在地
  • その他飲食等に要した費用であることを証明するために必要な事項

個人事業主が接待交際費を必要経費として計上する際も同様です。領収書やレシートの裏などに、誰とどのような目的で飲食をしたのかを記しておきましょう。

参考:No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算|国税庁

「税込」と「税抜」の扱いにも注目する

法人の経理処理方式には、税抜経理方式と税込経理方式の2パターンがあります。どちらの方法を採用するかは会社の自由ですが、接待飲食費の処理には少し注意が必要です。5,000円基準』について、金額の上限は以下の通りとなります。

  • 税抜経理方式:5,000円(税抜)まで
  • 税込経理方式:5,000円(税込)まで

税込経理方式の会社で1人当たり5,000円(税抜)の飲食をすると、損金算入の基準から外れてしまうため注意しましょう。

構成/編集部

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