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Google スプレッドシートをPDFファイルに変換する方法や、スプレッドシート上にPDFファイルのリンクを貼りつけする方法をご紹介。PDF変換の手順をマスターしたい人はチェックして。
目次
Google スプレッドシートで作成した表データを誰かと共有したい時、シートのリンクを共有する方法を選択するのが一般的です。ただし、使用するデバイスによってはデザインが崩れた状態で表示されてしまうケースもあります。
そのような場合に覚えておきたいのが、「シートをPDFファイルに変換する方法」です。ビジネスシーンでも幅広く活用されているPDFファイルは、デバイスによって見え方が変わってしまう心配がないため、他者と文書データを共有したい場合に最適なファイル形式といえます。
そこで本記事では、Google スプレッドシートをPDFファイルに変換する方法、また、スプレッドシート上にPDFファイルのリンクを貼りつけする方法を紹介します。ぜひこの機会にPDF変換の手順をチェックしておきましょう。
「Googleスプレッドシート」をPDFに変換するには
早速、スプレッドシートをPDFファイルに変換する方法を紹介します。特に専用ソフトをダウンロードする必要はなく、スプレッドシート上の簡単な操作でファイルの変換が可能です。
PDFファイル作成の基本手順
スプレッドシートをPDFファイルに変換する手順は以下の通り。
- スプレッドシートでPDF形式に変換したいファイルを開き、左上にあるメニューバーより「ファイル」を選択します。
2. プルダウンの項目から「ダウンロード」を選択し、右側に表示されたエクスポート可能なファイル形式の一覧から「PDF（.pdf）」をクリックします。
3. プレビュー画面と印刷設定用のオプションメニューが表示されます。
4. 複数シートをまとめてPDFに変換したい場合、「現在のシート」→「ワークブック」をクリックすれば複数のシートを選択できます。
また、PDFをエクスポートする際にページ番号やシート名、保存した時間などの情報をヘッダー・フッターに追加することも可能です。
5. 設定が完了したら、「エクスポート」ボタンをクリックすれば変換が完了します。
iPhone（スマホ）から操作する場合
iPhone、Androidなどのスマホ端末からでもシートのPDF変換は可能です。
- アプリ版のスプレッドシートでシートを開き、画面右上のメニューボタンをタップします。
- 「共有とエクスポート」をタップ。メニューが表示されたら「共有とエクスポート」をタップします。
3. 「共有とエクスポート」の項目一覧が表示されたら「コピーを送信」をタップします。
4. ファイル形式の一覧から、「PDF ドキュメント（.pdf）」を選択し「OK」をタップします。
5. PDFファイルへの変換が行われ、PDFリーダーでプレビューが表示されます。
PCで最新版のPDFファイルを共有
Googleスプレッドシートは、PDFファイルに変換せずにリンクを作り、常に最新版のPDFファイルで共有できます。
PDFリンクを共有する方法
方法は以下です。
1．GoogleドライブでGoogleスプレッドシートファイルを選択します。
2．スプレッドシートの右上にある共有アイコンをクリックします。
3.「リンクをコピー」→「完了」をクリックします。
Screenshot
4．コピーしたリンク（URL）の後半にある「edit?usp=sharing」部分を、「export?format=pdf」に書き換えます。
5．変更したリンクを、共有する相手に送信します。
リンクを共有相手がクリックするとPDFが自動でダウンロード
送ったPDFリンクを共有相手がクリックすると、最新版のPDFがダウンロードできます。
印刷設定の変更方法は？
シートをPDFファイルに変換する際、印刷設定のメニュー上で細かい項目設定を行えば、ページの向きやデータの拡大・縮小など、データの見え方を自由に変えることもできます。
ここからは、印刷設定の変更方法を見ていきましょう。
オプションメニューから印刷設定の変更が可能
シートをPDFファイルにエクスポートする際、右側に表示されるオプションメニューから以下の項目の設定が行えます。
- エクスポートするシート
- 用紙サイズ
- ページの向き
- 印刷の拡大・縮小
- 余白サイズ
- 印刷形式
縦に長いスプレッドシートをPDFに変換する場合、印刷設定の「スケール」を「幅に合わせる」に、横に長いスプレッドシートの場合は、「縦に合わせる」に設定すると見やすいサイズで出力ができます。
PDF以外のファイル形式でも保存ができる
スプレッドシートでは、PDF形式に加えて、以下の5種類の形式でファイルの出力ができます。
- Microsoft Excel(.xlsx)
- OpenDocument 形式(.ods)
- ウェブページ(.html、zip圧縮)
- カンマ区切りの値(.csv)
- タブ区切りの値(.tsv)
使用シーンに応じて最適なファイル形式を選んで変換しましょう。
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※データは2024年12月下旬時点のもの。
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文／編集部
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