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魔法のように説明が上手くなる4つのステップ

2022.12.05

「上手な説明には「コツ」があります」26万人超の登録者を擁するビジネス系YouTuberのハック大学 ぺそ氏は言います。
説明が下手な人は、なぜ、同じ失敗を何度も繰り返すのか? それは、根本的な「考え方」「思考」に欠陥を抱えているからで、「ちょっとしたテクニック」を身に付けて、上手に使い分けられるようになれば、誰だって説明力はぐっと上がるそうです。外資系金融機関に勤める現役ビジネスパーソンである同氏がビジネスの最前線で出会った「説明が上手い人」がどんな話し方をし
ているのかを観察し、導き出した著書『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』から「説明下手な人の特徴」を一部抜粋・再構成してお届けします。

ハック大学ぺそ著/アスコム
『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』

取引先A店の売上改善策を上司に打診する場面で

[×]「今日、A店を訪問したのですが、最近あの店、ちょっと気になるんです。売上が少しずつ落ちてきているので。何かしら対策が必要だと思うのですが、ポイントカードの導入はどうでしょう? B店でも、それで成功していますし……。」

自分の頭に思い浮かんだ順序で話しているので結論がわかりにくく、聞いている相手も先を読みにくい。

[○]「A店にポイントカード導入を検討できませんか?今日も訪問しましたが、最近売上の減少が顕著なので、てこ入れの必要がありそうです。ちょうど、B店でポイントカードを導入した成功例がありますので、A店にも導入してはどうでしょう?。」

結論が最初に示されていることで話の主旨・話す目的がすぐわかるため、検証や判断がスムーズに行える。

魔法のように話がわかりやすくなる説明の4ステップ

「だから何なの?」と言われない説明、内容が正しく伝わりやすく、相手もストレスなく受け入れやすい説明には、大きく3つの特徴があります。

① 順序が理にかなっている
② 数字やデータを使用している
③ 速く、簡潔で、効率的

 ここではまず、①の「順序が理にかなっている」を考えましょう。ここで登場するのが、はじめにでも取り上げた「結論から話す」。そして、そのもとになっている「PREP法」です。有名な方法論なので、ご存知の方も多いのではないでしょうか。

 まず「PREP法」とは、P=Point、R=Reason、E=Example、P=Pointの頭文字から取ったもので、説明や話の順序をわかりやすくする4つのステップを示した、いわば「鉄板」の法則です。

 ビジネスに代表される、「正確に」「素早く」伝えるべき説明の場面では、PREP法を理解し、説明したい内容をPREPの4つに分解するだけで、魔法のように説明力が上がります。

 最初のPは「結論」、Rは「その結論に至る理由」、Eは「理由の具体例や根拠」、最後のPは「再度の結論」。つまり「結論ファースト」。説明はまず「結論」から始めるといいわけです。慣れないうちは意識して実践しなければならないかもしれませんが、やがて身に付けばクセとなり、自然に結論から話せるようになります。

■順序を変えるだけで評価されやすくなる

 会話例で提示した、よい例と悪い例をもう一度比較してください。

 両者は、説明している内容という意味ではほぼ同じで、順序が違うだけです。それなら、相手がとりあえず我慢して最後まで話を聞いてくれれば済むのではないか? と思う方もいるかもしれません。

 しかし、両者には、相手にとって決定的な違いがあるのです。

「A店にポイントカード導入を検討できませんか?」

 このように、冒頭にはっきりと結論が示されると、相手側は「なるほど、この人はこれからその結論に向かって説明するんだな?」と理解して聞き始めることができます。ここで重要なのは、相手にとってその結論が正しいか、期待通りか、同意できるかは、とりあえず関係ないことです。

 相手にとっては、提示された結論の理由や根拠を精査することが何より重要。そして、始めに結論がわかれば、説明を受けながら自分なりの知見や仮説でそれを検証することができるため、相手にとって「聞く効率」が格段に上がるのです。

 相手の効率が上がる=よい説明です。正確で速く説明が終わりますし、説明をした側も「彼の説明はわかりやすい!」と評価を受けやすくなります。

■結論ファーストなら相手は速く理解できる

 結論から言わずに理由や根拠などを説明しはじめた場合、相手の出方に左右されて、それがどういう話の筋になっていくのか、どこが重要なのか、最後まで聞かないとわかりません。全部聞き終わったあとで、「で、何だっけ?」と聞き返さなければならない頻度も高くなります。だからこそ、「先に結論を言え」という意味で「だから、結局何が言いたいんだよ!」と不快感を示されてしまうのです。

 イライラせずに最後まで聞いてくれてもいいのでは? というのは自分勝手な考え方(相手ファーストではない考え方)だと言わざるを得ません。あなたの説明の順序のせいで、相手の大切な時間を奪ってしまっているからです。

 ビジネスの場での説明では、まず「結論」から話すことを心がけてみてください。とりあえず結論から話せば、自然に「その理由」「理由の根拠」……という順序に伝えるべき内容が整理されていきます。

☆ ☆ ☆

自らのビジネスへの向き合い方を再検証し、気づきとともに、正しいテクニックを学べば格段に身に付きやすくなるはず。筆者がビジネスの現場で「説明が上手い人」から学び、実際に試して確実に役に立つことを証明できたスキルだけを厳選した『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』。ぜひ「考え方」と「テクニック」の両方を学んで、ビジネスの荒波を乗り越える力を身に付けてほしい。

ハック大学ぺそ
ビジネス系YouTuber、1988年生まれ。主にYouTubeチャンネル「ハック大学」を通じて、仕事術、キャリア戦略などビジネスに役立つ情報を発信。チャンネル登録者数は25万人を超える。チャンネルにアップされた動画のなかでも、説明に関する動画は人気のコンテンツ。専業YouTuberではなく、普段は外資系金融機関に勤める現役のビジネスパーソンで、年収は約2000万円。著書に『行動が結果を変える ハック大学式最強の仕事術』(ソシム)、『「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた』(アスコム)がある。

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