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今さら聞けない年末調整に必要な書類と記入方法

2022.12.12

年末調整では複数の書類の提出を求められ、書類によっては申告者の記入が必要なものもあれば、保険会社などから送付された控除証明書の添付が必要なものもあります。年末調整の書類を2タイプに大別し、記入が必要な書類ごとに内容を確認しましょう。

年末調整に必要な書類は2タイプに分類できる

年末調整のために提出する書類は、「自分で記入する書類」と「控除金額を証明するための書類」の2タイプに分かれます。それぞれの書類にはどういった種類のものがあるのか、具体的に押さえましょう。

自分で記入して提出する書類は3枚

年末調整に必要な書類のうち以下の3枚は該当箇所に自分で記入の上、会社の担当者に提出します。

  • 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

各申告書は会社より配布されるのが一般的ですが、自分で準備する場合には、各申告書の名前で検索すれば簡単に入手が可能です。

以上の3枚に加えて、住宅ローンを使って、住宅を購入したりバリアフリー対策の改修工事をしたりした場合には「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書 兼(特定増改築等)住宅借入金等特別控除計算明細書」も提出します。

控除対象であることを証明するための書類

「給与所得者の保険料控除申告書(以下「保険料控除申告書」)」「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書 兼(特定増改築等)住宅借入金等特別控除計算明細書(以下「住宅借入金等特別控除申告書」)」には、申告書と一緒にそれぞれの支払い金額等を裏付ける書類の提出が必要です。

「保険料控除申告書」には、「生命保険料控除」「地震保険料控除」「社会保険料控除」「小規模企業共済等掛金控除」の欄があります。自分が該当する保険料控除の欄に記入の上、10月頃に各保険会社から送られてくる控除証明書を申告書に添付して提出します。

「住宅借入金等特別控除申告書」は、2年目からは年末調整時に申告書と一緒に住宅ローンの年末残高等証明書を添付して会社に提出します。ただし1年目は、確定申告を行わなければなりません。

給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

年末調整書類と印鑑と朱肉

(出典) photo-ac.com

「基礎控除申告書」「配偶者控除等申告書」「所得金額調整控除申告書」は、1枚の書類にまとまっています。それぞれ控除の内容と申告書に記入する内容について確認しましょう。

「基礎控除申告書」の内容から基礎控除の有無を判断

所得税・ 住民税の算出には、課税所得金額が使われます。課税所得金額は収入から経費と各種所得控除を引くことで算出され、そのうちの一つが基礎控除です。納税者が最低限の生活を送れるよう、生活の基盤となる収入部分には税金を課さないように設けられたのが基礎控除です。

納税者の合計所得金額に応じて、控除額は0円・16万円・32万円・48万円の4段階に区分されます。会社員が提出する「基礎控除申告書」の内容に基づき、基礎控除の有無と金額が算出されます。

収入金額を記入して基礎控除額を算出

「給与所得の収入金額」「給与所得の所得金額」「給与所得以外の所得の合計額」「本年中の合計所得金額の見積額」「控除額の計算」の5項目にそれぞれ記入しましょう。その上で自分の「基礎控除の額」を最終的に算出し、記入します。

「給与所得の収入金額」は、概算の合計額を記入することになりますが、給与所得額が2,400万円以下の場合には一律48万円の控除額なので、2,400万円前後でなければ見積額はそれほど細かく気にする必要はありません。その他の項目については、申告書の説明箇所の内容に従って記入します。

「配偶者控除等申告書」で二つの控除額を導き出す

「配偶者控除等申告書」に記入する内容から、「配偶者控除額」または「配偶者特別控除額」を算出します。申告者自身の所得金額と配偶者の所得金額が条件を満たすと、「配偶者控除」または「配偶者特別控除」を受けられます。

「配偶者控除」の対象となるのは、「年間の合計所得金額が48万円以下」の配偶者です。申告者自身の所得金額が1,000万円以下の場合に、所得金額に応じて3段階の控除額(13万円、26万円、38万円)があります。

「配偶者特別控除」の対象となるのは「年間の合計所得金額が48万円超133万円以下」の配偶者です。「配偶者控除」と同様に、申告者自身の所得金額が1,000万円以下の場合に、1~38万円の控除額を受けられます。

配偶者控除・配偶者特別控除の額を算出

「配偶者控除等申告書」には、氏名、生年月日、住所など配偶者に関する基本情報と、配偶者の所得に関する情報を記入します。

配偶者の給与所得金額と給与所得以外の所得金額から「配偶者の本年中の合計所得金額の見積額」を算出し、申告書の表に当てはめることで、最終的に「配偶者控除の額」または「配偶者特別控除の額」を算出します。

配偶者の所得に関する情報は自己申告制となっており、源泉徴収票や給与明細などの提出は不要です。

「所得金額調整控除申告書」は対象者が限られる

収入金額が850万円を超える給与所得者のみが「所得金額調整控除」の対象なので、実際に申告する人が限られる所得控除です。2018年度の税制改正により、一部の給与所得者には大きな税負担を強いられる可能性が生じました。該当する給与所得者が税負担の影響を受けないための施策が、「所得金額調整控除」です。

「子ども・特別障害者等を有する者等の所得金額調整控除」と「給与所得と年金所得の双方を有する者に対する所得金額調整控除」が「所得金額調整控除」の対象となります。

3項目について必要事項を記入

「所得金額調整控除申告書」には、「要件」「扶養親族等」「特別障害者」の3項目を記入します。

「要件」欄では、「あなた自身が特別障害者」「同一生計配偶者が特別障害者」「扶養親族が特別障害者」「扶養親族が年齢23歳未満」の中から、申告する人が該当するものを選択します。「要件」欄の記入内容に応じて、残り2項目の記入が必要か否かが変わるので注意が必要です。

「扶養親族等」欄には、氏名、生年月日、合計所得金額などの該当する人に関する情報を記入します。「特別障害者」欄には、該当者の「障害の状態」「交付を受けている手帳の情報」などを記入しましょう。

給与所得者の保険料控除申告書

電卓と給与

(出典) photo-ac.com

保険料控除の対象となる「生命保険料」「地震保険料」「社会保険料」「小規模企業共済等掛金」を、1枚の書類で申告します。申告書の記入時の注意点と、申告書と一緒に提出する「控除証明書」について把握しましょう。

4分類それぞれに該当する保険金額を記入

「保険料控除」とは、申告者が支払った保険金額に応じて税金が安くなる仕組みです。「給与所得者の保険料控除申告書」に、本年中に申告者が支払った保険金額を記入します。

記入箇所は「生命保険料控除」「地震保険料控除」「社会保険料控除」「小規模企業共済等掛金控除」の4項目に分かれており、それぞれの控除について、生命保険会社などから郵送される「控除証明書」の内容に従って該当欄に記入します。記入した金額を基に申告書の指示に従って計算することで、それぞれの控除金額の算出が可能です。

支払い保険金額を証明する書類を添付

「給与所得者の保険料控除申告書」を提出する際には、記入した支払い金額が正しいことを証明するために、控除の対象となる項目ごとに「控除証明書」も一緒に会社に提出しなければなりません。

例えば、「生命保険料控除」のためには10月頃に生命保険会社から送られてくる「生命保険料控除証明書」の提出が必要です。なお、複数の生命保険に加入している場合には、金額を合算するために、加入している生命保険全ての「生命保険料控除証明書」が必要です。

給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書 兼(特定増改築等)住宅借入金等特別控除計算明細書

電卓とペンと家の模型

(出典) photo-ac.com

住宅ローンを利用して住宅を購入すると、「住宅借入金等特別控除」を利用できます。控除を受けるために必要な手順は1年目と2年目以降で異なるため、それぞれの申告方法について解説します。

1年目は確定申告、2年目以降は年末調整で対応

「住宅借入金等特別控除」とは、住宅ローンなどを利用して住居を購入・増改築した場合に、一定の条件に当てはまれば年末の借入金残高に応じて、所得税額から控除する仕組みです。購入する住宅は新築住宅・中古住宅の両方が対象とされます。

1年目は「建築確認通知書の写し」「家屋の登記事項証明書」「住宅ローンなどの年末残高等証明書」などの所定の書類を添付して、申告者自身による確定申告が必要です。2年目以降は、年末調整時に会社に書類を提出することで控除が受けられます。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

年末調整書類と筆記具

(出典) photo-ac.com

「扶養控除等(異動)申告書」の記入内容に沿って、毎月の源泉徴収税額が決まります。申告書の概要と記入項目について解説します。

妻・子どもなど扶養家族の情報を記入

「扶養控除等(異動)申告書」は、配偶者控除・扶養控除・ひとり親控除などを受けるために必要な情報を記入する書類です。

年末調整時には本年分(前年末の年末調整時に提出した申告書)の内容に変更がないかを確認し、翌年分の申告書を記入して提出する流れです。例えば、2022年の年末調整時には2022年分の「扶養控除等(異動)申告書」の内容に変更がないかを確認し、2023年分の「扶養控除等(異動)申告書」を記入し会社に提出します。

各社員が提出した翌年分の申告書の内容に基づいて、会社は翌年1月以降の給与から天引きする所得税を概算し源泉徴収します。

5項目について自分の現在の状況を記入

「扶養控除等(異動)申告書」は、「控除対象配偶者」「控除対象扶養親族」「障害者、寡婦・寡夫、勤労学生」「他の所得者が控除を受ける扶養親族等」「16歳未満の扶養親族」の5項目に分かれています。それぞれの項目について、自分の現在の状況を記入した申告書を会社に提出しましょう。

「控除対象配偶者」欄の「所得の見積額」に記入するのは、収入が55万1,000~161万8,999円間であれば、年収から55万円を引いた金額です。例えば、年収が90万円の場合は35万円(90万円-55万円=35万円)と記入します。

構成/編集部

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