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無駄だと思った会議の特徴TOP3、3位資料の読み上げのみで議論がない、2位会議の目的が不明確、1位は?

2022.09.21

組織として足並みをそろえてプロジェクトや業務に着手する上で、会議は必要不可欠だ。しかし、中には無駄に長かったり、実施意図が曖昧だったりで不要な会議もあることだろう。

識学はこのほど、そんな「会議に関する調査」を実施。結果をグラフにまとめて発表した。

本調査は、全国の従業員数10名以上の企業に勤める20歳~59歳の男女で、直近3年以内にお勤めの企業でオンライン会議・オフライン会議どちらも出席したことがある人、オフライン会議のみ出席したことがある人を対象に行い、一般社員150名、管理職150名の計300名から有効回答を得た。

オンライン会議の弊害、1位は「発言のタイミングがつかめない」

会議形態について、オンライン、オフラインどちらを好むか聞いたところ、「オンライン会議」が20.7%、「どちらかと言えば、オンライン会議」が27.3%、「どちらかと言えば、オフライン会議」が33.0%、「オフライン会議」が19.0%となった。オンライン派は48.0%、オフライン派は52.0%とどちらも約半数の結果だった。

オンライン・オフライン会議について、それぞれの弊害について聞いたところ、オンライン会議の弊害TOP3は「発言のタイミングがつかめない」が54.0%、「画面越しのコミュニケーションになるため相手の意見や考えが分かりづらい」が49.3%、「その場の雰囲気を感じることができないため、自分の意見が言いにくい」が38.3%となった。

オンライン会議では、同じ空間にいないことから画面越しに相手の様子をうかがう必要があるため、発言のタイミングがつかみにくいのかもしれない。

一方、オフライン会議の弊害TOP3は「会議に付随する移動や手間が発生する」が48.7%、「スケジュールが合わせにくい」が47.3%、「交通費・会場費等のコストが発生する」が39.3%という結果になった。

通常、どういった階層で会議を行うか聞いたところ、最も多い回答が「一般社員、直属の上司」や「課長、部長」などの「2階層」で会議を行うと回答した人が50.3%となった。続いて、「一般社員、課長、部長」や「課長、部長、役員」などの「3階層」で会議を行うと回答した方が40.3%。「一般社員、課長、部長、社長」などの4階層で会議を行うと回答した人が9.3%で、「3階層」「4階層」の回答割合が49.6%と約半数に至ることがわかった。

会議についての悩みを聞いたところ、全体では「発言する人がいつも同じ」42.0%と回答最多で、次いで「議論が進まない」が36.7%、「必要のない会議に招待される」が32.7%となった。「会議に関する悩みは特にない」と回答した人は15.3%で、84.7%の人は何かしら会議について悩みを抱えていることがわかった。

また、階層別でみると2階層で会議をしている人は「会議で決まったことに対して納得できないことがある」が15.2%、「発言しても意見が通りにくい」が17.2%で、「会議に関する悩みは特にない」が22.5%と他の層と比較し、低い割合になっている。会議はあまり多くの階層を巻き込まず、2階層で実施することで意見が通りやすい、納得のいく会議にできるかもしれない。

無駄だと思った会議がある人は85.0%にのぼる

これまで無駄だと思った会議があるか聞いたところ、「ある」が85.0%、「ない」が15.0%と8割以上の人が「無駄だと思った会議があった」ことが明らかになった。

また、「ある」と回答した人へ「無駄だと思った会議の特徴」について聞いたところ、全体で最も多かった回答が「会議の目的が不明確で何を決めるのかわからなかった」が49.8%で、次いで「何も決定しなかった」が49.0%となった。

「会議に参加する人の事前準備が不足していた」38.4%に関しては、管理職と一般社員を比べると管理職では48.5%と約半数近くの人が回答している一方で、一般社員では27.3%と21.2ポイントの差が出る結果となった。

これまで会議が長引いたせいで、残業をしたことがあるか聞いたところ、「ある」が73.7%、「ない」が26.3%で7割以上の人が会議が長引き、残業をしたことがあることがわかった。

また、会議が長引きどのくらい残業をしたか聞いたところ、最も多かったのは「1-2時間」が49.3%となった。続いて「2-3時間」が24.0%、「0-1時間未満」が17.6%となった。無駄な会議を減らし、効率的に会議を行うことで残業削減に繋げられるかもしれない。

最も長かった会議「今後の事業方針のため、8時間くらい会議をした」

これまで参加した会議の中で、最長どのくらいの時間会議をしたのか、どのような会議内容だったのかについて自由回答形式で聞いたところ、管理職では採用や今後の事業方針、経営戦略の会議で8時間会議をしたといった回答が見受けられた。また、一般社員では、顧客との会議や働き方に関する会議で5時間、セールについて9時間会議をしていたといった回答が見受けられた。

【管理職】
・物流システムの打ち合わせで8時間会議をした。(男性、53歳)
・中途採用に関する会議で、約8時間の会議をした。(男性、42歳)
・今後の事業方針を決めるため、8時間くらい会議をした。(男性、40歳)
・経営戦略会議で8時間会議をした。(女性、47歳)

【一般社員】
・客先との会議で5時間くらい。(女性、28歳)
・働き方改革を進める検討会議で5時間会議をした。(男性、55歳)
・商品企画の会議で約6時間会議をした。(男性、28歳)
・セール品のことで9時間ほど会議をした。(男性、35歳)

失敗や目標を達成できなかったことに関して会議で話し合われた際、今後どうしていくのかの改善策と過去の原因分析だと、どちらに会話の比重がおかれるか聞いたところ、「どちらかと言えば今後どうしていくのかの改善策」が42.3%、「今後どうしていくのかの改善策」が35.0%、「どちらかと言えば過去の原因分析」が18.3%、「過去の原因分析」が4.3%となった。

これまで参加した会社の会議で困ったエピソードについて自由回答形式で聞いたところ、会議の事前準備が出来てなく、調べ物をすることになったり、会議のために会議をするといった回答が見受けられた。また、時間をかけて決めたものを上司の一言で無しになってしまったという回答もあった。

リモートワークならではの回答では、会議中に子どもが泣いて、あやしながら会議をされた人もいたようだ。

・リモートワークでのオンライン会議中に子どもがギャン泣き、子どもをあやしながら会議。(男性、28歳)
・事前の準備がされておらず、その場で色々調べだして時間を無駄にした。(男性、31歳)
・事前に資料提供がないにもかかわらず、その場での決裁を要求された会議。(女性、42歳)
・無駄に長い会議で、会議のための会議だった。(男性、59歳)
・有意義な意見が出ないからと、30分中断し、各自考えをまとめるのを何回も繰り返す。(男性、58歳)
・散々議論した結果何も決まらず、後日仕切り直すことになった会議。(男性、38歳)
・2時間かけて決定したものが、上長の一言で無しになってしまった。(男性、38歳)
・オフライン会議でテーマが決まらず、グダグダ雑談していた。(男性、36歳)

<調査概要>
調査機関:株式会社識学
調査対象:全国の従業員数10名以上の企業に勤める20歳~59歳の男女で、直近3年以内にお勤めの企業でオンライン会議・オフライン会議どちらも出席したことがある方、オフライン会議のみ出席したことがある方
有効回答数:300サンプル(一般社員 150名、管理職150名)
調査期間:2022年7月27日(水)~8月1日(月)
調査方法:インターネット調査
※本調査では、小数点第2位を四捨五入している。そのため、数字の合計が100%とならない場合がある。

出典元:株式会社識学

構成/こじへい


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