DIME MAGAZINE
OCRを活用すると、社内業務の効率化やデータの利活用の推進につながります。近年では読み取り精度も向上し、多くの現場でOCRの導入が進行中です。OCRのメリットや選び方のポイント、無料で使えるおすすめソフト3選を紹介します。
業務効率化に役立つOCR
『光学文字認識』を意味するOCR（Optical Character Recognition）は、一般的に『文字認識ソフト』を指します。OCRソフトを使うと、PDFや画像（jpg、png）などのファイルから文字情報だけを認識し、テキストデータとしての出力が可能です。
近年OCRが注目されるようになっている背景や、技術の進歩を見ていきましょう。
進化版の「AI-OCR」も登場
日本でOCRをはじめとした業務効率化ツールが注目されるようになった理由として、働き方改革の推進と少子高齢化が挙げられます。
これまで手入力で転記していたデータをOCRに読み取らせて出力できれば、作業時間を大きく短縮できるでしょう。手作業の負担を減らせるツールは、ワークライフバランスの実現や人手不足の解消に大きく寄与します。
近年では、OCRにAI技術を掛け合わせて、従来よりも読み取り精度を向上させた『AI-OCR』も登場しました。出力内容の精度が求められる現場では特に、AI-OCRの性能を実感できるでしょう。
OCRを導入するメリット
(出典) unsplash.com
OCRを導入すると、データ出力の効率化や社内のデータ活用推進など、多くのメリットが期待できます。代表的な二つのメリットについて確認しましょう。
データの出力が効率化する
OCRを導入すると、これまで紙の書類を目視しながら人間が手入力で転記していたデータを、機械が自動的に読み取って出力できます。データ入力の時間と手間を削減できるため、社内業務の大幅な効率化を図れます。
データ入力に割り当てていたリソースは、社内のより重要な基幹業務への再配分が可能になるため、事業のさらなる成長も期待できるでしょう。
AI-OCRであればAI非搭載のOCRに比べて、ミスの少ない読み取りを実現できます。出力後のチェックの手間を減らせるだけでなく、RPAとの連携によってさらなる効率化を目指すことも可能です。
社内のデータ活用を推進できる
OCRの活用シーンは出力業務の効率化にとどまりません。OCRを使ってテキストデータを作成しておくと、Excelをはじめとしたソフトウエアで紙媒体のデータを利活用できるというメリットもあります。
紙の書類からデータベースやグラフを作成して社内にデータとして残せば、顧客情報や過去の売上データをマーケティングに活用したり、請求履歴や注文情報を簡単に検索したりすることが可能です。
テキストデータ化して蓄積した名刺情報を、営業活動の効率化につなげるという施策も考えられるでしょう。
OCR導入の注意点
(出典) pexels.com
OCRの導入を考えているなら、メリットだけでなく気を付けたいポイントも押さえておきましょう。注意点が分かっていれば、運用上の対策を事前に考えられます。
人がする作業をゼロにはできない
近年のOCR製品は、AI-OCRの登場によって格段に精度が向上しています。100%に近い文字認識率の製品も増えてきました。しかし、文字や画像を完璧な精度で認識するのは困難です。
OCRの出力結果は必ずしも100%ではないという性質を十分に理解した上で、ファイルの出力後は、人間の目で内容をチェックする必要があります。
OCRは人による作業を完全になくせるわけではなく、あくまで省力化するためのツールであるという認識を持ちましょう。日常業務の補助的な立ち位置として導入する意識が大切です。
有料ツールの導入は慎重に検討を
無料ツールを選べば導入費用はかかりませんが、機能が最小限に抑えられていたり、扱えるファイルサイズに上限が設定されていたりするケースが多いでしょう。
サイズの大きな画像ファイルやページ数の多い書類を処理したい場合は、有料ツールの契約が必要です。導入費用やランニングコストが、効果に見合っているかをよく考える必要があります。
有料ツールの導入で社内業務が効率化され、結果的に人的コストや印刷コストなどの削減につながると判断した場合は、導入を進めましょう。
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