DIME MAGAZINE
OCRを活用すると、社内業務の効率化やデータの利活用の推進につながります。近年では読み取り精度も向上し、多くの現場でOCRの導入が進行中です。OCRのメリットや選び方のポイント、無料で使えるおすすめソフト3選を紹介します。
業務効率化に役立つOCR
『光学文字認識』を意味するOCR（Optical Character Recognition）は、一般的に『文字認識ソフト』を指します。OCRソフトを使うと、PDFや画像（jpg、png）などのファイルから文字情報だけを認識し、テキストデータとしての出力が可能です。
近年OCRが注目されるようになっている背景や、技術の進歩を見ていきましょう。
進化版の「AI-OCR」も登場
日本でOCRをはじめとした業務効率化ツールが注目されるようになった理由として、働き方改革の推進と少子高齢化が挙げられます。
これまで手入力で転記していたデータをOCRに読み取らせて出力できれば、作業時間を大きく短縮できるでしょう。手作業の負担を減らせるツールは、ワークライフバランスの実現や人手不足の解消に大きく寄与します。
近年では、OCRにAI技術を掛け合わせて、従来よりも読み取り精度を向上させた『AI-OCR』も登場しました。出力内容の精度が求められる現場では特に、AI-OCRの性能を実感できるでしょう。
OCRを導入するメリット
(出典) unsplash.com
OCRを導入すると、データ出力の効率化や社内のデータ活用推進など、多くのメリットが期待できます。代表的な二つのメリットについて確認しましょう。
データの出力が効率化する
OCRを導入すると、これまで紙の書類を目視しながら人間が手入力で転記していたデータを、機械が自動的に読み取って出力できます。データ入力の時間と手間を削減できるため、社内業務の大幅な効率化を図れます。
データ入力に割り当てていたリソースは、社内のより重要な基幹業務への再配分が可能になるため、事業のさらなる成長も期待できるでしょう。
AI-OCRであればAI非搭載のOCRに比べて、ミスの少ない読み取りを実現できます。出力後のチェックの手間を減らせるだけでなく、RPAとの連携によってさらなる効率化を目指すことも可能です。
社内のデータ活用を推進できる
OCRの活用シーンは出力業務の効率化にとどまりません。OCRを使ってテキストデータを作成しておくと、Excelをはじめとしたソフトウエアで紙媒体のデータを利活用できるというメリットもあります。
紙の書類からデータベースやグラフを作成して社内にデータとして残せば、顧客情報や過去の売上データをマーケティングに活用したり、請求履歴や注文情報を簡単に検索したりすることが可能です。
テキストデータ化して蓄積した名刺情報を、営業活動の効率化につなげるという施策も考えられるでしょう。
OCR導入の注意点
(出典) pexels.com
OCRの導入を考えているなら、メリットだけでなく気を付けたいポイントも押さえておきましょう。注意点が分かっていれば、運用上の対策を事前に考えられます。
人がする作業をゼロにはできない
近年のOCR製品は、AI-OCRの登場によって格段に精度が向上しています。100%に近い文字認識率の製品も増えてきました。しかし、文字や画像を完璧な精度で認識するのは困難です。
OCRの出力結果は必ずしも100%ではないという性質を十分に理解した上で、ファイルの出力後は、人間の目で内容をチェックする必要があります。
OCRは人による作業を完全になくせるわけではなく、あくまで省力化するためのツールであるという認識を持ちましょう。日常業務の補助的な立ち位置として導入する意識が大切です。
有料ツールの導入は慎重に検討を
無料ツールを選べば導入費用はかかりませんが、機能が最小限に抑えられていたり、扱えるファイルサイズに上限が設定されていたりするケースが多いでしょう。
サイズの大きな画像ファイルやページ数の多い書類を処理したい場合は、有料ツールの契約が必要です。導入費用やランニングコストが、効果に見合っているかをよく考える必要があります。
有料ツールの導入で社内業務が効率化され、結果的に人的コストや印刷コストなどの削減につながると判断した場合は、導入を進めましょう。
OCRソフトの選定ポイント
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業務効率向上にOCRを活用するには、適切なツール選びが求められます。具体的に何をベースとして選定すればよいのでしょうか？特に重要な3点を紹介します。
自社の目的に合ったソフトを選ぶ
OCRの利用目的は、組織によってさまざまです。OCRの導入効果を最大限に高めるためには、自社がOCRを利用する目的を明確に定めて、目的に合ったソフトを選定しましょう。
例えば、手書きのメモからテキストデータを作りたい場合は、手書き文字の認識精度が高いツールを選ぶ必要があります。何を目的として導入するかをはっきりさせれば、ニーズと機能がズレてしまう心配がありません。
読み取り精度や機能を十分に検討する
OCRソフトによって読み取り精度（認識率）や他に備えている機能が違います。導入目的を明確にするとともに、ツールのスペックをしっかり確認しましょう。
精度・機能を十分に確認しないまま導入を決めると、必要な機能が不足していたり読み取り精度が期待よりも悪かったりして、活用しきれないという問題が起こり得ます。
また、文字の認識率だけでなく、文字の位置を認識する精度も確認しましょう。文字が記載されている位置を正確に認識・記録できるOCRを選ぶことで、同じ様式の書類を連続で読み取れるようになり、OCRの稼働効率がアップします。
希望の言語に対応しているか確認する
OCRには日本語だけでなく、世界各国の言語に対応しているものもあります。国産のツールを選ぶ場合、海外からの書類を読み取るシーンも想定しているなら、導入前に希望の言語に対応しているかを確かめましょう。
OCRに翻訳ツールとしての機能も期待するケースでは、対応している言語に加えて翻訳の精度も重要です。逆にそのまま出力したい場合は、その言語を使っている国のツールを選んだ方が精度を期待できるでしょう。
また、海外のOCRを選ぶとき、日本語に対応しているかどうかは必須のチェックポイントです。
無料で使えるおすすめOCRソフト3選
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OCRの導入を検討する際に、最初から有料ツールを契約するのは不安だという人も多いでしょう。まずは無料ツールを導入し、使用シーンが拡大してきたタイミングで有料ツールに移行するのも一つの手です。無料で使えるおすすめのOCRソフトを紹介します。
Microsoft OneNote
Microsoft OneNoteは、Microsoftが提供している『OneNote』は、機能の一つとしてOCRを提供しています。複数ページにまたがるテキスト情報の出力から名刺情報の抽出までカバーしており、無料ツールでありながら高機能な点が魅力です。
WordをはじめとしたMicrosoftのOffice製品と連携できるのも、効率化に役立つポイントです。紙の資料を読み取ってそのままWordに取り込み、手を加えることもできます。
Microsoft OneNote デジタル ノート アプリ | Microsoft 365
Google ドライブ
Googleが提供するオンラインストレージサービス『Google ドライブ』には、OCRが標準搭載されています。読み取りたい画像ファイルをアップロードして出力ボタンをクリックするだけで、簡単に文字情報の読み取りが可能です。
複数ページから構成されるPDFファイルにも対応している他、メールアドレスを登録するだけで利用できる手軽さも魅力といえるでしょう。専用ソフトを導入する前に、まずはOCRを試してみたい人におすすめです。
ただし、ファイルサイズの上限が2MBと小さめなので、大きなサイズのファイルを扱いたい組織には適さない可能性があります。
個人向けのクラウド ストレージおよびファイル共有プラットフォーム – Google
NewOCR.com
NewOCR.comは、PDFと複数の画像形式からの出力に対応している無料のオンラインOCRソフトです。
海外のサービスではあるものの、出力言語が日本語も含めて非常に多く、グローバル企業やクロスボーダーECを運営している事業者など多言語を扱う組織に向いています。
アップロードの上限が設けられておらず、ファイルサイズの大きな文字や画像でも処理できる点もメリットの一つです。ユーザー登録せずブラウザー上で利用できるため、導入のハードルが低いのも注目のポイントです。
Free Online OCR – Convert JPEG, PNG, GIF, BMP, TIFF, PDF, DjVu to Text
構成／編集部
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