業務の効率化を実現する「RPAツール」の選び方とおすすめツール

RPAツールは多くの業界で利用されており、広く普及しつつあります。RPAの導入を検討している企業は、どのような業務に役立つのか基本的な用途や種類とともに、ツールの選び方やおすすめツールも知っておきましょう。

RPAツールには得意・不得意がある

RPAツールは主に、バックオフィスの定型業務を自動化できるもので、業界・業種を問わず広く利用されています。総務や経理・人事部門などの業務効率化を実現できますが、全ての業務を自動化できるわけではない点に注意が必要です。

導入を検討しているツールで自動化できる範囲を確認し、自社の課題と照らし合わせた上で、適用する業務を精査する必要があります。まずはRPAツール全般が得意とする業務と、不得意な業務を把握しておきましょう。

RPAツールで自動化できる業務の例

RPAツールによる自動化が可能なのは、手順が決まっている繰り返しの業務です。エクセルファイルから任意の行の数値をコピーし、基幹システムに貼り付けるといった作業が代表例です。

伝票に情報を入力したり、特定のデータを収集してデータベースに登録したりするといった作業の自動化も得意としています。

RPAで自動化できる業務は主に、総務や経理といったバックオフィスの担当領域です。ただ、営業やマーケティングなどの部門でも、顧客情報の整理や活用など、補助的な業務にはRPAツールが積極的に活用されています。

RPAツールで自動化できない業務の例

RPAは定型業務の自動化に役立つ一方で、臨機応変な判断が必要な作業は得意としません。状況に応じた複雑な判断を求められるような業務は定型フロー化が難しいため、RPAに任せるのは困難です。

例えば、クレーム対応やクリエイティブなデザインを創作したりすることはRPAの苦手分野といえるでしょう。作業内容をパターンとして認識させるのが難しく、例外的な作業が発生する可能性も高いためです。

ただし、近年はAI（人工知能）の技術を応用したRPAツールも登場しており、徐々に煩雑なルールに柔軟に対応できるものも登場しつつあります。しかし、人間と同じように顧客と接したり、商品やサービスの企画を立案したりする業務には対応できません。

RPAツールの種類

RPAは大きく『デスクトップ型』『サーバー型』『クラウド型』の3種類に分けられます。自社に合ったツールを選択するために、それぞれの特徴を理解しておきましょう。

デスクトップ型

デスクトップ型は、個々のパソコンにRPAのソフトウエアをインストールして利用するタイプです。

パソコン1台に対して一つのライセンスを適用するのが一般的で、導入した端末上の作業を自動化できるようになります。他のアプリケーションと同じような感覚で導入・利用できるので、個人単位・部署単位での導入がしやすく、情報漏えいのリスクも低いのがメリットです。

ただし、特定の社員が日常的に利用している端末に導入するケースが多いため、作業が属人化しやすくなり、当該社員の不在時はRPAを活用できなくなる可能性があります。基本的な操作方法を社内で共有しておき、誰でも対応できる体制の構築が必要です。

サーバー型

サーバー型はその名の通り、社内サーバーにRPAのソフトウエアをインストールして利用するタイプです。ネットワーク内の各端末の作業を自動化できるというメリットがあります。

サーバーで集中管理するこのタイプは、複数端末での作業を並行して自動化したい場合に有効です。

例えば、特定の端末で処理したデータを別の端末で集計し、さらに別のシステムに登録するといった一連の作業を容易に自動化できるでしょう。

ただ、複雑な業務フローににも対応しやすい反面、他のタイプのRPAに比べて導入コストが高く、運用にも相応の手間がかかります。

クラウド型

クラウド型は、ツールを提供する事業者側のサーバーでシステムを動作させるタイプのRPAツールです。クラウド環境でソフトウエアを動作させるので、個々の端末にインストールする必要はありません。

提供会社と契約すればすぐに利用でき、サーバーの設定やメンテナンスも事業者が担当します。社内のシステム管理者がRPAに詳しくなくても、導入・運用しやすいのがメリットです。

ただし、主にブラウザ上の作業が対象であり、他の領域の自動化を図るには別のタイプのRPAを併用する必要があります。

RPAツールの選定ポイント

他の企業で活用されているRPAツールでも、自社の課題や環境にマッチするとは限りません。選ぶときに特にチェックしたいポイントを押さえ、ツール選定に役立てましょう。

自動化したい業務との相性を検討する

自動化したい業務とRPAツールとの相性によっては、期待通りの成果を上げられない可能性があります。

まずは、自社でどのような業務を自動化したいのかをよく検討し、その業務に適したツールを選ぶのが基本です。実際にツールを利用する社員とよく話し合った上で、どの種類のツールが適しているか、どの分野に強みを持つ製品を選択するか判断しましょう。

また、現場のITリテラシーも企業によって異なるので、導入後に問題なく使いこなせるかもチェックする必要があります。無料トライアル版が利用できるRPAツールもあるので、積極的に活用しながら自社に合ったものか確かめましょう。

コストと機能のバランスを考慮する

RPAツールは非常に高額になる場合があるため、自社に必要なコストと機能のバランスを考慮し、予算に合わせたシステム選定が求められます。

製品によっては毎月のランニングコストが100万円を超えるケースもあるので、自社がどの程度の規模でRPAツールの運用を考えているのか、事前に検討しておきましょう。

現場から大規模なシステムを求める声が上がっていても、自動化する業務範囲によってはデスクトップ型やクラウド型のRPAで対応できるケースが珍しくありません。

ツールの導入による費用対効果をできるだけ詳細に算出し、最もコストパフォーマンスが高いと考えられるツールを選びましょう。

セキュリティー対策が考慮されたシステムを選ぶ

RPAツールはサイバー攻撃による乗っ取りや野良ロボットの発生など、多くのセキュリティーリスクを抱えています。ツールの権限設定やID・パスワードの暗号化、操作ログの取得など、セキュリティー対策が考慮されたシステムを選ぶことが重要です。

また、RPAによって部門間を横断して業務の自動化を図る際には、それぞれの部署の担当者やシステム部門の社員を集めてセキュリティーポリシーを設定しましょう。

ツールの運用で守るべきルールを決めておくだけでなく、システム上の問題やトラブルがあった際の対応方法をまとめたマニュアルも必要です。

RPAの導入手順

RPAツールのメリットを最大限に活用するには、事前にしっかりと準備した上で導入を進める必要があります。既存のシステム運用環境や社内のITリテラシーによっても適した進め方は異なりますが、大まかには以下の流れで導入するとよいでしょう。

1.RPA導入チーム結成・業務洗い出し

まずは社内にRPA導入チームを結成し、自動化させるべき業務を洗い出します。可能ならば、RPAの知識やノウハウがある人材をチームに加えるのが望ましいでしょう。

RPAツールによって自動化させる社内業務の洗い出しは、大規模なプロジェクトに関するものから日常業務に至るまで、細かくリストアップすることで、その後の作業に抜けや漏れが発生しにくくなります。関係部署とよく話し合った上で、候補を挙げていきましょう。

2.自動化する業務の検討

業務の洗い出しが終わったら、どの部分を優先的に自動化するのか検討しましょう。リストアップした業務を、RPAツールで自動化できるものと自動化が難しいものに振り分け、自動化が可能な業務のうち『今回はどの業務を対象にするのか』を決定します。

ピックアップした全ての業務を一度に自動化するのはまず不可能です。現在の業務量や所要時間などを定量的に測定し、RPAの導入効果が大きいと考えられるものを優先的に選びましょう。

3.導入ツールの検討とルール整備

自動化するものを決めたら当該業務の自動化を実現できるRPAツールを、機能やコストなどを考慮しながら検討します。複数のツールの情報を収集し、どれが自社の環境に合っているのか判断しましょう。

同時に、社内におけるRPAの運用ルールも整備しておくことが重要です。

運用ルールが決められていないと情報漏えいのリスクが高まり、野良ロボットが放置されるといった、さまざまなセキュリティーリスクを抱えることになるでしょう。明確なルールを定めた上で導入すれば、運用上のトラブルを防ぎつつ現場へのスムーズな定着を促せます。

4.運用開始

ツールの選定と運用ルールの整備が終わったら、いよいよRPAツールの運用を開始します。いきなり全社的に始めるのではなく、特定の部門やチームなどの小さな組織に限定して始めるのがよいでしょう。

スモールスタートがうまくいったら徐々に範囲を広げていくことで、導入に成功しやすくなります。初めから完璧なシステム運用は不可能なので、ブラッシュアップを重ねながら範囲を拡張していきましょう。

5.効果測定・改善

RPAツールの運用を始めてからある程度時間がたったら効果測定を行い、ツールが自社に貢献した度合いを明らかにしましょう。その上で運用を改善できる部分があるようなら改善します。

さらに、改善後の運用を一定期間だけ行ってから、再び効果を測定するというサイクルを繰り返すのが成功に導くポイントです。

効果測定の方法や基準は、ツールの導入前から決めておきましょう。測定が必要になってから基準を決める運用だと、必要なデータをうまく集められなかったり、情報収集に過度な時間を取られたりする可能性があります。

おすすめのRPAツール【デスクトップ型】

RPAツールの種類は多く、自社に必要な機能を備えたものを選ぶのに苦労する場合も多いでしょう。機能性に優れているツールの中から自社にマッチしたものを選ぶのが効率的です。まずはデスクトップ型のおすすめツール3種類を紹介します。

導入の簡単さが魅力「ロボパットDX」

ロボパットDX（Robo-Pat DX）は、FCEプロセス＆テクノロジーが開発したRPAツールです。『初心者でも導入が簡単だと思うRPA』のNo.1を獲得するなど、導入のしやすさが評価されており、あらゆるソフトとブラウザを操作できます。

一つのライセンスで複数端末での利用が可能です。ノンプログラミングで利用できる上に専任の担当者とカスタマーサクセスチームによる支援を受けられるので、初めてRPAを導入する企業でもハードルが低いでしょう。

RPA – Robo-Pat（ロボパット）

参考：
【初心者でも導入が簡単だと思うRPA 第1位】RPA ロボパットDXが3冠を獲得しました！｜株式会社FCE Holdingsのプレスリリース

国産でサポートも安心「WinActor」

WinActorはNTTデータが開発したRPAツールです。純国産RPAの代表格で、導入企業は7,000社を超えています。基本的にはデスクトップ型に分類されますが、サーバーへの導入にも対応しており、さまざまな分野での活用が可能です。

NTTデータと全国にあるパートナー企業が導入から運用までサポートを受けられるので、社内に専門知識を有する社員がいなくても不安がありません。ユーザーの環境に合わせて、段階的に業務自動化の範囲を広めやすいパッケージになっているのも魅力です。

RPA国内シェアNo.1 『WinActor（ウィンアクター）』｜NTTデータ公式サイト

オンライントレーニングも「UiPath」

UiPathはルーマニア発のRPAツールです。ニューヨークの本社に加えロンドン・パリ・シンガポール・東京などにオフィスを構えており、日本国内でも高いシェアを獲得しています。

有償ライセンスとトライアルライセンスが提供されており、有償版を契約すると、WebサイトでRPAツールの使い方を学べる『オンライントレーニング』を利用できます。RPAの使い方を基本から学びたい企業には大きな魅力といえるでしょう。

自動化プラットフォーム – RPAのリーディングカンパニー｜UiPath

おすすめのRPAツール【サーバー型】

次にサーバー型のRPAツールを紹介します。いずれも社内の各部門・部署の業務を横断的に自動化できるので、事業規模が大きめの企業におすすめです。

自社に合わせたカスタマイズが可能「Blue Prism」

BluePrismはRPAの先駆けとして世界的に有名なツールです。ユーザーの全社的な業務自動化の実現に向けて、徐々に領域を広げていくことを念頭に開発されています。

取り扱う情報をデータベースで一元的に管理できるのに加えて、強固な暗号処理を行うため、機密データの安全な運用が可能です。

導入の際にはベンダーの豊富な導入実績から、自社に合った運用戦略の提案を受けられます。ベンダー支援の下、計画・設計・導入のプロセスを段階的に踏むことで、自社の環境に合った効果的なツール運用がかなうでしょう。

RPAを超えるインテリジェントオートメーション｜Blue Prism

1ライセンスで何体もロボットを作れる「BizRobo!」

BizRobo!は業務自動化を担うソフトウエアロボットの作成から実行まで、さまざまな機能を実現できるRPAツールです。一つのライセンスで無制限にロボットを作れる仕様で、導入企業によっては1ライセンスで1,000体以上のロボットが動いているケースもあります。

開発環境と実行環境がセットになった価格で導入でき、大規模運用になるほどコストパフォーマンスが高くなるので、全社的に開発環境を構築するのに向いているでしょう。

BizRobo!とは｜RPA テクノロジーズ株式会社『BizRobo!（ビズロボ）』

コールセンター業務を効率化「NICE」

NICEはコールセンター向けのRPAツールです。コールセンタースタッフの電話業務を支援し、顧客管理の効率化に役立ちます。AIを活用した複雑な業務プロセスの自動化をサポートしており、IVRやナレッジマネジメントシステムなど他のコールセンター向けパッケージと連携して活用できるのが特徴です。

センターの拡張や事業規模の拡大に合わせて、RPAの規模も柔軟に変えられるので、スタートアップから大手企業まで幅広く利用できるでしょう。

コールセンター向けRPA｜NICE

おすすめのRPAツール【クラウド型】

クラウド型のRPAツールは他のタイプに比べて低コストで、手軽に導入可能なツールが多くあります。スタートアップや個人事業主でも活用できるクラウド型RPAツールから、特におすすめの2種類をピックアップしました。

効率的にAIが成長「Automation Anywhere」

Automation Anywhereは、世界的に有名なRPAによる自動化ソリューションを提供しています。その中でもクラウド型のRPAプラットフォームである『Automation360』は、業務の自動化を実現するBotを数多く作成可能です。事業規模を問わず多くの企業に導入されています。

AIの技術とそれを利用するための機能が多く備えている上、ドラッグ＆ドロップで直感的に使えるのが特徴です。また、RPAのユーザーコミュニティが組織されており、参加者同士で知識やノウハウを共有したり使い方を相談したりできるのも魅力の一つとなっています。

インテリジェント オートメーションとRPA のグローバルリーダー｜オートメーション・エニウェア
APeople Community – Automation Anywhere Online Community

とにかくシンプルで使いやすい「batton」

battonは『日本で1番シンプルカンタンなRPA』をコンセプトに設計されています。現場に豊富なIT知識を持つ社員がいなくても手軽に始められるのが魅力です。

人事や経理などのバックオフィス業務はもちろん、営業からEC関連部門・飲食店など、あらゆる業務の自動化に対応できます。

AI搭載ツールながら導入のしやすさや扱いやすさ、何度でも受けられるサポートで、リピート率97%という高い満足度を獲得しています。スマートフォンのようなUIで直感的な操作が可能なので、RPAについての知識がほとんどない人にも扱いやすいでしょう。

batton

構成／編集部