業務効率化やコスト削減に有効な「RPA」って何？

業務効率化やコスト削減に有効なRPAは、近年さまざまな現場で注目を集めています。初めて導入を考えているなら、RPAのメリットや具体的な活用事例の他、導入実績が豊富で扱いやすいおすすめツールも押さえておきましょう。

RPAとは

働き方改革や労働力不足への懸念に関心が高まっている近年、RPAが業務改善や効率化に役立つと注目を集めています。RPAの特徴とともに、どのような業務を自動化できるのかについて確認しましょう。

業務を自動化する技術

RPAは『Robotic Process Automation』の略称です。人間が行う業務の手順をロボットに記憶させることで、人間に代わって業務を自動化できる技術やツールを指します。

RPAが得意としているのは『手順の決まっている定型的な業務』が中心で、人間による臨機応変な判断を必要とするような、パターン化されていない業務は自動化に向いていません。人間が事前にRPAに対して業務手順を記憶させることで、ルーチンワークを高速で処理できます。

他にも、特定の文書やWebサイトを巡回してデータを収集したり、収集したデータを分析したりする作業にもRPAが活躍するでしょう。あらかじめデータベースにテキストを登録しておき、ユーザーからの問い合わせに対して返答する『自動応答業務』を任せることも可能です。

業務を代行させる使い方だけでなく、現場のサポート対応をRPAに任せて業務効率化や省力化を図るという活用方法も広がりつつあります。

RPA導入のメリット

(出典) pexels.com

RPAを導入すると、稼働時間が増えて扱えるデータ量が増加したり、コスト削減につながったりする効果を期待できます。さらにはヒューマンエラーの削減をはじめ、現場の思わぬトラブルを抑止するメリットにも注目です。

自動化で扱えるデータ量が増える

RPAに業務を代行させることで、それまで人の手で行っていた業務をロボットに任せて自動化することが可能です。ロボットは24時間365日稼働できるため、夜間や休日などの人間が働くのは難しい時間帯でも働き続けられます。

導入前よりも稼働時間を増やせれば、大量のデータ処理が可能になるでしょう。

複雑性の高いデータ集計をはじめRPAが不得意とする業務の場合は、手順の一部を自動化して、判断が必要な部分のみ人間が担当するという活用方法が効果的です。全ての業務をRPAで自動化できなかったとしても、処理できるデータが結果的に増加し、業務効率が向上します。

例えば、Webサイトから特定のデータをコピーし、Excelシートの指定のセルにペーストするという作業だけならRPAに代行させられるでしょう。自動化できないその後の計算は、Excelの関数やマクロを活用して処理するといった方法が考えられます。

コスト削減につながる

RPAを導入すると、業務全体の処理効率が向上し、人件費の削減につながるのも大きなメリットです。浮いたリソースは社内でより人の手を必要とする業務に割り当てられるため、事業の発展が期待できます。

RPAにより自動化が可能な定型業務は、直接利益に結びつかないものの、事業にとって必要不可欠である可能性が高いでしょう。中止できなくても利益に結びつきにくい業務をRPAに任せられれば、アイディアや思考力が求められる、より複雑な業務に人間のリソースを集中できます。

ヒューマンエラーを削減できる

RPAはあらかじめ登録されているシナリオにのっとって、忠実に同じ作業を繰り返します。作業に微妙な違いが出やすい人間と違って、ヒューマンエラーを起こさない点がメリットです。

長時間労働による疲労や体調不良などによる判断ミスも起こらないため、安全性の高い運用ができるでしょう。

ただし、RPAは機械のため、稼働中に何らかのシステムトラブルが起こる可能性はあります。定期的に稼働状況をチェックしたり、作業結果を確認したりするための監視要員は必要です。

RPAの活用事例

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昨今はRPAを活用して、さまざまな業務が自動化されています。自社に取り入れる参考とするためにも、RPAの具体的な活用事例を確認しましょう。

受注業務の効率化

RPAによって自動化しやすい業務の一つに、『受注業務』があります。自社の受注業務の中で、RPAが処理できるものとそうでないものを振り分けて、RPAに任せられるものはそのまま機械的に処理し、残りを人間が担当するという事例です。

例えば、下準備として処理が煩雑でヒューマンエラーが起こりやすい電話やFAXによる受発注を、後から内容を確認できるメールに切り替えます。その後、受注メールから必要な情報をコピーして社内の受注システムに入力する作業をRPAに任せることで、業務効率化の実現が可能です。

結果としてヒューマンエラーの発生リスクを下げられる他、ミスが起きていないかをチェックするための人件費も削減できます。

基幹システムとの連携による業務自動化

基幹システムと受発注システムをRPAで連携させて、商品情報が変更になっても人の手を介すことなく自動的に更新される仕組みを構築するという活用例もあります。

RPAに任せることで、人力で何度も商品情報を更新する必要がなくなるため、ヒューマンエラーを削減し、確実かつ素早く商品情報の更新が可能です。

基幹システムを刷新して商品情報を一括で処理できる運用に変更する場合と比較して、RPAの活用により導入コストを削減するとともに、社員がシステムに慣れず使いこなせないリスクも削減できます。

おすすめのRPAツール

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RPAを導入する際には、作業手順を記憶させてRPAを稼働させるための『RPAツール』を導入する必要があります。おすすめのRPAツールを二つ紹介します。

手軽に使える「WinActor」

WinActorは、NTTデータが開発した中小企業向けのRPAツールです。国内シェアNo.1を獲得しており、導入企業は7,000社を超えるなど、国内の多くの企業から支持を集めています。

インストールするだけで直ちに使い始められる手軽さが魅力で、パソコン1台からサーバーへの導入まで幅広い環境で使えるため、業種・業態・企業規模を選ばないのもポイントです。

全国各地でNTTデータやパートナー企業からのサポートを受けられるため、初めての導入に不安がある企業でも安心でしょう。

RPA 国内シェアNo.1 「WinActor（ウィンアクター）」｜NTTデータ公式サイト

RPAの勉強もできる「UiPath」

UiPathは、比較的大規模な事業者に適したRPAツールです。世界的に高いシェアを獲得しており、豊富な機能と安心の導入実績を誇っています。

UiPathのユーザーは、UiPathが運営する『RPA無料学習サービス』を利用して、RPAに関する知識を学習できます。RPAについて詳しく学んでから使い始めたい場合や、使いながら深く学んでいきたい場合にもおすすめです。

自動化プラットフォーム – RPAのリーディングカンパニー | UiPath

構成／編集部