オンライン商談でよくある3つの失敗とそれを解決する3つのツール

リモートワークが浸透する中、オンライン商談ではさまざまな失敗が起こりうる。そんなとき、便利なツールがあるのを知っているだろうか。今回はそれらを解決するツールを紹介する。

オンライン商談のよくある失敗3選

1.なかなか画面が切り替えられず、資料が出せずに商談相手を待たせてしまう

オンライン商談では、カメラで上半身と顔を相手に映しながら対話を行うだけでなく、画面共有をしてPDF資料や動画、Webサイトなどを臨機応変に切り替えて実施したいものだ。

しかし切り替えたいタイミングでうまく切り替えられず、相手をお待たせしてしまったことはないだろうか。そんな画面切り替えをスムーズに行いたいときの解決策の一つになるのが、このアプリだ。

●アステリアの商談支援アプリ「Handbook X」

今年2月28日に発売されたアステリアの商談支援アプリ「Handbook X（ハンドブック エックス）」は、営業活動における商談やコラボレーション、フォローアップ活動を支援するアプリだ。デバイスをタップするだけで、PDFや写真、動画、WebサイトやYouTube動画など様々なコンテンツを登録することができ、魅力的なビジュアルのオリジナル「ブック」ができあがる。ブックは様々なシーンで情報を閲覧・共有することができる。

アステリアの製品開発担当者は、「Handbook X」の商談での活用方法について次のように述べる。

「商談の現場では、プレゼンテーションデータ、商品カタログのPDF、YouTube動画、Webページなど販促コンテンツのバラエティが広がっている一方で、様々な情報を使いこなし、スムーズな顧客提案を実現するスキルが問われる機会が増加しています。多様なコンテンツを活用するあまり、PDFや動画などを提示する際に専用アプリの切り替えに時間を浪費したり、見せたい販促コンテンツをすぐに呼び出すことができないなど、新たな課題の解決も急務となっています。

Handbook Xなら、商談に必要な販促コンテンツの登録から閲覧、共有までをアプリ上で完結でき、独自にカスタマイズした提案ストーリーを手軽に作成できます。また、商品カタログなどのPDF、商材の写真、説明動画、さらにはYouTubeやWebサイトなどの外部コンテンツへ専用アプリに都度切り替えることなくHandbook X上からワンストップでアクセスが可能ですので、スムーズな営業、提案が可能です。
タブレットを使った対面営業でもオンライン会議でも、多彩なコンテンツをスムーズにストーリー展開することで、商談成立の流れを作りチャンスを逃しません」

現時点の対応OSはiOS（14以降）、iPadOS（14以降）、Mac OS（11.6以降）、Android（11以降）で、Windows版は2022年度第1四半期に出荷予定という。

2.覚えてもらえない・インパクトがない

オンライン商談は、対面のときと比べて相手に良い印象を与えるには少々物足りないところがある。表情や身振り手振りを行っても、いまいちインパクトがなく、名前や顔も覚えてもらいにくいところがある。

そんなとき、話題づくりにもなるのが、背景画像だ。最近、流行っているのが「誰なのか」が一目でわかる、肩書きや名前を背景に記す名刺背景。しかしただの名刺ではつまらない。そんなときには、相手とのアイスブレイクにもつながるこの背景が使える。

●Sansan「Eight」の47都道府県のバーチャル背景

Sansanが提供する名刺アプリ「Eight」のPC版では、JALとコラボした出身地アピールができる47都道府県のバーチャル背景を無料で作ることが可能だ。

Zoomなどを使ったオンライン会議や商談のバーチャル背景として利用できる画像で、日本航空（JAL）の手がけた47都道府県のオリジナルスタンプとQRコードが載ったものが生成される。QRコードは、スマホのカメラなどで読み取ると、Eightのオンライン名刺を読み込むことができる。

この47都道府県のオリジナルスタンプは、日本航空（JAL）の国内線に乗務するすべての客室乗務員が着用している「縁（ゆかり）都道府県バッジ」に使われているイラストだという。自身に縁（ゆかり）があり、最も親しみを感じる都道府県の形をデザインしており、初対面の客と話す際、何か会話のきっかけになればとの想いがあるそうだ。EightはこうしたJALの考え方からヒントを得て、47都道府県のバーチャル背景を作成した。

SansanのEight担当者に、営業のオンライン商談でこの背景の活用術をアドバイスしてもらった。

「出身地トークは初対面の相手とも話しやすいトピックのため、この47都道府県のバーチャル背景をご利用いただくことで、営業シーンではアイスブレイクが自然に生まれると思います。またEightのオンライン名刺が読み込めるQRコードも付いているため、オンラインでの名刺交換も可能になります。ぜひご自身の出身地の背景を使ってみてください」

3.言葉だけで伝わらずはがゆい思いをする

オンライン商談中、言葉で説明するだけではなかなか伝わりにくく、はがゆい思いをした経験はないだろうか。対面商談なら紙に手書きで図を書いたりしていかようにも工夫はできるが、オンライン商談ではそうもいかない。

そんなとき、簡単に手書きで書くよりもキレイに図解で示せる機能を使うこともできる。

●Zoomのモバイル アプリケーション「ホワイトボード オートシェイプ」を活用

Zoom Video Communications, Inc.のオンライン会議ツール「Zoom」のモバイル アプリケーションに備わる「ホワイトボード オートシェイプ」機能は、注釈を意図した形に自動的に修正することができるものだ。マウス操作によって書いたものも、直線や完璧な形で描くことができる。

Zoomのホワイトボード機能は以前からあったが、2021年4月のアップデートの際に、このオートシェイプの機能が加わった。

【参考】ブレストやミーティングに便利なWeb会議ツール「Zoom」のホワイトボード機能の活用術

Zoomの現地法人のエンジニア関係者は、オンライン商談等における活用術について次のように述べる。

「急激なオンラインシフトに伴い、営業スタイルも変わりつつあります。リモート会議で画面共有やホワイトボードをお互いに書けるのはもはや当たり前に。さらに求められているのが、ブレインストーミングやトピックの可視化、伝えるプレゼンテーションです。付箋や、テンプレート、手書き図形が自然に丸や四角に整うことで遠隔でも同じデスクやホワイトボードで作業しているように共同作業ができる、それがZoomの新しいホワイトボードです。

オートシェイプ機能は手書きの若干ラフな図形を、綺麗な丸や四角に自動成形する機能で、ホワイトボードを使ってアイディアを共有している際に、図形の見た目等、最終的な状態を気にせずに、自由にアイディアを出し合えます。営業シーンにおいても伝わりやすくなるでしょう」

オンライン商談のよくある失敗の解決に役立つツールを3つ紹介してきた。いずれもちょっとしたワザだが、かゆいところに手が届く機能で、オンライン商談をサポートしてくれるだろう。

【参考】
アステリア「Handbook X」
Sansan「Eight」の47都道府県のバーチャル背景
「Zoom モバイル アプリケーションのホワイトボード オートシェイプ」

取材・文／石原亜香利