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Gmailでアーカイブしたメールを検索する方法

2022.02.10

Gmailはパソコンやスマートフォンアプリから手軽にアクセスでき、無料で使用できるため、多くの人が利用しているサービスです。

もちろん、普通にメールアプリとして使用するのは簡単なのですが、「タグ」機能やGoogleカレンダーとのスケジュール共有機能など、豊富に備えられている機能を使いこなせれば、さらに便利に扱うことができるのをご存じでしょうか。

そこで今回は、Gmailの「アーカイブ」という機能の基本的な使い方や、アーカイブしたメールの検索方法などを紹介していきましょう。

Gmailの「アーカイブ」ってどういう機能?

Gmailにおけるアーカイブ機能とは、〝メールを削除せずに受信トレイを整理できる〟機能のことで、基本的にアーカイブしたメールは、受信トレイに表示されなくなります。

Gmailには、似たような機能として、「ミュート」というものがあるのですが、ミュートしたメールは、誰かが返信をしても受信トレイに表示されないのに対し、アーカイブしたメールは、誰かが返信すると再び受信トレイに戻る、という特徴があります。

パソコン、スマートフォンアプリ別Gmailの「アーカイブ」機能の使い方

では、まずは実際にGmailでアーカイブ機能を使う方法を、パソコン、スマートフォンアプリそれぞれで紹介します。

パソコン版Gmailでメールをアーカイブする方法

まずはパソコン版Gmailでの操作。今回はChromeブラウザでGmailを開き、操作を行っていきます。

パソコンのブラウザでGmailを開き、アーカイブしたいメールにカーソルを合わせます。

メールの右側に4つのアイコンが表示されるので、一番左の「アーカイブアイコン(上の画像参照)」をクリック。「スレッドをアーカイブしました」と下部に表示されていれば完了です。

スマートフォン版Gmailアプリでメールをアーカイブする方法

続いてスマートフォン版のGmailアプリで、メールをアーカイブする方法です。

iPhoneとAndroidスマートフォンでは、表示の仕方に若干の違いがありますが、基本的な操作方法は共有しています。今回はiPhone版のGmailアプリを使って、操作していきましょう。

Gmailアプリを開き、アーカイブしたいメールを左右どちらかにスワイプします。

実はこれだけでメールのアーカイブは完了。スワイプした際の操作は、設定次第で変更すが可能ですが、デフォルトはメールをアーカイブするようになっています。

ちなみに、複数のメールをまとめてアーカイブしたい場合は、メールを長押しして複数選択できる状態にします。その後、まとめたいメールそれぞれにチェックを付け、画面上部右側に表示される4つのアイコンから、一番左の「アーカイブアイコン」をタップします。

Gmailでアーカイブしたメールを検索する方法

Gmailでメールをアーカイブすると、受信トレイに表示されなくなるとお話しました。では、アーカイブしたメールはどのように確認すればよいのでしょうか。

大きく分けてアーカイブしたメールの検索方法は2つ。いずれもパソコンブラウザ版、スマートフォンアプリ版で使用できます。今回はパソコンブラウザ版を使って、操作方法を見ていきましょう。

Gmailでアーカイブしたメールを検索する方法【すべてのメールを確認】

アーカイブしたメールは、受信トレイに表示されなくなるため、一見消えてしまっているようにも思えますが、データはしっかりと残されています。

そのため、受信トレイではなく、「すべてのメール」というフォルダを開くと、アーカイブしたメールも含めたメールリストが表示されるようになっています。

Gmailでアーカイブしたメールを検索する方法【検索演算子を使用】

Gmailを開いた時、上部に表示されている検索ボックスに、検索条件となる「検索演算子」を入力することで、アーカイブしたメールのみを検索することが出来ます。

具体的に入力するのは、「-in:spam」(迷惑メール)、 「-in:trash」(ゴミ箱)「-is:sent」(送信済み)「-in:drafts」(下書き)「 -in:inbox」(受信トレイ)の5つ。それぞれ先頭に「-(マイナス)」が付いていることからもわかるように、これらの受信トレイを“除いた”メールを検索することで、アーカイブしたメールが表示されます。

※データは2022年1月上旬時点での編集部調べ。
※情報は万全を期していますが、その内容の完全性・正確性を保証するものではありません。
※製品のご利用はあくまで自己責任にてお願いします。

文/佐藤文彦

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