当日欠勤は有給扱いになる？会社への連絡方法、欠勤理由、注意すべきNG行動

当日になって、『今日は出勤できない』と思う日もあるでしょう。『事前の申請なしに休めないか』という思いがよぎったとしても、明確な理由なき無断欠勤は許されません。やむを得ず当日欠勤をする際のマナーやNG行為、連絡方法などについて解説します。

当日欠勤は有給扱いになる？

労働基準法に則って、どの企業でも有給休暇が設定されています。当日欠勤は、有給休暇として認められるのでしょうか？その可否について考えてみましょう。

会社規定により異なる

結論から述べれば、企業ごとの規定によって異なります。認められる場合もあれば、会社規定上認めないとする企業もあるのです。

労働基準法では『時季指定権』といって、労働者が有給休暇を取得する日にちを指定する権利が認められています。一方で企業には、事業の適正な運営を妨げるような取得時季を変更できる『時季変更権』があるのです。

つまり、有給を取る日を社員が決める権利と、企業が決める権利の双方が存在することになります。

それぞれの権利をどのように行使できるかについては、法律上の明確な定めはありません。労働基準法をベースとした各社の規定に準じて適用されているため、自社の規定を確認する必要があります。

参考：年次有給休暇の時期指定義務（PDF）｜厚生労働省

基本的には事前申請が必要

社員の時季指定権と会社側の時季変更権のどちらが優先されるのかについては、法律上はっきりとした規定はありません。そのうえで、それぞれの権利はどのように正当性を持つのでしょうか？

社員が時季指定権のもとで有給申請をするには、『企業が時季指定権の変更を検討するために必要な合理的な時間』を考慮して、事前に申請することが基本とされています。

例えば、担当する部署・扱う商品によっては、忙しい時期は予想することができます。そのようなときに、会社の状況を考えずに、当日明確な理由なく休まれてしまうと、現場は混乱し利益の減少が見込まれます。

その場合に会社側は、急病などやむを得ない事情でない・明確な理由がないなど、多角的な条件を考慮しながら、時季変更権の行使で申請された有給を拒否することも可能です。

一方で、仕事が閑散期にあり有給取得が進んでいない現場があれば、当日欠勤であっても問題が生じるとはいえず、支障なく有給扱いにできる場合もあるかもしれません。

当日欠勤の連絡マナー

やむを得ない理由で当日欠勤しなければならなくなったときでも、会社への連絡は不可欠です。

近年は、電話・メール・チャットなどさまざまな連絡方法があります。そのような環境の中で、どのように連絡することが望ましいのでしょうか。

原則電話で連絡する

近年は、いくつもの通信手段があります。基本料金以上の通話料や通信料がかからないことで、SNSアプリなどを利用した連絡方法をメインにしている人は多いものです。

そして、会話をすると不要に長い時間を要することもあり、そのような状況を避けるためにテキストで用件を送信することをメインにしている人も少なくありません。

しかし、当日欠勤の連絡に関しては、メールやSNSによる文章だけの連絡で終わらせるべきではありません。電話できちんと、休む旨を伝えるようにしましょう。

実際に通話をすれば、休む側の状況が声の雰囲気で伝わり、相手に納得してもらいやすくなるケースもあります。休むにあたって、重要な仕事や面談がないかなど会社側が確認しておきたいことがあるかもしれず、質問にも迅速に回答できるのです。

必ず始業前に連絡を入れる

『いつ』会社に連絡するかも重要です。当日欠勤では、必ず始業の10～15分前までに電話で一報入れるように心掛けましょう。

業務開始後の連絡だと、連絡を受けた相手は、始業からそのときまでの間に重要な業務がなかったかなどを心配するかもしれません。また、その日に必要な引継ぎなどがある場合も、始業前の方が安心感が生まれます。

反対に早すぎて、始業時間までにあまりに時間があると、誰も出社していないことも考えられます。誰かに伝えたいことがあっても、直接話すこともできません。同僚の1人が確認したいことがあったとしても、その人が出社しているとは限らないのです。

そのため、始業前の早すぎない時間帯に欠勤の連絡を入れることが望ましいといえます。

連絡先は直属の上司

多かれ少なかれ気が引ける当日欠勤の連絡ゆえ、気軽に話せる同僚に伝えたいところです。しかし、当日欠勤の場合は直属の上司へ連絡が基本となります。上司が不在の場合、それに準ずるポジションの人に一報を入れましょう。

なぜなら、会社側はその日に、欠勤する人の仕事を用意しているかもしれません。その際に、報告する人が仕事の割り振りをする権限のある人ならば、すぐに人員の再配置などを行えるのです。

また、欠勤する人がその日にしなければならない業務を誰かに引継ぐにも、勝手に人選することはできません。管理権限のある人に連絡することが、職場の混乱を招かないためにも重要です。

当日欠勤が認められるケースは？

基本的に、当日欠勤は望ましいものではありません。しかし客観的に見て、どうしても出社できない状況があることも確かです。

どのような状況であれば、当日欠勤が認められやすいのでしょうか。一般的な例を見てみましょう。

自分の体調不良

女性の場合は生理痛も

女性の場合、生理痛も会社を休む正当な理由になり得ます。個人差はあるにしても、生理痛は通常の生活を難しくしてしまうこともあるでしょう。

中には『生理痛で欠勤なんて甘えてると思われてしまうのではないか』と不安を覚える女性もいるようです。しかし、現代では社会全体で理解が進み、仕事を休む正当な事由として広く認められるようになっています。

会社に連絡を入れるとき『もしも電話口に出るのが男性だったら』と考え、躊躇してしまうこともあるでしょう。

しかし、そのような場合でも別の理由を無理にこじつけるのはよくありません。仕事に行ける状態でないのなら、生理痛がつらいことを隠さず伝えるというのも一つの方法です。

家族の体調不良

子どもは、急に体調を崩しやすい傾向があります。起こしたら熱がある、体に痛みが生じていたということは頻繁に起こることです。

また、高齢者と同居しているときに、具合が悪くなることもあります。状況によっては1人で日常生活もできなくなる場合があり、付き添いが必要になるケースも考えられるのです。

家族が体調を崩してしまったときに、夫婦のいずれも昼間に働いていると、どちらかが休まざるを得ません。家族の安全と健康のためであれば、当日欠勤は十分に認められるでしょう。

急遽出勤が難しくなるケースも

自身の体調も万全で、出社する意欲も十分あるにもかかわらず、病気以外の理由で出勤が難しくなることがあります。外出を阻むケースについて、幅広く見ていきましょう。

自宅の鍵や財布の紛失

いざ家を出ようとして、自宅の鍵や財布が見当たらないと、そのまま外出するわけにはいきません。解錠したままでの外出はあまりにも不用心ですし、財布がなければ身動きできなくなります。

しかし、たとえ本当であっても、その理由を伝えられた側はあまりよい印象を抱きません。基本的に、鍵や財布の紛失は本人のミスなのです。

そのようなケースで有効なのは、連絡を1度で済まさずに、2段階で報告することです。1度目は『どうしても見当たらず、少し遅れてしまいます』とします。

そしてその後『管理会社に連絡したところ、午後に鍵の交換をすることになり欠勤せざるを得なくなりました』『警察に問い合わせたら保管されていたので、引き取りに行くためお休みしたい』と2度目の連絡を入れて、承認を得てから休みましょう。

家や車の修理

最寄りの駅やバス停がとても遠い場所にある職場もあります。そのような会社では、多くの社員が自家用車で通勤することもあるのです。

出発しようとすると、エンジンがかからないトラブルが発生することもあるでしょう。翌日以降の出社にも関わることから、修理のために欠勤せざるを得ないこともあります。

集合住宅の場合、自身の部屋以外が原因で水漏れや異臭などの異変が生じる場合や、家具の破損や体への悪影響などを考慮し、自宅で対処することが望ましい場合も起こり得るのです。出勤が難しい状況になった時点で、迅速に連絡して承認を得る必要があります。

病院での検査や付き添い

自身や家族の体調が優れずに市販薬の使用では改善しない場合、病院での診察や検査を受ける必要があります。

自分は病院に行けたとしても、子どもや高齢者の場合は付き添いが必要になるケースもあるでしょう。また、検査や診察後のケアも必要です。

付き添いで医療機関に出向くときなども、欠勤しなくてはならない理由の一つです。この場合も会社に対してきちんと状況を説明する必要があります。

当日欠勤する際のNG行為

当人は正当な理由だと考えていても、周囲の目にはそのように映らない場合もあるものです。当日欠勤の事由としてはあまり適さないものについて紹介します。

同じ理由で何度も休む

急な欠勤の理由が毎回同じだと、それが本当だとしても周囲は本当なのか気になってしまうものです。同様のトラブルが続くようであれば、そのトラブルを未然に防ぐ努力も必要だといえるでしょう。

『また車のエンジンがかからないので出勤できません』という事態が続けて起こったら、それならば休日にしっかりと点検しておくべきだと判断されてしまうでしょう。

また、計画的に有給を取得して家族のケアをすることは問題ありませんが、頻繁に身内の付き添いで急な欠勤をすることは、適切だとはいえません。

インフルエンザや食中毒

欠勤の説得力を高めようと、発熱や腹痛をほかの重い症状として伝えてしまう場合があります。しかし、真実でない理由をもって休むことは適切ではありません。

この場合、医療機関からの診断書や治癒証明書を求められたときに、対応できずに困ってしまいます。

書類が用意できないと、体調不良自体は本当だったとしても、結果的にはうそをついたという評価になるリスクもあるのです。

事故や身内の不幸

『事故にあった』『身内に不幸があった』という理由で欠勤することもあるでしょう。誰もが納得せざるを得ない理由であり、真実ならば問題はありません。ただし『休むための理由』として真実でないのに利用するのはNGです。

事故であれば、どのような事故か、相手はどうだったのかなどについて、詳しく聞かれる可能性もあります。また、通院証明の提出も必要になるかもしれません。

身内の不幸を理由にしてしまうと、弔電やお悔みの送り先を訪ねられたときに対処できなくなります。事実ではない大げさな理由は、取ってつけないことが妥当です。

当日欠勤でやってはいけないこと

仕方のない急な欠勤だとしても、社会人としてのマナーに則って行動したいものです。振る舞いがあまりにずさんだと、周囲は快く思いません。急遽休むことになった場合の適切な行動を確認しましょう。

メールやLINEを使う

インターネットの発達やデバイスの進歩によって、テキストで意思を伝える機会が大幅に増えました。電話でのやりとりで必要以上の時間をかけるよりも、短い文章で端的に用件を伝えることに、多く人が慣れています。

近年、重要な要件もメールやLINEで伝える人が増えています。しかし、使い方を誤るとその人自身の評価や信頼度を落としてしまうことにもつながることは、よく理解しておくべきです。

当日欠勤は本来、避けるべき行動です。そのような日に文字だけで連絡することは、非常識と思われる可能性があります。基本的には電話で欠勤の意思を伝えましょう。

上司以外に連絡する

電話口に出た人に、欠勤することを伝えてしまう人もいます。しかし、上司への連絡がマストです。

その人が急に休むことによって、部署の仕事の仕方を変えなければならないかもしれません。そのときに、人の配置や業務の仕方を変更する権限のある人でなければ、迅速な対応ができないのです。

マネジメント権のない人に欠勤を伝え、後になって管理者がそのことを知ったときには、事後対応が手遅れになる可能性があります。そのため、早めに上司に連絡するようにしましょう。

漠然とした理由で休む

体調が悪い、家族の看病をする、住まいにトラブルが生じた、など漠然とした理由で当日休むことを伝えるのは避けましょう。その理由にうそはなくても、大雑把な理由を聞かされた側は、どこか釈然としない気持ちにならないとも限らないのです。

理由を細かく説明し、できればそこに自分以外の原因があると、相手にも納得してもらえます。

『水漏れがしたので休みます』というよりも、『上の階の住人が漏水させてしまい、自分の部屋まで水浸しになったため対応が必要になった』とする方が、理解を得やすいでしょう。

『子どもの具合が悪い』というだけよりも、『昨日の炎天下での体育の授業が、熱中症につながったようだ』と詳細を説明すると、対応の必要性が伝わりやすくなります。

会社を休むときの注意点

自分でも望ましくないこととは分かっていても、どうしても当日欠勤せざるを得ない場合は誰にでもあるものです。そのときでも、注意や配慮を怠ることなく、周囲の心象を損なわない振る舞いを大事にしましょう。

当日でも必ず連絡する

当日になって、仕事を休まなくてはならなくなることまでは、仕方がありません。しかし、無断欠勤だけは社会人として許されない行動だということは、深く理解しておく必要があります。

無断欠勤は、その人の評価を一気に、かつ著しく低下させます。そして、立て続けに行うと周囲の信頼を損ねて仕事がしにくくなるケースもあるでしょう。

どうしようもなく休む場合でも、丁寧な状況説明の連絡は必ず行いましょう。

お休み当日のSNS投稿に気を付ける

『朝は具合が悪かったけれど、しばらくゆっくりしていたら気分もよくなってきた』ということもあります。改善して健やかに過ごせることは、喜ばしいことです。

そして、ペットや子どもといつも通り一緒に過ごせるようになったとして、それをSNSで投稿することは控えるべきです。

その投稿を見た同僚たちが、どう感じるかを考えなければなりません。欠勤を申し出たときは本当に体調が悪かったとしても、会社側には理由をこじつけたと解釈されてしまうリスクがあります。

休み明けは御礼を忘れずに

急な休みから明けて出社した際には、上司をはじめ周囲への御礼を忘れないようにしましょう。『ご迷惑とご心配をおかけして申し訳ありませんでした』『また、寛大なご対応に感謝いたします』というように、丁寧なあいさつが肝心です。

当日欠勤が、有給休暇への振り替え可能な職場だとしても、事後の御礼は必要です。『昨日の休みは時期指定権にもとづく労働者の権利だ』という意識で振る舞ってしまうと、周囲に不要な悪感情を生む原因にもなりかねません。

構成／編集部