小学館IDをお持ちの方はこちらから
ログイン
初めてご利用の方
小学館IDにご登録いただくと限定イベントへの参加や読者プレゼントにお申し込み頂くことができます。また、定期にメールマガジンでお気に入りジャンルの最新情報をお届け致します。
新規登録
人気のタグ
おすすめのサイト
企業ニュース

業務効率化の最も効果的な方法は「やめること」を決めること

2021.07.12

働き方改革

「働き方改革」といえば、ただ単に労働時間を短くすればいいと考える人が多いです。中には、残業の削減だけに取り組んでいる企業もあります。しかし、実はその88%がうまくいっていません。労働時間を圧縮するだけでは、会社の売り上げも社員のモチベーションも上がらないのです。

 短い時間で成果を出し続ける秘訣は「時間を削る」のではなく「時間を生み出す」感覚に変えること。ムダな作業を減らすのに加え、仕事の中から時間を生み出して未来に充てるようにしましょう。

やめることを決めることが「働き方改革」の第一歩

「働き方改革」に関し、700社以上に及ぶクライアント企業に対応してきました。その中で最も効果的だったのはAIの導入でもテレワークの推奨でもありません。「やめることを決めること」です。

 ビジネスパーソンの中には毎年(場合によっては毎月)のように、会社から新たなタスクが課せられることもあるでしょう。それなのに、労働時間の上限が変わらなければ、今までやっていたことをやめていかないと時間が足りません。

 既存のタスクを効率化するために、ITツールや制度にすがる企業が多く見られます。気持ちはよくわかりますが、10時間かかっていたタスクを7時間に圧縮するよりも、成果につながらない10時間のタスクを丸々やめるほうがはるかに効果的です。業務改善では、成果と稼働時間の〝見える化〟をしてから、どの業務をやめるのかを決めましょう。

【提案1】オフィスへの出勤をやめる

 私の会社では、どこでも働けて誰とでも気軽に会話ができる環境を整えるため、Microsoft 365のようなコラボレーションツールを取り入れたほか、コワーキングスペースを法人契約しました。

 30分200円から利用でき、Wi-Fiや電源も整っていて、ドリンクが飲み放題。しかも、スペース内は静かなので、喫茶店で肩身の狭い思いをして仕事するよりも、生産性がかなり上がります。

 顧客との対面の打ち合わせは、スペースマーケットというサービスを利用し、貸会議室をネットで予約することも少なくありません。これらの取り組みによって、結果的には年間400万円のオフィス維持費用が浮きました。

 なお、通勤の義務をなくして機動力を高めたことにより、顧客への訪問件数は22%増。海外ビジネス比率も20%増えていて、利益の向上にもつながっています。

【提案2】振り返る時間を設ける

 私が過去の失敗を機に取り入れたのがリフレクション(内省)です。当時、メンター役を依頼したオーストラリア人の元上司から教えてもらったアドバイスがきっかけでした。マインドフルネス瞑想に近いもので、心を落ち着かせて過去1週間の予定表を眺めます。コーヒーを飲みながらリラックスして、1週間にたった15分、過去の予定表を見返すだけいいのです。

 これにより、成果につながらなかったムダなタスクが自然と見えてくるようになりました。「凝って作ったPowerPointの提案書より、1枚の説明資料のほうが相手を説得しやすい」「報告書の提出をメールで何度も催促するより、チャットで話しかけたほうがすぐに返答が来る」。このような気づきがあって「やめる勇気」を持つことができるようになったのです。

【提案3】トレードオフを実践する

 成果につながらないことが明らかであれば、キッパリとやめる勇気も必要です。やめることで、少なからずデメリットが発生するかもしれません。しかし、重要な仕事をしっかりと片づけることで得られるメリットのほうが、圧倒的に大きいはずです。このように、デメリットの代わりとして圧倒的なメリットを得ることをトレードオフと呼びます。それを巧みにコントロールしながら確実に収益を上げていくことが、ビジネスパーソンには必要不可欠です。

 ポストコロナ時代に生き残れるのは、必要なことだけをする人材です。定型業務はAIやアウトソース(外部委託)を活用し、自分の強みを発揮しながらレジリエンス(しなやかな変化への対応力)を身につけていかなければなりません。

 これからも自分の将来を考えて、〝やめること〟を決断しましょう。

働き方改革

仕事の内容によっては、目の前に同僚がいたほうが気軽に相談しやすいケースもあります。そのため、プレゼンス(在席状況)が確認できるMicrosoft teamsの機能も活用。お互いの予定表もオープンにして、中抜けや出張も見えるようにしています。

越川慎司/全員がリモートワーク・複業・週休3日のクロスリバー代表。約700名のほぼ全員がリモートワークしているキャスター社の事業責任者も兼ねる。自著15冊・累計30万部、DIMEデジタル新書『最速で結果を出す資料の作り方』(小社)が好評発売中。

小学館ID登録&@DIMEログインでルンバi3+&Amazonギフト券が当たる

@DIMEのSNSアカウントをフォローしよう!

DIME最新号

最新号
2021年9月16日(木) 発売

DIME最新号の特別付録は「モバイルPCスタンドMAX」! 特集は「通勤自転車ベストバイ」、「Chromebook vs Surface」

人気のタグ

おすすめのサイト

ページトップへ

ABJマークは、この電子書店・電子書籍配信サービスが、著作権者からコンテンツ使用許諾を得た正規版配信サービスであることを示す登録商標(登録番号 10401024号)です。詳しくは[ABJマーク]または[電子出版制作・流通協議会]で検索してください。