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テレワークで実践!仕事の生産性向上につながる3つのアクション

2021.04.28

テレワークで実践したい3つのアクション

 これまで約700のテレワークを支援し、そこで得た知見を「テレワーク・コミュニケーション研修」として418社に提供してきました。同研修のトレーニング受講者は延べ2.9万人。参加者の満足度は91%、行動を継続する人は70%以上となりました。そんな研修内のトレーニングで教えている「3つのアクション」を紹介します。

アクション(1)心理的安全性を確保せよ

 腹を割って話しても安全であるという心理状態を「心理的安全性」と呼びます。この「心理的安全性」があるチームは、出勤してもテレワークをしても成果を出し続けます。チーム内で何でも話せる雰囲気と関係性をつくってください。

「心理的安全性」を生み出すためには、打ち合わせや会議の際に「冒頭2分の雑談」をおすすめします。仕事とは関係ないカジュアルな会話をすれば〝空気が温まり〟活発に意見を交換できるのです。

 クライアント企業の会議を約8500時間記録して分析した結果、雑談を入れると効率が高まることがわかりました。そのうえで、25社に「冒頭2分の雑談」を2週間試してもらったところ、雑談を入れた会議はそうでない会議に比べて、発言数は1.7倍に。発言者数も1.9倍に上がり、会議が早く終わる可能性がプラス45%になりました。雑談で「心理的安全性」を確保することによって、会議時間や資料作成時間も減り、生産性が確実に上がります。

アクション(2)対話と自己管理能力を強化せよ

 テレワークによって対面での会話が減ると、孤立や閉塞を感じやすくなります。そのため、できるだけ上司と部下の対話時間を増やしてください。チームの定例会議は60分ではなく45分を基本に行ない、空いた時間で部下と対話するといいでしょう。コミュニケーションの頻度が高まれば「心理的安全性」が確保されやすくなります。

 また、業務の進捗を見せる化するように心がけてください。見える化ではなく、自ら率先して進捗を見せていく「見せる化」です。始業や終業の際、チームメンバー全員にタスクとその進捗を軽く発言して自制心を高め、周囲から「サボっているのではないか」という疑念から逃れることもできます。

 社員の14%は「在宅勤務でサボっている」という結果が出ています(クロスリバーの独自調査)。テレワーク=サボる人が多い、と考えるのも無理はありません。

 しかし、そのうち94%は出社してもサボる結果が出ています。問題は働く場所ではなく、職責、適切な目標設定、評価制度です。

 リーダーは、細かく管理することを避け、成長の機会を提供するタスクを与え、正しく評価する義務があります。メンバーは目標があれば達成を目指し、達成をすれば褒められます。上司と部下で共に目標を設定し、達成したら褒める文化があれば、マイクロマネジメント(細かすぎる管理)から解放されることになるでしょう。

アクション(3)情報と感情を共有せよ

 テレワーク中はガラス張りの透明な会議室で仕事しているのと同じです。チャットの会話や作成中の資料は、チームメンバーに見せる状態にしましょう。最も効果が出ているのは「フィードフォワード」です。これは、資料作成の際、進捗20%に達したタイミングで、提出先の人に「ここまで作りました。イメージは合っていますか?」と意見を求めることをいいます。これを定着した結果、74%の「差し戻し」が減り、残業削減につながったケースもあります。

 そして、情報よりも共有すべきは感情です。「さびしい」「認められたい」と思っているテレワーカーは多く、そういった感情を吐き出せる雰囲気をつくることで、お互いに認め合いましょう。

 自分の弱みをさらけ出すリーダーが結果的に成果を出し続けます。リーダー自らが弱みを見せることによって、メンバーたちは感情を出しやすくなり、一体感を持つことができるのです。

 また、オンライン会議では「いいね!」の絵文字や「88888(パチパチパチ=拍手)」を投稿し、発言者を認めてあげてください。必ず盛り上がり士気が高まります。

 このようにコミュニケーションの仕方を少し変えるだけで、チーム力はアップします。複雑な問題をひとりで解決することは決してできません。今回紹介した3つのアクションを実行して、チーム力を高めてください。

テレワークで実践したい3つのアクション

「心理的安全性」がないと、無駄な資料を作成してしまったり、精神疾患になる人が増えたりします。何でも言える関係性をつくることが最優先なのです。

越川慎司/全員がリモートワーク・複業・週休3日を実践するクロスリバーの代表。約700名のほぼ全員がリモートワークしているキャスター社の事業責任者も兼ねる。自著15冊・累計30万部。DIMEデジタル新書『最速で結果を出す資料の作り方』(小社)が好評発売中。

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