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企業が契約関連の業務に導入したいサービスTOP3、3位契約書の管理システム、2位社内のワークフローシステム、1位は?

2020.09.21

新型コロナウイルスの感染拡大によって、今まで“当たり前”とされていた業務フロー、ビジネス環境が見直され始めている。

このほど株式会社Holmesでは、新型コロナウイルスの影響を大きく受けた「飲食業」を含む、複数拠点をもつ業態の企業を対象にした「新型コロナウイルス感染症拡大前後の契約業務に関する実態調査」を実施。

調査の結果、新型コロナウイルスの感染拡大前と比べて、ペーパーレス化や契約関連業務に対する業務効率化ニーズが高まっている実態が明らかになった。調査結果のハイライトは、以下の通り。

1.業務効率化ニーズが高い領域のトップ3

現在、業務効率化を必要と感じている領域の上位3つは、1. 紙の書類のペーパーレス化(63.4%)、2. 契約関連業務の効率化(33.2%)、3. 拠点間を繋ぐワークフローシステム構築(27.5%)(※複数回答)。回答者の半数以上が、ペーパーレス化を必要と感じていることがわかった。

新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、業務効率化に対する必要性は、「ペーパーレス化」が52.5%→63.4%と10.9pt増加、「契約関連業務の効率化」が31.2%→33.2%と2.0pt増加した一方、「拠点間を繋ぐワークフローシステム構築」は、29.2%→27.5%と1.7pt減少した。

また、「ペーパーレス化」のニーズについては、新型コロナウイルス発生前後で、飲食業が28.8%→59.6%と30.8pt大幅に増加。IT関連業についても、51.0%→65.2%と14.2pt増加しており、新型コロナウイルス発生前後で、「ペーパーレス化」ニーズに対する意識の変化が伺えた。

2.拠点運営業務における課題のトップ3

拠点運営業務における、売上げ向上以外の課題上位3つは、1. 従業員の雇用契約管理に手間・時間がかかる(30.8%)、2. 拠点運営にかかるコストの削減(25.8%)、3. 店舗従業員の採用・定着(22.0%)(※複数回答)と、雇用関連への課題意識が高いことがわかった。

新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、拠点運営業務における課題は、「従業員の雇用契約管理」が27.6%→30.8%と3.2pt増加、「拠点運営コスト」が23.7%→25.8%と2.1pt増加した。

一方、「店舗従業員の採用・定着」は、24.0%→22.0%と2.0pt減少した。さらに、「効率的に拠点運営できる体制構築」への課題感も、新型コロナウイルス発生前後で、14.0%→19.1%と5.1pt増加しており、業務効率向上を実現するための仕組み化ニーズの高まりが伺えた。

また、「従業員の雇用契約管理」に対する課題感については、新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、飲食業は23.1%→30.8%と7.7pt増加、サービス業は31.1%→36.6%と5.5pt増加。一方で小売業は、39.5%→32.5%と7.0pt減少しており、コロナ禍における「従業員の雇用契約管理」に対する課題感の変化には、業種による違いがみられた。

3. 拠点運営に関する契約業務課題のトップ3

拠点運営に関する契約業務課題の上位3つは、1. 契約書や関連書類の書類不備対応に手間・時間がかかる(44.4%)、2. 本部と拠点間での契約書等のやりとりに手間・時間がかかる(33.3%)、3. 契約書の締結に時間がかかる(32.0%)(※複数回答)。拠点と本部間でやりとりが発生する契約業務において、書類不備対応への課題の大きさが伺えた。

新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、「契約書や関連書類の書類不備」が42.4%→44.4%と2.0pt増加、「本部と拠点間での契約書等のやりとり」が31.3%→33.3%と2.0pt増加、「契約書の締結に時間がかかる」が29.9%→32.0%と2.1pt増加。また、「過去の契約がすぐ見つからない」も10.0%→13.1%と、3.1pt増加した。

一方で「従業員の雇用契約管理」は、31.3%→29.9%と1.4pt減少し、新型コロナウイルス発生前後での課題感に変化が生じていることがわかった。さらに「(課題は)特にない」の回答も、新型コロナウイルス発生前後で、12.9%→9.9%と3.0pt減少しており、新型コロナウイルス発生以降、拠点運営に関する契約業務の課題感が増加している現状が伺えた。

また、「契約書や関連書類の不備」に対する課題感については、新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、小売業は44.6%→50.5%と5.9pt増加。一方で飲食業は、43.6%→38.5%と5.1pt減少し、新型コロナウイルス発生前後の「契約書や関連書類の不備」に対する課題感の変化には、業種による違いがみられた。

4.飲食業・建設業の約3割が「契約書や関連書類の不備」に対して、対策及び対策検討していない

44.4%の人が課題と感じた「契約書等の書類不備対応」に対し、「対策が取れている」と回答した人の割合は39.5%、「対策をとるか検討中」が26.7%、「対策をとっていない」が26.4%と、対策が進まない現状が伺えた。

また、飲食業については「対策をとっていない」と回答した人の割合が30.0%、「対策をとるか検討中」が13.3%、建設業については、「対策をとっていない」と回答した人の割合が28.6%、「対策をとるか検討中」が34.3%と、他業種と比べて、対策への対応の遅れがみられることがわかった。

5. 契約関連業務で導入したいものTOP3

契約関連業務において導入したいものTOP3は、1.契約書の電子化(40.4%)、2.社内のワークフローシステム(32.8%)、3.契約書の管理システム(32.3%)(※複数回答)。飲食業については1.社内のワークフローシステム(36.5%)、2.契約書の電子化(31.7%)、契約書の管理システム(31.7%)と他の業種とニーズの傾向が異なる結果となった。

一方で、「契約書の電子化」は40.4%の導入ニーズに対して導入済は18.9%、「契約書管理システム」は32.3%の導入ニーズに対して、導入済は18.3%と、導入が進んでいない現状が明らかになった。

「ワークフローシステム」については、32.8%の導入ニーズに対して、導入済は28.3%と、上記2つよりは導入が進んでいるものの、3割強の導入で止まっており、なお高いニーズが伺える結果となった。

<調査概要>
調査時期:2020年7月30日(木)〜8月13日(木)
調査方法:インターネット調査
調査対象:
全国、20~59歳、3拠点(支社・支店・出張所・店舗など)以上の多拠点展開の「飲食」「小売」「サービス」「IT」「建設」「宿泊関連」の企業に勤務する管理部門(経営企画・情報システム・採用・人事・労務・法務・総務)の会社員で、過去6ヶ月以内に拠点(支社・支店・出張所・店舗など)とのやりとりが発生する契約関連業務を経験した男女805名
「新型コロナウイルス発生前後」の定義:
2020年1月以前を発生前とし、2月以降を発生後として調査を実施

出典元:株式会社Holmes
https://www.holmescloud.com/

構成/こじへい

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