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稟議プロセスの必要な書類、未だに7割の企業が「紙に印刷して1人ずつ回覧確認」

2020.09.13

データで管理・運用すればもっと楽なのに……そう感じずにはいられない「紙」を使う総務・事務的な仕事、あなたの会社にもあるのではないだろうか?

特に最近は、新型コロナウイルス対策としてテレワークが普及した影響で、より一層、書類のデジタル化が求められる場面が増えてきている。

そこで今回、企業の総務担当者500名を対象にした「社内データの備えと管理」に関する意識調査が行われたので、その結果を紹介していきたい。

書類データの管理・保管を紙で行っている83.8%

社内書類を紙で保管していると、新型コロナウイルス感染症が拡大している中でも捺印のためだけに出社する必要があったり、水害や火災などの災害時に文書紛失リスクを招いたりするなど、企業の事業継続にも大きな影響を与える。

そこで社内の書類データの管理方法を聞いたところ、紙を使わずデジタルデータで管理できていると回答した企業は全体の11%にとどまり、特に従業員数300名以下の企業では7.6%と低い結果となった。多くの企業が書類を紙ベース管理している実態がわかった。

社内データのバックアップ 2割が未実施、中小・小規模企業で顕著

中小企業庁などでは、企業のBCP対策として社内データのバックアップを推奨している。そこで、情報のコピーやバックアップを取っているかを聞いたところ、バックアップの実施率は全体の68.4%で、ほとんど取れていない、または全く取れていないという回答が2割以上に上った。

特に従業員数300名以下の中小・小規模企業で、バックアップの実施率が低い傾向が見られた。また、社外にバックアップが取れていると回答した割合は全体の32%にとどまる結果となり、遠隔地バックアップはあまり進んでいない実態もわかった。

確認が必要な書類、未だ7割が印刷して一人ずつ確認していると回答

テレワークが進み、稟議プロセスをオンライン化する企業も増えている。そこで契約書類や社内データなど、複数の人で確認する必要がある際、書類を紙で印刷して一人ずつ回して確認したりするようなシーンが社内にあるかを聞いたところ、頻繁にあるが22.6%、ときどきあるが44.8%と合わせて7割近くの企業で紙での確認が慣例化していることもわかった。

アドビ株式会社 マーケティング本部 バイスプレジデント 秋田 夏実は次のように述べている。

「新型コロナウイルスの感染拡大はさることながら、自然災害の多い日本では中小・小規模企業でもBCPの策定が重要となります。洪水や地震等の災害が起こる度に、紙だけで保存されていた各種重要資料が失われるという事例が頻発しています。9月1日の防災の日を前に、社内の情報管理や従来紙で行われてきた稟議プロセスの見直しとともに、データのバックアップや管理負担の軽減の観点からもクラウドサービスの積極的活用が重要です」

出典元:アドビ株式会社

構成/こじへい

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