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コロナ禍で仕事の資料整理を行なった人が続出!スッキリ収納を成功させる鉄則とおすすめ収納アイテム

2020.08.26

セキセイ『アクティフ12インデックスフォルダー』

テレワークの推奨により自宅で仕事をすることが増えた今、作業環境を整えたい人も多いはず。その環境整備で重要なのが、仕事の書類整理だ。必要な書類をすぐ閲覧できるようにするためにやるべきことを、整理の達人・小西紗代さんに聞いた。

「書類整理は定量、定形、定数での管理が重要です。最初に一定量まで物を減らし、取り出しやすい同じ形状のフォルダーやボックスに収納。保存期限を設け、それを超えたものは処分すれば一定数のまま保持できます」と小西さん。

 書類を整理しても時間がたつとリバウンドしがちだが、定量、定形、定数を保てば、その後も維持管理できるという。

「例えば現金出納帳や売上帳は10年と保存期間が決まっています。保存期間がわかるようにして、定期的に処分すれば一定量より多くなりません。家庭の書類も同様。重要でないものは1年保管すれば十分。郵便物はためずに、すぐに開封して『いる』『いらない』を判断するようにしてください」

 収納アイテムは色や形、素材を統一すれば見た目にスッキリする。

「見た目にきれいな収納は、その状態をキープしたくなり、片づけの意欲が高まります。ぜひ実践してみてください」

■ ステイホーム中にやったこと

ステイホーム中にやったこと

「ステイホーム期間に何をしていましたか?」というアンケート調査を実施し、71人が回答。1番が「整理・断捨離など身の回りの片付けや掃除」という結果になった。

【POINT1/書類の分類】
「いる」「いらない」「迷う」で書類を分類

たまった書類は「いる」「いらない」で分別して量を減らすことが大切。瞬時に判断できないものは「迷う」という選択肢を用意すればサクサク分別できる。必要な書類はファイリングやクラウドで保存。不要な書類は重要でない限り破って捨てればいい。迷った書類は時間をおいて見直すことで、処分できるものが増える。書類の中から現金が出てくるケースもあるとか。書類は1枚ずつ確認して分別しよう。

書類の分類

【POINT2/書類のデジタル化】『Evernote』などでクラウド保存する

必要な書類はスキャナーでデータ化して、『Evernote』や『OneDrive』、『Dropbox』などのストレージサービスでクラウド保存。その際、OCR機能で検索可能なPDFに変換しておけば、欲しい情報にどこからでも素早くアクセスできる。進行中の仕事においても、完了したら必要な書類はすぐにデジタル化。ためると面倒になるので、書類の分別は毎日が基本だ。

書類のデジタル化

テキストや画像、PDF、音声など、様々なデータを一元管理できる『Evernote』。無料版もあり、アカウント登録すれば利用できる。

ポータブルタイプ

ブラザー『MDS-940DW』

ブラザー『MDS-940DW』オープン価格(実勢価格約2万1000円)

充電池搭載の無線LAN対応機。PCなしでも外出先でスキャン可能だ。データをmicroSDカードに直接保存できるのも便利。

高機能タイプ

キヤノンマーケティングジャパン『imageFORMULA DR-S150』

キヤノンマーケティングジャパン『imageFORMULA DR-S150』10万円

ネットワーク上にある複数のPCでスキャナーを共有でき、業務システムとも連携。1分間に片面45枚、両面90面をスキャンできる。

平置きタイプ

サンワサプライ『400-CAM073』

サンワサプライ『400-CAM073』オープン価格(実勢価格約3万1600円)

歪み補正機能付きで、分厚い本でも上から撮影してデータ化。A3サイズまで対応し、OCR機能も搭載。同社ECサイト限定商品。

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