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Web会議はどうも発言しにくい…進行役がすべき対策とは?

2020.07.26

テレワークで定番となりつつある「Web会議」だか、やりにくさを感じることはないだろうか。Lightblue Technologyが2020年4月25日にWeb会議を今まで実施したことのある会社員を対象に『Web会議における意識調査』を実施したところ、「対面式よりWeb会議のほうが疲れる」と答えたのが55%にも上り、その原因として多かったのが「Web会議だと発言しにくいから」だった。

そこで「5分会議」など効率的な会議実践の専門家である沖本るり子さんに、Web会議で発言しにくいときの対策を聞いた。

【取材協力】

沖本るり子さん
「5分会議」で人と組織を育成する1分トークコンサルタント。プレゼンテーション、コミュニケーション、リーダー力などを向上させる「5分会議」を活用し、ちょっとした工夫で「できない」を「できる」に!個性を活かす人財育成コンサルタント。「5分会議」®はRKB毎日放送「今日感テレビ」で紹介された。著書に「期待以上に部下が育つ高速会議~会議を変えるだけで部下もチームも変わる(かんき出版)」(かんき出版)他がある。
http://www.e-cheerful.co.jp/

Web会議だといつもより「発言しにくい」どうすれば?

同調査で、Web会議で疲れると回答した55%の人に対して理由を聞いたところ「Web会議だと発言しにくいから(43.2%)」、「事前に社内でのすり合わせ、相談がしにくいから(25.4%)」という回答が多い結果となった。

発言しにくい会議は、良い会議結果が出るとはとても言えない。どうすればいいか。沖本さんは次のように話す。

「それはやり方がまずいのが原因です。Web会議に、従来の会議をそのまま持ってくると、これまでうまくいかなかった場合に、余計うまくいかなくなります。やり方変えることが必要です。

対策は会議のやり方を変えること。順番を決めて、その順番通りに全員が1人ずつ話すようにします。思いついた人から意見を言うというやり方がそもそもの間違いです。また、Web会議では、同時に話すのはNGだとみんなが分かっているので、話すのを待ったりしてしまい、余計に気を使って疲れてしまいます。それなら最初から順番に意見を言っていくほうがスムーズです。また対面式の会議にも言えることですが、いつも発言する人が決まってしまうことの対策にもなります。

この順番に1人ずつ話していくやり方は、対面式の会議でも有効なのですが、Web会議ではそのやり方をやるチャンスです」

時間以内に話してもらう。進行役はオンオフを切り替えて

全員に話すチャンスがあるこの方法は、もともと会議での発言が苦手な人にも、発言しやすい会議となる。さらにスムーズに進めるコツを聞いた。

●制限時間を超えたら音声オフに

「1人ずつ話してもらい、1分ぐらい経ったら進行役は、音声をオフにして次の人、という風にやるのがおすすめです。これはいい効果を生みます。なぜなら、時間内に話せない人は、話が長いということですから、短く話せるように努めるでしょう。そのうち、ポイントだけ話せるようになるはずです。

こうすると、会議がスピーディーに終わりますし、進行役もやりやすいです。話す時間はテーマによって変えます。一文は15秒くらいですから15秒にしてもいいですし、短すぎるなら20秒にするなど、臨機応変に変えてください」

Web会議ツールの中には、進行役が参加者の音声をオンオフできる機能が備わるものもある。全員が順番に話すようにするこの方法なら、「発言しにくい」悩みもなくなるだろう。

取材・文/石原亜香利

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