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在宅勤務が疲れる原因は「ペルソナ」が混ざりすぎるから!?生産性を上げるには切り替えの回数を減らすこと

2020.07.19

在宅勤務では、時間の区切りがつけにくく、自然と長時間労働になりがちだ。だらだらと長く仕事をしてしまう原因と対策を識者に聞く本シリーズ。

今回は、IT戦略のコンサルティングを行うNAEさんに話を聞いた。NAEさんは「こうしたほうが早くない?」が口癖の効率化マニアで、仕事を早く終わらせる術を多数持つ。

そんなNAEさんに解決策を尋ねると、こんな答えが返ってきた。

「原因はただ1つ。ペルソナが混ざりすぎることです」

果たして、ペルソナとはー?

【取材協力】
NAEさん
外資系IT戦略コンサルタント、管理職。ITによる企業変革の旗振り役として多数のプロジェクトに従事しつつ、テクノロジーの目利きとして社内外研修講師を務める。2017年12月に著書『無理難題』を上梓。
https://work.naenote.net/about

在宅勤務でだらだら長く仕事をしてしまうのは「ペルソナが混ざりすぎる」から

「ペルソナとは、人の側面を指します。仮面やモードと呼んでも差し支えありません。例えば私は、コンサルタント、セールスパーソン、キャリアカウンセラー、ガジェットレビュアー、仕事術系ブロガー、父、夫、恋人、友人、人間という生き物など、多くのペルソナを切り替えながら過ごしています。

ペルソナの切り替えは、多大な思考リソースを消費します。ペルソナごとに最適な思考・判断・行動が異なるからです。父としては正しいことも、恋人としては正しくないことがあります。人はそれらを切り替えることで、『折り合い』をつけて生きています」

●ペルソナには近い・遠いの概念がある

「一方、ペルソナには、近い・遠いの概念があります。例えばコンサルタントとセールスパーソン、キャリアカウンセラーと父は近いです。それぞれ『仕事』『導く者』とくくることができるから。一方、恋人とコンサルタントは遠いです。恋人の悩み相談にコンサルタントの課題解決型思考で答えを導こうとすると、『ただ話を聞いてほしかっただけなのに!』と激怒されます。同じ経験のある人もいるでしょう。

近いペルソナ同士のならスイッチも簡単。思考回路に共通部分が多いから。逆に遠いペルソナ同士だと、共通部分が少なく、スイッチに時間と労力がかかります。

さて、在宅勤務の場合、『遠いペルソナ』のスイッチが多発します。例えば、セールス話をしている最中に子どもたちが泣きながら部屋の中に入ってきたら、一瞬、父としての自分が顔を出します。思考に別の判断軸が混ざります。回路が濁り、スピードが落ちます。元に戻すまで一苦労です。

ですから在宅勤務では、思考リソースが過剰に消費されやすいのです。疲れて効率が落ち、仕事が終わらず、長時間労働に陥ります。これが在宅勤務で生産性が落ちる一番にして唯一の原因だと、私は考えています」

●ペルソナの切り替え回数を減らす・近いものに限定すると生産性は上がりやすい

「逆にペルソナの切り替え回数を減らしたり、切り替えるペルソナが近いものに限定されたりすれば、無駄な思考リソースは消費されないで済みます。その分、生産性は上がりやすいですし、下がりにくいです。『オフィスで仕事をすると能率が上がる』とよくいわれますが、それは切り替えるペルソナが『仕事』というくくりの中に限定されるのが理由です。

ペルソナが混ざりやすい状況下では、1つ1つが高コストなスイッチングが多発するため、生産性が下がりやすいのです。ですから、ペルソナを混ざりにくい状況を作ることこそ、生産性を高めるキーなのです」

在宅勤務で早く効率的に仕事を終わらせるには?

では、在宅勤務ではどうすればペルソナが混ざりにくくなるのか。NAEさんは次のように話す。

「ポイントは、外部の割り込みによる強制的なペルソナ切り替えを抑えること、そして今のペルソナを明確に意識することです。そのために、今の自分のペルソナを、正しく、わかりやすく、周囲の人々および自分に対しアピールすることが重要です」

1. 対仕事仲間

「仕事仲間に対しては、Outlookなど社内に共有されるスケジュール表をすべて予定で埋めた上で公開します。予定といっても、会議だけでなく一人作業も登録します。予定のタイトルに、どの案件向けのどんな仕事・作業をしているかわかるよう、『A社向け資料作成』などの接頭辞をつけるとなお良いでしょう。少なくとも、『会議中』、『作業中』、『空き時間』、『退席中』くらいは仕分けます。

例えば一人で作業するつもりの時間帯は、予定の種別は『空き時間』、予定のタイトルは『一人作業』と入れる。また昼食や定時以降、どうしても家のことをしなければならないことがあらかじめわかっている時間など、仕事をするつもりのない、またはできない時間はすべて種別『退席中』でタイトルを『私用』としてしまいます。

これは、今なにをやっているのか、受け答えや割り込みでの仕事依頼が可能なのかを仕事仲間に対してステータスを明確に伝えることが目的です。実際は割り込み依頼が殺到することもありますが、今の自分の状態が相手に伝われば、『あとで空いた時間に返信くれればいいや』と思ってくれやすいもの。いわゆる『期待値のコントロール』です。

これにより、ペルソナ切替タイミングの主導権を自分が握ることができるようになります。先ほども述べた通り、思考リソースの過剰消費は、割り込みによる強制切替が頻発することで起きます。それを排除するだけでも、生産性向上の効果は大きいのです。

また副次的効果として、作業にあてる時間をあらかじめ決めることで集中力が高まるというのもポイントです」

2. 対家族・同居人

「家族などに対しては、パッと見で、今の自分がどんな状態か、どんなペルソナで動いているかがわかる『マーク』をつけます。対仕事仲間よりもわかりやすさをより強く意識しなければなりません。例えば、ヘッドホンをつけていたら会議中、PC横に赤い旗が立っていた作業中、白い旗ならひと休み中、スタンディングデスク前に立っていたら仕事中など。3歳の子どもでもわかるくらいのマークが良いでしょう。

家族や同居人は、いつならあなたに話しかけて良いのか、一切の肌感を持っていないので、あなたがReadyでないタイミングでも話しかけてきます。ペルソナ強制切り替えの頻発する一番の原因がこれです。

逆に、話しかけて良いタイミングをこちらから指定できたなら、この問題は発生しにくいでしょう。ですから、伝わりやすいかたちで『今はいい』『今はダメ』を表現するんです」

3. 対自分

「他者のみでなく、自分に対しても明確に『今のペルソナ』を意識付け、そのうえで、ペルソナに指示を飛ばす意識を持つと、よりセルフコントロールが効きやすくなります。例えば、部下の成長の方向性を部下と一緒に考える『1 on 1』では『キャリアカウンセラー』として、部下の人事評価を決める会議では『評価者』として振る舞うべき、と自分自身に言い聞かせるんです。

言い聞かせるタイミングは、スケジュール表に登録した次の『予定』が始まる前。言い聞かせるときに考えるべきことは、そのペルソナになにを達成“させるか”です。例えば『今から30分の作業における達成事項はなにか』『1時間の会議でなにを合意すれば勝ちなのか』『そのためにどう振る舞い、思考するべきか』などに、考えを巡らせます。

ここでのポイントは『ペルソナに目的を達成させる』とイメージすることです。達成するのは自分ではなく、今から30分作業をする他人(ペルソナ)、と捉えるのです。ペルソナに対して指示を飛ばす、と言っても良いでしょうす。これが上手くいく理由は、人は自分に甘く他人に厳しいから。自分でやると考えると、どうしてもハードルが下がります。しかし他人にやらせると考えると、ハードルは少し高めになります。そこで、自分であり他人でもある『ペルソナ』に指示を飛ばす、と考えると、ハードルの高さがちょうどいいあんばいになることが、経験上多いのです。

『ペルソナに指示を出す』というイメージは、オフィスに出社しているときももちろん有効なのですが、在宅勤務だとその効果が倍増します。理由は、在宅勤務は誘惑が多いからです。後ろを振り向けば、いつもくつろいでいる空間がそこにあります。他人の目はありません。自分の気持ちひとつでいくらでもサボれます。だからこそ、自分を管理監督する別の自分を作りあげるのです。ペルソナに指示を飛ばすのは、在宅勤務で生産性高く働くための絶対条件である『自律』の一手段なのです」

在宅勤務への移行で自分も変えよう

最後に、NAEさんにまとめのアドバイスをもらった。

「在宅勤務への移行は、単なる物理的な仕事環境変化だけでなく、自己コントロールのやりざますら変える大きな変化です。

あなたが在宅勤務で生産性が落ちているとしたら、それはあなたが出社を前提とした自己コントロールから脱却できていないことを示しています。世界はニューノーマルに変わりました。あなたも変わるべきです。そのきっかけとして、ご紹介したペルソナの考え方が参考になれば幸いです。」

在宅勤務で、出社時よりもだらだらと仕事をしてしまい、長時間労働に陥っている人、疲れ切っている人は、この「ペルソナ」アプローチは一つの有効な対策といえる。ぜひ実践してみよう。

取材・文/石原亜香利

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