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だらだら仕事してしまう、Web打ち合わせが長引く…テレワークで陥りがちな悩みを、働き方改革アドバイザーが解決

2020.07.23

在宅勤務でも、出社時と同じように、早く効率的に仕事が終わることは誰もが持つ願い。しかしそう簡単にできることではないのは多くの人が経験済みだろう。

そこで今回は、在宅勤務中に早く仕事の結果を出して、効率的に終わらせる技を、働き方改革アドバイザーの槙本千里さんにレクチャーしてもらう。

だらだら長く仕事してしまう問題を解決するには?

在宅勤務だと、会社にいるときと比べて時間の制限がなく、だらだらと仕事をしてしまいがち。この問題を解決するには? 

働き方改革アドバイザー 槙本千里さん

槙本さんは30社以上の職場経験を持ち、各社で業務のムダを省いて社内コミュニケーション向上等のアクションを起こした経験を持つ。株式会社ワーク・ライフバランス社長の小室淑恵氏に師事したことをきっかけに独立。現在は働き方改革や仕事の効率化・タイムマネジメント、人間関係・コミュニケーション活性化などのコンサルティングや講演・研修活動を行う。

そんな槙本さんはこの「在宅勤務のだらだら問題」について次の2つの解決策を挙げる

1.工夫して時間を区切る

「会社に居るときのように時間の区切り、例えば昼休憩や退社時間、絶対電車に乗りたいという決まった時間がなく、終わりの目途がつけられない人は、自分でタイマーをかけるのをおすすめします。お茶を入れに行く時間など自分一人の取り決めでもいいですし、『●●さんとオンライン面談』など、誰か相手が待っている約束を、仕事を終えたい時間の直後に入れ込んでしまって、意地でもそこまでに終わらせるというのも手です。

私は大阪府民でして、大阪府庁の動向を人より早く入手するために吉村大阪府知事の会見をすべてチェックする趣味ができました。吉村知事の会見や連日のテレビ出演時間にタイマーをかけておいて、『それまでに面倒な大きな仕事をやっつけるぞー!』という作戦が非常に有効でした(笑)」

2.作業時間のタイムトライアルをする

「自分の作業にかかる時間の見積もりが甘すぎる場合も多いので、『この1時間分のプレゼン用パワポ資料の作成は1時間で完成させる』と一度タイマーをかけて、本当にできるのか自分の実力を目の当たりにしてみるのもおすすめ。案外できないことがほとんどなので、その原因や改善方法などに取り組んで、達成できるまでゲーム感覚でタイムトライアルをしてみるのもいいですね」

非対面コミュニケーションが長引く問題を解決するには?

在宅勤務では、通常より人とのコミュニケーションがスムーズに行かず、長引くこともある。この問題を解決するには?

「コミュニケーションが長引く原因は、雑談が楽しいことのほか、相手の読解力や理解力不足ということもあるのかもしれません。そのケースで考えると、相手の理解力が急に上がることを期待しても無理なので、こちらからの出方を変えてみることが先決です。

私が実践しているのは『相手が恐らく言いたかったであろうことまで汲み取って、A案・B案などに整理して提案し、向こうが一言で回答できるようにする』という作戦。この作戦は国語力や、相手を傷つけない巻き込み力が必要ですが、相手が変わるのを延々と待つよりも、自分が成長したほうが断然早いです。試しにやっているうちに、言い方がすごく上手な人の方法を吸収して真似できるようになるなど、こちらの解説力がアップしてきますよ」

ちょっとめんどくさい人とのコミュニケーションを早く切り上げるテクニック

時には、ちょっとめんどくさいコミュニケーションも発生するかもしれない。そんなときはどうすればいいか。

「この3か月、色んな人と非対面でコミュニケーションを取ってみて気付いたことがあります。コミュニケーションがやたら長引く相手は、承認欲求不満のケースが多いんです。そのため、そのニーズにお応えしてあげると仕事もサクサクやってくれますし、こちらの援軍に入ってくれることもあります。具体的には次のように行います」

1.相手が気付いてほしい、気付いてもらえたら嬉しいポイントをすくって小まめに言葉にして褒める

「『そんなの初めて言われましたぁ!』と言わせたらこっちの勝ち、くらいの視点で、相手の隅々に興味を持って見つめてあげるとなお良し。そしてこれが自然とどんな場面でもできるようになると、めっちゃモテます。八百屋のオッチャンにやると、サービス満点に!(笑)」

2.笑わせる

「的外れな意見や自分の自慢を聞いてほしくてしつこく絡んでくる人を、傷つけずに最速で終わらせるにはこれが有効です。相手の斜め上を行くネタで大笑いさせれば、ジ・エンドです。お互いハッピーホルモンも出ますし、次の仕事へのモチベーションも上がります」

3.得手不得手を理解して振り分ける

「上司の立場の場合、部下へ作業を振り分けるときも重要。人には作業の種類によって得手不得手があるので、そこを整理して振り分けてあげると感謝されます。オンラインになると言い出しにくかったり、気付いてもらえなかったりするので、発言力が弱い人こそ救済してあげると喜ばれますよ。これも人間観察力が要りますね。相手に興味を持って、自分がその人だったら…と想像すると色々と気付けるようになるので、一度やってみてくださいね」

自分にとってハッピーな在宅勤務のカタチを提案しよう

在宅勤務で仕事を効率的に早く終わらせることに加え、在宅勤務全体をやりやすいように今のうちに改善しておくことも、槙本さんは勧める。

「唐突に始まった在宅勤務。みなさんすごく頑張られたと思います。そしてこれからも続くであろう在宅勤務を受け入れて『どんな形になったら、自分は前の通勤時代よりもハッピーだろうか?』と考えてみてください。そして誰よりも早く、上層部が気づくよりも早く、その形に固めてしまえばいいのです! まだプリン液は注がれたばかりで固まってはいない状態です。自分のそばに好きなミカンばっかり入れるとか、今なら何でも可能なんです! プリン液が完全に固まってからミカンを大量投入しようとしたら、周りの軋轢がめっちゃ大変ですからね。

上からムチャブリでやらされてウンザリ…と考えているより、『よそではどんなことをやってるの?それってウチでもできないかな?』と、人よりも早く広く情報収集し、あなたにとって都合の良い在宅勤務のカタチを提案してそれを通してしまいましょう。言い出しっぺのあなたが楽しそうに推進すると、社内でもフォロワー・応援者が増えていきますよ。この未曽有の変化のタイミングが、あなたの歴史に残るハッピーチェンジ期になりますように!」

在宅勤務の仕事は、楽しみながら効率アップする工夫をし、時間短縮を目指すのがポイントであるようだ。ぜひ実践してみよう。

【取材協力】
働き方改革アドバイザー 槙本千里さん
転職マニアのごとく20年間で30社以上の職場に入った経験を活かし、どんな職場や人間関係が来ても初見で上手く回せるコツを体得。コロナ騒動中はハローワークの転職術講座で思いがけずYouTubeデビュー。
https://makimotochisato.wixsite.com/hintlink

取材・文/石原亜香利

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