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コロナの影響あり?ビジネスメールのコミュニケーションも「密」に変化

2020.06.15

新型コロナでがらりと変化したコミュニケーション。メールや電話、チャット、オンライン会議などの対面以外のコミュニケーションが通常のコミュニケーションとなった。

そのような中、メールコミュニケーションはどう変化しているのか探ってみた。

今年4~5月のビジネスメール実態

新型コロナ感染拡大を受け、ビジネスメールはどう変化しているのか。

一般社団法人日本ビジネスメール協会は、2020年4月2日から2020年5月1日までの期間、仕事でメールを使っている人1,552人に仕事におけるメールの利用状況と実態を調査した「ビジネスメール実態調査2020」の結果を発表した。

仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」で99.1%となった。ちなみに2019年の同調査では97.46%だった。メールはビジネスにおいて主要なコミュニケーション手段であることは変わりないようで、昨年よりもやや増加した。

とはいえ、テレビ会議・ウェブ会議は31.94ポイント増加しており、テレワークの浸透が伺える。

仕事でメールの送受信に利用している主な機器は「パソコン」(99.68%)で、仕事で使用しているメールソフトは「Outlook(Office 365を含む)」(50.52%)と「Gmail(G Suiteを含む)」(38.40%)となった。

メール送受信の1日平均は送信「14.06通」、受信「50.12通」。2019年の同調査では、送信「11.59通」、受信「38.07通」だったことから、メールコミュニケーションそのものが増加しているのがわかる。

メールコミュニケーションの中身の変化

新型コロナウイルス感染拡大を受け、ビジネスメールのコミュニケーションの中身に、ある変化が起きているようだ。

一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事の平野友朗さんは次のように話す。

「メールで互いの近況を書いたり、励まし合ったり、気遣ったりすることが増えているように思います。相手が休業されている場合もあることから、状況に配慮した言葉選びに苦労している人が増えています。

また、メールのコミュニケーションがより密になっているように感じます。対面で『密』を避ける必要がある分、メールでの雑談が増えている印象です。

メールの返信については、テレワークの人が増えているため、レスポンスが良くなったように感じている人がいる一方、返事が遅くなったという声も聞かれます」

新たに生まれているメールコミュニケーションの型

相手を気遣う、より気持ちが密になったメール。新たにこんな型が生まれているようだ。

「冒頭や最後に気遣いの言葉を入れ、励まし合ったり、再会を誓い合ったりするようなコミュニケーションも増えています。

例えば社内の相手でもあってもプライベートな家族の話に触れたり、社外の相手には『一緒に乗り越えましょう』『一緒に飲める日を楽しみにしています』といった一体感を生むような言葉をかけたりするなどです。全体的に相手に対する気遣いが増え、温かみのあるメールが増えているようです」

まだ型というほど定着はしていないものの、メールコミュニケーションの気遣いレベルが上がっていることから、メールでは冒頭や最後の言葉を意識してみるのも良いかもしれない。

ビジネスメールコミュニケーションにおける工夫

平野さん自身、メールコミュニケーションの変化を背景に、何か工夫していることはあるのだろうか?

「テレワークの浸透から、相手がメールを頻繁に見られる環境にいることが多いため、今まで以上に、早いレスポンスを心がけています。

また、相手に何か困りごとがないかを聞いて、メルマガやFacebookでの告知、分からないことがあったらアドバイスをするなど、サポートできることがあったら手伝うようにしています」

即レスポンスとサポートする精神を互いに持つことで、ビジネスコミュニケーションはよりプラスに働くに違いない。

より人間らしいコミュニケーションに一歩進んだビジネスメール。その流れに順応、先取りしてこの時期だからこそ、心地よいコミュニケーションを取りたいものだ。

【取材協力】
平野 友朗さん
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類で認知心理学専攻。ビジネスメール教育の第一人者として知られ、メールスキルの向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がける。著書多数。
https://businessmail.or.jp/

取材・文/石原亜香利

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