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大学職員や専門学校職員に聞く承認フローを紙で行なうことの課題

2020.06.07

紙は現物。手元に残るため、仕事上、デジタルと比べて安心感がある。とはいえ、効率化の側面からすると、必要性に疑問が残ることも少なくない。

このほど、大学職員・専門学校職員234名を対象にしたワークフローの実態把握に関する意識調査が行われたところ、「紙」での承認フローを行うことで、「承認までのスピードが遅くなる」ことに課題を感じる職員が実に8割にのぼることが明らかになった。以下に調査の詳細を紹介していく。

「物品購入・管理」「出張申請」に稟議申請を行う職員は半数以上

「Q1. あなたが稟議申請を行う校務について教えてください。」(n=234)と尋ねる調査が行われたところ、「物品購入・管理(パソコン、ITシステム、文房具)」と回答した職員が56.8%、「出張申請」と回答した職員が52.6%と、職員の多くが物品購入・管理、出張申請などに稟議申請を行っていることがわかった。

稟議申請に月あたり20時間以上の時間を使う職員は20.9%

「Q2. Q1で回答した校務への月あたりの合計作業時間を教えてください。」(n=234)と尋ねる調査が行われたところ、「20時間以上」と回答した職員が20.9%、「15時間以上〜20時間未満」と回答した職員が3.8%、「10時間以上〜15時間未満」と回答した職員が10.3%と、職員の35.0%が稟議申請に月10時間以上の作業時間を費やしていることがわかった。

稟議の承認作業を「紙」で行っている職員は65.8%

「Q3. Q1で回答した校務の承認作業や承認依頼は、主にどのような方法で行っていますか。最も当てはまるものをご選択ください。」(n=234)と尋ねる調査が行われたところ、「紙」と回答した職員が65.8%と、6割以上の職員が稟議の申請を「紙」で行っていることがわかった。

「紙」での承認フローでは「承認までのスピードが遅くなる」と約8割が回答

Q3で「紙」と回答した方を対象に、「Q4. 承認フローをこの方法で行うことへの課題を教えてください。」(n=154)と尋ねる調査が行われたところ、「承認までのスピードが遅くなる」と回答した方が79.9%と、約8割の職員が「承認までのスピード」に課題を感じていることがわかった。

その他にも「紙」での承認フローの課題は「稟議書の保管場所」や「決裁者不在時の時間ロス」など様々

Q3で「紙」と回答した方を対象に、「Q5. Q4で回答した課題以外に、承認フローをこの方法で行うことへの課題を自由に教えてください。」(n=125)と尋ねる調査が行われたところ、「稟議書の保管場所」や、「決裁者不在時に承認が進まない」など、承認フローを紙で行うことの様々な課題が浮き彫りになった。

<自由回答・一部抜粋>

・46歳:勤務地が大学であるため、承認者の数が多く、また教員が毎日出勤しているわけでもなく、時間のロスが多い。
・50歳:稟議書の保管がめんどう。
・41歳:保管に場所を取る。
・28歳:印鑑決裁しなければならない。
・48歳:どこで滞っているのかがわからない。あと、すべての決裁者を終えた後で、起案担当者が内容の一部を無断で差し替えることが可能になっている。
・31歳:承認後の保管方法。
・57歳:書式の様式がたびたび変更され、書き直しさせられることがある。
・38歳:在宅勤務に対応できない。
・33歳:管理文書が膨大になること。
・61歳:紙の保管が大変で置き場所をとる。
・52歳:紙資源の浪費。
・59歳:決裁権者に、会うのに調整する必要がある。
・30歳:文書を管理する場所が必要。廃棄作業もひと苦労。
・39歳:必ず出社し、デスクで仕事をする必要があるためリモートワークなどが不可能になる。
・48歳:押印が必要であり、タイムロスが生じるほか、決裁権者が休んでいたりすると止まってしまう。
・41歳:承認決裁者以外の人たちへの周知が別ルートになり2度手間になる。
・39歳:決裁者が出張等で外出の期間が長いと稟議を通すまでの期間が長くなりがち。

校務のワークフローのシステム化を希望する職員は85.6%

Q4で「紙への課題がある」と回答した方を対象に、「Q6. それらの校務がワークフローシステム等で電子化になってほしいと思いますか。」(n=222)と尋ねる調査が行われたところ、「システム化・電子化を強く希望する」「システム化・電子化を希望する」と回答した方が85.6%と、多くの職員が校務のワークフローのシステム化を希望していることがわかった。

職員の約4割がワークフローのシステム化で30%以上の業務削減ができると回答

Q6で「システム化を希望する」と回答した方を対象に、「Q7. システム化・電子化によってどの程度業務の削減ができると思いますか。」(n=190)と尋ねる調査が行われたところ、「50%以上」と回答した方が13.7%、「40%〜50%未満」と回答した方が8.4%、「30%〜40%未満」と回答した方が14.7%と、職員の36.8%がワークフローのシステム化で30%以上の業務削減ができると考えていることがわかった。

<調査概要>
調査期間:2020年4月13日〜4月16日
調査方法:インターネット調査
調査目的:大学職員・専門学校職員のワークフローの実態把握
有効回答:稟議申請・承認に携わる大学職員・専門学校職員234名

出典元:株式会社エイトレッド

構成/こじへい

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