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出張の手配はどうしてる?海外出張の手配を出張者がすべて行なう会社は3割強

2020.06.01

日本企業における出張管理は「旅行会社の機能活用」に余地あり

アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行の調査により、日本企業における出張管理は「複数の購買チャネル(出張者自身による予約を含む)」での手配による「出張データの散在」、複数の部門による「管理責任の分散」と「現場レベルでの規律統制への依存」という実態が明らかになった。

複数の購買チャネルでの手配による「出張データの散在」

海外出張手配の依頼先を質問したところ、「会社指定旅行会社(1社)」が38%で最も多く、「会社指定旅行会社(複数社)」の23%と合わせて61%の企業において出張者が利用すべき旅行会社を企業側で指定している。

一方で、「出張者自身による直接予約」を認めている企業が34%にのぼり、その中には会社で指定旅行会社があるものの直接予約も認めているという企業も存在した。

この結果を「出張規模別」で確認すると、「年間3億円以上」の企業群では「会社指定旅行会社(1社)」が65%と突出しており、規模が大きいほど一元管理が進んでいることがわかる結果となった。

 複数の部門による管理責任の分散と現場レベルでの規律統制への依存

出張者が予約手配を依頼した場合に、空席・空室状況やスケジュールの関係、出張者自身の好みなど、様々な事情で規程外手配となっているケースが生じるが、このような規程外手配を誰が発見・確認しているかを質問したところ、全回答者のうち52%の回答者が「出張者の上司・部署内の承認者」が行うと回答した。

一方、「旅行会社担当者」は13%、「会社の出張管理者」は10%に留まった。

この回答を「会社指定旅行会社(1社)」の企業群に絞ってみると、「旅行会社担当者」が29%と大幅にアップし、専門の知識を持つ社外の担当者がチェックを行っている割合が増えることがわかる。

課題改善に必要な「出張管理全般を主管する担当者」「知識を有する人材」の存在

今後の出張管理の課題改善に必要な要素について質問したところ、「出張・手配者の規程に対する理解」が36%と回答した企業が最も多く、次に「出張管理の知識を有する社内の人材」と回答した企業が30%、「出張管理全般を主管する担当者の存在」が27%と続く結果となった。

調査から日本企業では総務・人事部門が他の業務と並行して出張管理業務を担っていることが多く、自前での専門家の育成が難しい状況であることが想像できる。

一方外資系グローバル企業では、「1つの購買チャネル」での手配による「出張データの一元管理」「旅行会社を活用した手配現場での規律統制」を行い「トラベルマネージャー」に出張管理責任を集中させている。

日本企業の出張管理の改善策として、出張管理の高度化をともに考え実行をサポートする専門会社、すなわちトラベルマネジメントカンパニー(TMC:Travel Management Company)の手を借りることも選択肢の一つではないだろうか。

調査概要

調査対象:「上場企業」と「出張費用7,000万円以上かつ海外5拠点以上の未上場企業」の「人事部門」「総務部門」「財務・経理部門」「出張管理担当者」
有効回答数:128件
主な調査項目1)出張管理主管部門、 2)予約手配依頼先、 3)導入ツール、 4)出張規程内容、 5)出張規程外予約手配、 6)データ活用、 7)今後の課題、の 7 分野で合計 26 問

構成/ino.

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