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ハンコ文化は今こそ見直されるべき!?緊急事態宣言下で書類の押印のために出社した会社員は4割以上

2020.05.15

たかだか、朱肉のついた文字盤を紙に押し当てるだけの作業。そのためだけに、未知のウイルスに感染する危険を冒してまで出社する意義とは、いったい何なのだろうか。

コロナ禍でより一層の見直しが進むべき日本のハンコ文化。その実態を探るべくこのほど、ペーパーロジック株式会社により、全国の会社員105名を対象にした「緊急事態宣言下における会社員の出社状況」に関するアンケート調査が行われたので、その結果を紹介していきたい。

緊急事態宣言下でも契約書や稟議へのハンコのために出社する会社員、44.8%

「Q1. 緊急事態宣言が行われた以降でも、契約書や稟議書等への押印のために出社しましたか?(緊急事態宣言は令和2年4月7日に発令され(対象地域は東京都他1府5県)、4月16日に対象地域が全都道府県へ拡大)」(n=105)と尋ねる調査が行われると、「3回以上出社した」と回答した人が30.5%、「1、2回出社した」と回答した人が14.3%という結果に。

44.8%の会社員が緊急事態宣言下においても、契約書や稟議書等への押印のために1回以上会社に出社をしていることがわかった。

緊急事態宣言下において業務上の「承認」のために出社する会社員は約4割

「Q2. 緊急事態宣言が行われた以降でも、業務上の「承認」のために出社しましたか?」(n=105)という質問に対しては、「3回以上出社した」と回答した人が24.8%、「1、2回出社した」と回答した人が14.3%と、約4割の会社員が緊急事態宣言下においても、業務上の「承認」のために1回以上会社に出社をしていることがわかった。

緊急事態宣言下でも「紙の書類」のチェックのために出社する会社員は約4割

「Q3. 緊急事態宣言が行われた以降でも、請求書等の「紙の書類」のチェックや対応のために出社しましたか?」(n=105)という質問に対しては、「3回以上出社した」と回答した人が26.7%、「1、2回出社した」と回答した人が14.3%と、約4割の会社員が緊急事態宣言下においても、「紙の書類」のチェックや対応のために1回以上会社に出社をしていることがわかった。

緊急事態宣言下でも出社して対応する書類は「請求書」「契約書」がトップ

Q1、Q3で「出社した」と回答した人を対象に、「Q4. 主にどのような書類の対応を行いましたか?最も当てはまるものを教えてください。」(n=78)と尋ねる調査が行われた。

その結果、「請求書」と回答した人が35.9%、「契約書」と回答した人が28.2%と、緊急事態宣言下においても出社時に押印やチェックなどの対応をする書類の多くは「請求書」と「契約書」であるということがわかった。

「契約書・稟議書」を出社対応する人の多くは決裁者や営業担当

Q4で「契約書・稟議書」と回答した人を対象に、「Q5. 下記にてあなたご自身として当てはまるものを教えてください。」(n=35)と尋ねる調査が行われた。

その結果、「部門長(決裁者)」と回答した人が37.1%、「営業」と回答した人が37.1%と、出社して契約書や稟議書を対応する人の多くが部門長(決裁者)や営業担当であることがわかった。

「見積書・受発注書・受領書」を出社対応する人の多くは決裁者や営業担当

Q4で「見積書・受発注書・受領書」と回答した人を対象に、「Q6. 下記にてあなたご自身として当てはまるものを教えてください。」(n=7)と尋ねる調査が行われた。

その結果、「営業」と回答した人が71.4%、「部門長(決裁者)」と回答した人が28.6%と、出社して見積書や受発注書、受領書を対応する人の多くが営業担当や部門長(決裁者)であることがわかった。

「経費精算書・請求書・納品書」を出社対応する人の多くは経理

Q4で「経費精算書・請求書・納品書」と回答した人を対象に、「Q7. 下記にてあなたご自身として当てはまるものを教えてください。」(n=31)と尋ねる調査が行われた。

その結果、「経理」と回答した人が38.7%、「営業」と回答した人が32.3%と、出社して経費精算書や請求書、納品書を対応する人の多くが経理や営業担当であることがわかった。

■まとめ

今回の調査では、緊急事態宣言下においても契約書や稟議等への押印のために、出社を余儀なくされている会社員が約4割にのぼり、さらに「紙書類」のチェックや対応のために出社をしている会社員も同じく約4割いたということがわかった。

対象となる書類は、1位に請求書35.9%、2位契約書28.2%、3位稟議書16.7%の順となった。出社対応する会社員は、多くが部門長(決裁者)や営業担当であることも判明した。

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大の影響により、テレワーク化や在宅勤務推進が急務である各企業にとって紙書類、特に契約書や請求書などの紙のやりとりが大きな障壁になっており、これらの問題が改善されない限り、緊急事態宣言化においても多くの会社員が出社をしなければいけないのが現状と思われる。

今後さらに進んでいくであろうテレワーク化に向けて、社内業務を円滑に進め、いざという時でもビジネスを止めないためにも、社内における「紙とハンコ」からの脱却が急務であると言えるだろう。

<調査概要>
調査概要:「緊急事態宣言下における会社員の出社状況」に関するアンケート調査
有効回答:全国の会社員の男女105名
調査期間:2020年5月1日~2020年5月1日

出典元:ペーパーロジック株式会社
https://paperlogic.co.jp/

構成/こじへい

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