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書類に押印する目的のために出社する意味はあるのか?テレワーク推進の大きな障壁となる日本企業のハンコ文化

2020.05.05

ビジネスパーソンの不要不急の外出自粛を妨げる、日本企業にはびこるハンコ文化。ハンコを押すためだけに公共交通機関を乗り継ぎ、会社に出社することに疑問を抱く人は多い。

そんな状況を踏まえてこのほど、クラウドシステム「ジョブカン」のジョブカンワークフロー・経費精算を導入中の企業を対象にした、申請・承認作業に関する調査が行われたので、その結果を紹介していきたい。

ワークフロー・経費精算システム導入前の課題、「承認状況をリアルタイムに把握できない」(約58%)が最多

調査の結果、ワークフロー・経費精算導入前は、約80%以上が稟議や経費精算を紙・ハンコを使用して実施していたことがわかった。

ワークフロー・経費精算システム導入前の課題としては、「承認状況をリアルタイムに把握できない」(約58%)、「社外から申請・承認できない」(約53%)、「承認までに時間がかかる」(約51%)などが高い割合で回答された。

また、ワークフロー・経費精算システムを導入している企業の70%以上がテレワーク・時差出勤・フレックスタイム制を取り入れていることが明らかに。

個別に導入企業にヒアリングは行われたところ、「現状テレワークなどは全社導入できていないものの、ワークフロー・経費精算システムやHangouts Meet整備中。より遠隔で働きやすい環境を作り上げていく予定。」、「パソコン遠隔操作ソフト、ファイル管理システム、ワークフロー・経費精算システムをテスト運用しテレワークの準備をしている。テスト中ではあるもののスタッフ全員が資料を回覧できるフローを作ることができた」といった声が寄せられたという。

テレワークなどを実施する中でワークフロー・経費精算システムを、約80%の企業が自宅/社外からの経費精算などの申請承認業務と、承認状況の把握で活用していることが判明。

また、書類・押印のために出社する必要がなく(約61%)、承認者の所在を確認する手間もかからない(約59%)点が便利だという回答もあった。

テレワークなどを実施する中で最も活用しているサービスは、勤怠管理システム、オンラインミーティングシステム、チャットツールだった(ともに約61%)。基盤となる従業員の管理と、社内・クライアントとのコミュニケーションをつかさどるサービスが積極的に活用されていることが見て取れる。

特にコミュニケーションツールについては「日常の気軽なコミュニケーションを維持するため」や「離れた場所でのコミュニケーションが円滑に行えることが最重要なため」といった理由から活用されているようだ。

次いでワークフロー(約45%)・経費精算システム(約38%)があげられていた。

【テレワーク支援対策プラン概要】
●内容:期間中のジョブカンシリーズ新規契約社に、サービスを開始後1ヶ月間無償で提供
※創業3年未満の企業は「起業支援プログラム」が適用されるため1年間無償
●期間:~5月31日
●対象サービス:ジョブカン全シリーズ(勤怠管理、ワークフロー、経費精算、労務管理、給与計算、採用管理)

【テレワーク時のジョブカンワークフロー・経費精算活用法】
・ワークフロー:
https://all.jobcan.ne.jp/info/column/1764/
・経費精算:
https://all.jobcan.ne.jp/info/column/1771/

●「ジョブカンワークフロー」について
これまで保管や検索が大変だった紙の稟議書・申請書をペーパーレス化するワークフローシステム。承認経路や、自社独自申請書の登録も簡単に設定可能。IPOにも対応している。管理者・承認者・申請者の業務負担を軽減し、組織の意思決定の高速化に貢献する。
・公式サイト:https://wf.jobcan.ne.jp/

●「ジョブカン経費精算」について
「ジョブカン経費精算」は、経理部門向けのクラウドサービス。複雑な経費精算業務をシンプルな画面で簡単に処理する。乗換案内との連携や、申請金額の上限設定といったミスを未然に防ぐ機能を多数搭載。申請内容をもとに仕訳データ・FBデータを自動生成するため、振込の手間も削減できる。スマートフォンに対応しているためいつでも、どこでも申請・承認が行える。
・公式サイト:https://ex.jobcan.ne.jp/

出典元:株式会社Donuts
https://www.donuts.ne.jp/

構成/こじへい

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