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テレワーク状況下でも書類の提出や押印のために出社しなければならない状況はいつまで続くのか?

2020.05.05

必要だが緊急ではない事柄は、平時、どれほど非合理的なものであっても放置されがち。しかし、今は文字通り緊急事態だ。社員の安全を第一に考えるのであれば、会社への立ち寄りが必要な資料の提出などは、一日も早く電子・ペーパーレス化すべきだろう。

しかし、テレワーク状況下であっても、61.4%の事務・技術職の女性社員が「紙提出のために出社経験がある」という事実がこのほど、ペーパーロジック株式会社が実施したアンケート調査によって明らかになった。

なお本調査は、4月3日~2020年4月4日の期間、事務・技術職の女性会社員110名を対象に行われている。

テレワーク・リモートワークを導入している会社は4割

「Q1:現在のあなたのお勤め先の職場環境についてお聞きします。あなたの会社ではテレワーク・リモートワークを行っていますか?」(n=110)と尋ねる調査が行われたところ、「行っている」と回答した人が40%と、半数近くの会社がテレワーク・リモートワークへ移行していることがわかった。

社内資料が紙媒体の会社は50%超!

「Q2:あなたの会社では、会議や決裁、稟議などで利用される資料は紙媒体中心ですか?それとも電子・ペーパーレスが中心ですか?」(n=110)と尋ねる調査が行われたところ、「紙媒体」が52.7%と、半数以上の会社が紙媒体中心で業務を進めていることがわかった。

リモートワーク・テレワーク時でも紙の提出のために出社・立ち寄りする会社員は61.4%

Q1で「行っている」と回答した方を対象に、「Q3: 紙があるから出社や立ち寄りしなければならない状況がありますか?」(n=44)と尋ねる調査が行われたところ、「何度も経験がある」「経験がある」が61.4%と、多くの会社員がリモートワーク・テレワーク時においても、出社や立ち寄りによる書面の提出経験があることがわかった。

現状の出社・立ち寄りによる書類の提出に不満の声多数

Q2で「経験がある」と回答した方に「Q4:このような状況に対して思っていることを自由に教えてください。」(n=22)と尋ねる調査が行われたところ、電子・ペーパーレス化を希望する声が多数挙がった。

・21歳:「財務系の為、伝票等の持ち出しできない為出社するしかない」
・22歳:「もっとペーパーレスが推進されていれば、会社に行かずに済むと思う」
・23歳:「電子媒体への移行を早く行わねばならない」
・23歳:「郵便書類を確認処理する必要がある」
・24歳:「不便さがある」
・23歳:「面倒くさい」
・23歳:「完全にリモートワークできるシステムを構築してほしい。」
・22歳:「面倒だと思った」
・24歳:「面倒」
・23歳:「不便」

45.5%女性会社員が、社内資料の電子・ペーパーレス化を希望

「Q5:会議や決裁、回覧などで利用される資料について、紙媒体と電子・ペーパーレス、どちらが良いですか?」(n=110)と尋ねる調査が行われたところ、45.5%が「電子・ペーパーレス」、24.5%が「紙媒体」と、半数近くの会社員が資料の電子・ペーパーレス化を望んでいることがわかった。

社内の紙書類、ウイルス感染への可能性を感じる23.3%

「Q6:新型コロナウイルス感染拡大を受けて、多くの人が触れている硬貨・紙幣を利用することへ抵抗感が高まっています。現在、「紙」に関してどういうことを感じていますか?」(n=30)と尋ねる調査が行われたところ、「その他」の回答を除いて、「ウイルス感染の可能性を感じる」などのほか、紙に対してネガティブな意見が多く集まった。

40%の女性会社員が紙に対してネガティブな印象

「Q7:さらに、「紙」に関してどういうことを感じていますか?」(自由回答)と尋ねる調査が行われたところ(n=60)、以下のようなの意見が集まった。

<Q7:「紙」に関してどういうことを感じていますか?/自由回答・一部抜粋>
・22歳:裏紙も利用してなるべくゴミをださないようにしています。1人一台パソコンがないため、まだ紙が多いけどペーパーレス化をしたいです。お金は抵抗あるので電子マネーやカード利用です。職場内は特定の人物のみだが、郵便物や紙幣は汚れていると認識しており、触ったあとは手を洗うか、顔を触らないようにします。
・23歳:ウイルスが付いてそうで怖い
・23歳:環境のためにも紙使用は減らすべきだ
・23歳:これを機会にデジタル管理に加速して自然に優しいトレンドを作ることが良い
・23歳:汚い感じがする
・24歳:紙のゴミがすごい
・23歳:ウイルスがついているか多少気になる
・24歳:接触る方が多く、気になる

■まとめ

今回の調査では、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、勤務先からテレワーク・リモートワークを推奨されるようになった半面、決裁や稟議など紙媒体の提出は出社・立ち寄りしなければ承認されないという課題が浮き彫りになった。加えて、紙媒体での資料に対し、資源ロスや情報共有の不便さなど多くの会社員から否定的な声が挙がった。

新型コロナウイルス感染症対策の長期化によって、今後はより多くの企業においてテレワーク・リモートワークへの移行が見込まれる。今回の調査結果のような社員の声を企業が制度に取り込むことで、世の中の動きに合わせながらも生産性の向上が可能になるのではないだろうか。

<調査概要>
調査名称:「女性社員の職場環境」に関する意識調査
調査目的:テレワーク・リモートワ―ク中におけるペーパーレス化の現状を把握するため
有効回答:東京にある企業で事務・技術職の女性会社員(以下、女性会社員)110名
調査期間:2020年4月3日~2020年4月4日
調査方法:インターネット調査

出典元:ペーパーロジック株式会社

構成/こじへい

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