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2000人のテレワーカーが在籍する企業に聞くテレワークを円滑に運用する5つのポイント

2020.04.30

時勢柄、様々な業態で進むテレワークの導入。しかし、ノウハウの乏しさが原因で、作業効率の低下、プロジェクトの停滞を招いてしまう会社も少なくないだろう。

そこで今回、2,000名以上のテレワーカーが在籍し、テレワーカーによる営業支援サービスなどで実績を残す企業「アイドマ・ホールディングス」が提案する「テレワークを円滑に運用するポイント」を紹介していきたい。

テレワークを円滑に運用するポイントを公開!

■業務の棚卸

まずは、社内で働いているスタッフ一人ひとりがどのような業務を行い、どのような流れで作業しているのかについて洗い出す必要がある。

例えば、営業、プレゼン用といった資料作成であっても、取り掛かるまでのデータ収集や整理までの過程などをどのように行っているか、細かく可視化することが大切。これにより、この業務のこの部分はテレワークでも運用可能だろう、といった目測をつけることができる。

この業務プロセスの可視化を適切に実施することで、業務フローの改善点がわかり、生産性の向上へつながるだけでなく、RPA※・AIでの運用も視野に入れることができるようになるなど、今後ますます加速するであろう人手不足問題への対抗策へとつなげることも可能だ。

※RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション):パソコン操作をソフトウェアのロボットに記録(模倣)させて、動作を自動で行わせることで、デスクワークを効率化・自動化する仕組みのこと。

■採用準備

採用時、職種によっては非常に多くの募集が集まる。そのため、事前にオペレーションや採用基準を明確に決めていかないと対応業務に追われてしまうケースがある。
(比較的難易度の低い職種は、求人原稿の採用条件を厳しめに書くこともおすすめ)

また、採用後は社内にしっかりと業務マニュアルが整備されていることが理想だが、そうでない場合は教えながらであれば業務を行える状態の基準、任せて一人で仕事を進められるための基準などを前もって明確にしておく必要がある。

総じてだが

・テレワーカーと連絡がスムーズに取れるか(レスポンスの早さ)
・正しく素早く報告を挙げられる状況(環境だけでなく、その人の特性なども含め)があるか

などで企業側の管理にかかる手間のかかり具合はかなり変わる。そういった点を採用段階から考えて設計することは重要だ。

採用過程での連絡のやり取りを採用基準にするのも、テレワーカーとしての素質の見極めにつながる。同時に応募者のビジネスレベルを把握できるので、一定水準以上の素養をお持ちの方を採用するとトラブルも少なくスムーズな業務遂行へとつながる。

■書類、マニュアル準備

直接顔を合わせる機会が少ないからこそ、お互いの信頼関係の構築はとても重要。その第一歩として、企業とテレワーカーがきちんと契約書を結んで業務にあたってもらうことは、テレワーカーの安心感、帰属意識の高まりにつながる。

急いでテレワークに切り替えたいからといって採用が決定してから契約約款・契約書等の書式の準備や業務マニュアル作成するのでは、PDCAサイクル(Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善))を潤滑に回すことができない。テレワークへ切り替えた滑り出しから成果を出すには、採用者が決定する前にこれらの書類を揃えておくことが望ましい。

■円滑なコミュニケーションが取れる環境の構築

社内という近い距離であればストレスなくコミュニケーションが取れることでも、離れているので些細なことでもいちいちメールなどで確認しなければいけないなど不便に感じる場面が度々訪れる。

そこで、はじめからテレワーカーとのコミュニケーションルールを明確に周知していくことが重要。使うツールや連絡の手段を明確にして、困ったらいつでも連絡して良いというような雰囲気づくりも大切な要素の一つとなる。

また、一人の環境で業務を行うことにもなるので、テレワーカーからの連絡や、何か成果が上がったときは、レスポンスをしっかりと行うことでスタッフのモチベーションを保った業務の遂行へとつながる。

■業務状況の把握

業務状況を把握できるように、タスクを共有・見える化しておくことが大切。状況の把握が不透明だと、思わぬところに時間が掛かっていて本来の業務が予定通り進まないケースなどにもすぐに気が付くことができない。時間で仕事をする事務職などの場合、日報など報告のルールを明確にしよう。

テレワーク実施後は、どのくらい生産性が向上したか、という点を数字として定量的に測定することも実施効果を図る上では外せない項目になるだろう。

出典元:株式会社アイドマ・ホールディングス
https://www.aidma-hd.jp/

構成/こじへい

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