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業務の効率化、社員の一体感、企業文化の維持、テレワークを成功させるための5つの条件

2020.04.29

新型コロナの影響でテレワークが急速に普及している。通勤の手間が減ったことで社員の負担が減った一方、業務効率化に結び付けられなかったり、社員同士の一体感が失われてしまったりという企業も少なくなさそうだ。

そこで今回、外資系人材紹介会社ヘイズ・スペシャリスト・リクルートメント・ジャパンが推奨する「テレワークを成功させるための5つの方法」について紹介していきたい。

ビデオ会議で使用するツールの選択

様々なツールの中から適切なツールを選択しよう。使用するツールの種類が多すぎると負担になるので、 注意が必要だ。

ビデオ会議を行う際には、実施前に議題を決め、参加者全員がこれを閲覧できるように設定し、実際の会議同様に進行するよう手配すべき。参加するメンバーには出席する意義を伝えよう。

こうすることで、テレワークであってもチーム間の繋がりを維持し、チーム運営を円滑に進めていくことができる。

チームメンバー間の信頼関係を深める努力をする

在宅勤務では、オフィスと異なり、臨機応変にコミュニケーションを維持することが難しくなる。

このため、相手に理解してもらえるように話す内容を明確にする必要がある。また、会議の時間を設け、雑談を通じて関係性の構築・維持に努めることもひとつの方法。定期的にビデオ会議ができない場合でも、インスタントメッセージ用アプリケーションを使用すれば、簡単にコミュニケーションすることができる。チームに新しいメンバーがいる際には、こうした対策が特に有効だ。

チームメンバー間で特定の専門知識を共有する

テレワークでは、オフィスのように特定の分野の専門知識を共有することが難しくなる。社員に対し、自らの専門知識に関するガイドラインの作成やホストウェビナーの開催、ポッドキャストへ録取を奨励しよう。これによってチームメンバー間で知識を共有し、社員の活動をよりよく理解することができる。 協力的な社員を評価し、称賛することも重要だ。

意思疎通に努め、団結力を強める

対面しているときと異なり、互いに離れた場所で仕事をしていると、メンバーの感情や反応を理解するのが難しくなる。可能であればビデオ通話を使用して、チームメンバー同士で顔を合わせ、よりよくコミュニケーションを図るようにしよう。

また、通常の電話での会話においては、メンバーの声の調子や話し方の変化に注意し、相手の気持ちをよりよく理解するように努めよう。さらに、『私たち』や『私たちの』といった『仲間意識を感じさせる』言葉を使用して、一体感や団結力を高めようにすることも有効だ。

社員への信頼が企業文化を育てる

テレワークの初期段階ではさまざまな課題が発生しがち。その一方で、会社から信頼され、会社の利益のために働いていると意識することで、企業文化に対する意識が育まれ、仕事の姿勢に好影響を及ぼし、好循環を生み出すことも可能になる。

結果的に、人材の強化につながり、変化への対応力を養う上でも有効になる。この段階に到達できれば、もはや働く場所は重要ではなくなり、企業の文化を維持しながらチームをマネジメントできるようになることだろう。

出典元:外資系人材紹介会社ヘイズ・スペシャリスト・リクルートメント・ジャパン株式会社

構成/こじへい

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