新社会人が最低限覚えておきたい名刺交換の手順、交換の流れ、マナー、印象アップのコツを解説

名刺交換をしたことがない新卒社会人にとって、手順やマナーが分からなければ不安になることも多いでしょう。ビジネスマンとして必ず習得しておかなければならない、名刺交換の仕方・マナー・注意点について解説します。

名刺交換の基礎知識

ビジネスの基本である名刺交換について、なぜ大事なのかということを理解しておきましょう。交換する流れも細かく解説します。

名刺交換が持つ役割

ビジネスにおいて、名刺は重要なコミュニケーションツールです。相手に自分の名前や役職などを知ってもらったり、顔と一緒に名前を覚えてもらったりする役目を持ちます。

自分の連絡先を相手に伝えられることも、名刺の大事な役割です。ビジネスマナーをしっかりと身に付けているか、名刺交換で判断されるケースも少なくありません。

仕事で使う名刺のデザインは、社内で統一するのが一般的です。読みにくい漢字にはふりがなを付け、外国の企業と取引が多い場合は英語表記を交えることもあるでしょう。

初対面の人と会う際、名刺を切らしていると、相手の心証を大きく害します。枚数を多めに常備しておくことが大事です。

交換の流れ

名刺交換する前は、すぐに取り出せるよう、あらかじめ手元に準備しておきましょう。自分が訪問者または相手より下の立場である場合、先に差し出すのがマナーです。

片方の手で名刺を持ち、もう片方の手を添えながら、相手が読める向きで差し出します。同時に、自分の会社名・所属部署名・氏名の順番で述べましょう。

同時に交換する場合は、右手で差し出しながら、左手で受け取ります。受け取った後は、「頂戴いたします」と言いながら、すぐに相手の名刺へ右手を添えます。

名刺を受け取った後は、目を通すのが礼儀です。一べつもくれずに机に置くようなことは避けましょう。

初対面の印象アップ。名刺交換の仕方

細かい所作に気を配ることで、交換時に与える印象をより上げられるでしょう。覚えておきたいマナーなどを紹介します。

交換は立って向き合う

名刺交換は、必ず立った状態で相手と向き合いながら行いましょう。カウンターや机などを間に挟んだ状態なら、できるだけ間に何もない場所まで移動するのがマナーです。

自分が椅子に座った状態で相手に差し出されたとしても、受け取る前に立ち上がり、あらためて向き直ってから受け取ります。

先に差し出されている状態なら、相手の名刺より低い高さで差し出せば、謙虚な気持ちを示せます。

受け取った後も、立っている間は、相手の名刺を自分の胸より高い位置に、両手で持ちながらキープしておきましょう。

基本は目下から差し出す

1対1で名刺交換する場合は、立場が目下の方から差し出すのが基本です。年齢や地位に関係なく、相手との関係において自分が目下のケースでは、先に差し出しましょう。

例えば、商談の場なら、仕事を受注した側が目下になります。発注してくれた相手から仕事を依頼され、結果としてお金をもらう立場が目下です。

受発注が絡まないシーンであれば、社会的な地位が相手より下の場合や、自分が訪問先を訪れた状況なら、先に差し出すよう心掛けましょう。

差し出す際は、自分の名刺に目を落とさず相手の目を見ながら渡せば、印象が良くなります。相手の名前が読めない場合は、受け取ったタイミングで確認しましょう。

複数の場合は上役から

例えば、自社が自分・課長・社長、相手が担当者・上司と、5人で交換する場合は、最初に社長と上司が名刺交換します。続いて社長と担当者が交換し、次に課長が上司→担当者の順に続き、最後に自分が上司→担当者の順に交換します。

受け取った名刺を重ねて持つ際は、受け取った順に下へ重ねていけば、役職の高い順に上から重ねて持つことが可能です。渡し終えていない自分の名刺は、受け取った名刺全ての下側にある状態で重ねましょう。

複数の相手に渡す際は、あらかじめ人数分の名刺を名刺入れから出しておくことで、手間取ることなくスムーズに渡せます。

交換後のマナー

受け取った名刺は、交換後の会話中に机の上へ並べておくことになります。正式な並べ方を覚えて、自分の第一印象を決定付けましょう。

机の上での置き方

受け取った名刺は、そのまま机に置かず、名刺入れの上に置くのがマナーです。名前の確認などでサッと目を配れるような場所に置きましょう。

会話中に名刺を手にとって何度も眺めたり、裏側を確認したりするような行為をしてはいけません。必要以上に触らない意識を持つことが大事です。

受け取った日付などのメモを書き込んでおきたい場合も、相手がいなくなった後に行いましょう。

複数の場合の並べ方

何枚もの名刺を受け取った場合は、役職順や席順に従って、左からそろえて並べます。名刺入れは、並べた名刺の下側に置きましょう。

名刺を重ねたり、2枚同時に名刺入れの上へ置いたりしてはいけません。最も目上の人の名刺だけ名刺入れに置くような行為も、避けた方が無難です。

会話が終了したら、名刺を片付ける際に「失礼いたします」と添えれば、より印象がアップします。

何枚もの名刺を無理やり名刺入れに押し込み、名刺を傷めてしまうことのないよう、名刺入れの中は常に余裕を持たせた状態にしておくことも大切です。

構成／編集部