流れ、順番、並べ方、新社会人は覚えておきたい名刺交換のマナー

正しい名刺交換の仕方は、社会人にとって必ず押さえておかなければならないビジネスマナーです。初対面の相手へ与える印象に大きな影響を及ぼします。名刺交換の流れや順番、注意しておきたい作法などについて、理解を深めましょう。

名刺交換の流れと順番

名刺交換する際の基本的な流れをチェックしておきましょう。1対1の場合や複数人いる場合の順序も解説します。

基本の流れ

まずは、すぐに取り出せるような場所に名刺を用意しておきましょう。差し出すタイミングについては後述します。

渡す際は、片方の手で名刺を持ち、もう片方の手を添えるようにしながら、相手が読めるような向きで差し出します。

相手に対して謙虚さを示すために、差し出された名刺の位置より低い高さで差し出すことも重要です。相手に名刺を見せながら、自分の会社名・所属部署名・氏名の順に口頭で伝えます。

お互いに差し出している場合は、左手で相手の名刺を受け取り、右手で自分の名刺を差し出します。受け取った後は、空いた右手をすぐに添えましょう。

1対1の場合は受注側から

商談などのシーンで、自分と相手の2人だけで名刺交換する場合は、年齢や役職に関係なく、注文を受ける側から差し出すのがマナーです。

ビジネスにおける受注者とは、発注者から出される仕事の依頼を受ける立場です。発注者から頼まれた何らかの仕事を実行し、対価としてお金をもらいます。

つまり、依頼を受ける側は、相手に頭が上がらない『目下』の立場です。名刺交換の場面では、目下から先に差し出すのが常識であることを覚えておきましょう。

なお、営業活動以外のシーンでは、地位が低い人や訪問した人が先に差し出すのが礼儀です。

複数の場合は上司から

お互いに複数人いる場合は、地位が上の人から先に名刺交換します。上に人が多いほど、順番待ちの時間は長くなるでしょう。

例えば、自社から自分・上司・社長、訪問先から担当者と社長が同席する際は、最初に社長同士が交換します。

次に自社の社長と担当者、続いて上司と訪問先の社長、上司と担当者の順に交換し、最後に自分と訪問先の社長、自分と担当者という流れです。

名刺交換する際は、いくつかのマナーに気をつける必要があります。受け取った後の並べ方など、間違いやすい作法を押さえておきましょう。

名刺交換は立って行う

名刺交換する際は、必ず立ち姿勢で行うのがマナーです。自分が座っている状態で相手が差し出そうとしても、あらためて立ち上がってから交換しましょう。

相手との間に机などがある場合は、机を挟まない場所まで移動します。相手側に回りこめれば、謙虚さを示すことも可能です。

相手が差し出した位置より低い高さで差し出すのが良いことは前述した通りですが、差し出す際はできるだけ相手の胸の高さに差し出しましょう。

受け取る際にひと言「頂戴いたします」と発することも忘れてはいけません。

名刺入れを必ず使う

名刺を扱う際は、名刺入れを使うようにしましょう。財布やポケットに出し入れすると、相手に不愉快な思いをさせてしまう恐れがあります。

名刺は、ビジネスシーンにおいてとても重要なコミュニケーションツールです。多くのビジネスマンは自分の名刺を大事に扱っています。

財布やポケットから折れ曲がったような名刺を取り出す様子を相手が見たら、「自分の名刺は大事に扱ってくれるだろうか」と思われかねません。

名刺と名刺入れはセットで用意するものです。持っていない場合は、購入するなどして準備しましょう。

受け取った名刺の並べ方

相手が1人の場合、受け取った名刺は名刺入れの上に置いておくのがマナーです。

複数の相手と交換した場合は、地位の高い順や座席順に左から並べます。どの名刺も名刺入れの上には置かず、名刺入れは名刺を並べた列の下側に置いておきましょう。

机に置いた名刺は、相手の存在そのものとみなす考え方もあります。途中で必要以上に触ったり裏返したりせず、名前を確認する際に目を配る程度に留めておくことが大事です。

裏側にメモ書きなどをしたい場合も、相手がいなくなった後に行いましょう。名刺を名刺入れにしまう際は、小声でひと言「失礼いたします」と述べれば好印象を与えられます。

知っておきたいフレーズ

イレギュラーな場面で役立つひと言を紹介します。万が一の事態が発生しても、冷静に対応することが重要です。

名刺を忘れた場合

慌てて会社を飛び出してしまい、訪問先で自分の名刺を忘れたことに気付くこともあるでしょう。取りに帰る時間がなければ、名刺がないことを相手に伝えなければいけません。

このようなケースでは、忘れたことを正直に伝えるのではなく、「あいにく名刺を切らしてしまっております」などとわびを入れましょう。

しかしどのような理由であれ、名刺がないことに対しては、相手に「軽く見られている」と捉えられかねません。万が一のことを考え、常に多めに持ち歩くようにすることが重要です。

相手に先に出された場合

自分が先に出さなければいけない場面であるにもかかわらず、先に相手が名刺を差し出してくるケースもあります。

このような場面では、差し出された名刺をまずはしっかりと受け取りましょう。「頂戴いたします」と述べながら両手で受け取り、相手の情報を確認します。

その後、「申し遅れました」と添え、あらためて自分の名刺を差し出します。先に差し出されても慌てることなく、終始落ち着いて丁寧に対応することが重要です。

構成／編集部