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円滑に会議を進めるために必要なものは?HeaRが提唱する的確なWeb会議ルール20か条

2020.04.20

多くの企業が在宅勤務となる中、WEB会議の利用も活発になっている。しかし、慣れないWEB会議に、不安を感じ、なかなかスムーズに運ばないケースも。

そんな中、助け船のように公開されたのが、HeaR(ヒアー)株式会社による「WEB会議ルールブック」だ。ここには、効率を上げチームワークを向上する20個のルールが記載されており、無料でダウンロード可能になっている。

そこで今回は、このルールの内容と共に、WEB会議を円滑に進めるポイントを制作担当者に聞いた。

「WEB会議ルールブック」とは

HeaR株式会社は、企業の文化作りからIT・モバイル化のサポート、オンライン採用支援など多ジャンルの企業向けサービスを提供するスタートアップだ。先日、テレワークやWEB会議を導入する事業者向けの「WEB会議ルールブック」を作成して、無料配布をはじめた。

2020年4月7日に緊急事態宣言が出された影響で、テレワークやWEB会議を検討している企業が急増する中、戸惑いの声なども実際に挙がってきたという。そこでHeaRは、円滑なWEB会議のためにはいくつかのルールが必要不可欠とし、20のルールを作成して、ルールブックとしてPDFにまとめた。

その20のルールは次の通り。詳細はルールブックで確認できる。

1. 些細なことでもショートMTGを
2.インターネット環境と会議環境はスムーズに
3.セキュリティは万全に
4. 会議前にはアイスブレイク
5.会議の目的は事前に共有
6.決定の基準を明確にする
7.ゴールは常に、定量的に見られるものを。
8.「それはテレワークで可能?」を常に問う
9.一回の会議で一つの議題
10.参加者は必要最低限にする
11.重要な会議は録画と議事録共有
12. 発言時のルールを決める
13.資料は事前に別途で共有
14.資料は共有ではなく”原則、それぞれ見る”。
15.ツールは試して最良のものを選択。
16.議題を逸らさないように全員で注意を
17.誰かの発言中はミュートを活用
18.終了時間を決めておく
19.会議の結果は全社で共有
20.WEB会議を楽しむルールを作ろう

もっと知りたい!WEB会議ルール

このルールを見ていると、さらに詳しく知りたくなるものもある。そこで今回、このWEB会議ルールブックの制作を担当したHeaRの田島彩名さんに、6つのルールについての詳細を聞いた。

●「4.会議前にはアイスブレイク」

“WEB会議では距離を感じやすくなります。会議が始まる前に、少し雑談やアイスブレイクを挟んでWEBで話す状態に体と頭を慣らしましょう。テーマはなんでもOK。テレワークでの気づきや悩みの共有タイムにすると役に立ちそうです。”

―アイスブレイクをより充実させるために、どんな工夫がある?

「弊社でよくやっているのが、『Zoomのカメラ機能を使う』ことです。『今日のお昼食べたいもの』『好きなスポーツ選手』などテーマを決めて背景に設定しておくと、話の種になって面白いんです。あとは、会議の最初にはカジュアルな形で『テレワークでの気づき』『最近悩んでいること』『最近楽しかったこと』などテーマを決めて、一人ずつ話していきます。話し終えた人が次の人を指名していくので、そこで少し会話も生まれつつ、同時に通信環境やビデオ・オーディオの状態を整えています」

●「5.会議の目的は事前に共有」について

“オフラインの会議でも大切ですが、オンラインの場合はより大切。目的や考えるべきこと、アジェンダを事前に明確にした上で共有を行います。これにより、必要なファイルなどを準備できて会議が円滑に進みます。”

―会議の目的を共有するのに使えるツールは?

「事前にドキュメント共有できる『Dropbox Paper』で議事録を共有します。オフラインの会議でもやっていたのですが、より話すテーマを厳選するようになったので、かなり効率が上がりました。あとは、弊社で使っているのが『lino』という付箋共有のWEBアプリです。それぞれが付箋に自分の意見を書き、リアルタイムでブレインストーミングできるので重宝しています。linoのボードに事前に目的を貼っておくと、テーマがぶれずにタスクなどもすべて見ることができて便利です」

●「6.決定の基準を明確にする」

“WEB会議では、だらだらと続けるのは参加者・ファシリテーター共に集中力が持ちません。何をどのように決定するか、今日の会議でどこまで決めなくてはいけないかは事前に明確にした上で臨みましょう。”

―WEB会議で集中力が持たない理由は?

「まず一つは、パソコンを開いているとメールやチャットの通知をすぐに見ることができてしまうので、WEB会議中、そちらに気を取られてしまうことがあります。また、通信環境の問題や書類共有の時間などで空白時間が生まれやすく、それも集中力を妨げる原因になります」

●「7.ゴールは常に、定量的に見られるものを」

“テレワークだと個人の頑張りが目に見えにくいです。その分、定量的な目標を作ることをいつもよりもさらに重視しましょう。WEBミーティングのゴールは、みんながわかる定量的なゴールを作り、メンバーで共有することです。”

―WEB会議における定量的なゴールとは?

「定量的なゴールとは、簡単にいえば、“日次で見えるKPI”です。セールスならば『アポイントを何件とる』、マーケティングなら『今日は何件のリードを獲得する』。それにプラスして、1日の行動量を可視化するのも効果的です。セールスだったら、『アポイントを2件作るために80件電話をかける』などですね。週や月でのKPIは、テレワークでは機能が落ちがちです。毎日どのように動いて、どのように達成したか数字で見られるものが好ましいです。

例えば、明確なものでいくと、『必ずネクストアクションを決める』ことは一つのゴールです。この会議が終わった後、それぞれが次にやるべきことをわかった状態で終わることがとても大切です。テレワークなどなかなかお互いの作業環境を見ることができません。だからこそ、達成すべき数値や、その数値のための行動、それをいつまでに終えるかを全員で決め、共有します」

●「12. 発言時のルールを決める」

“WEB会議で誰かが話し終わった後、みんなが一斉に喋り出して困ったことはありませんか? 通信環境の問題で、聞こえにくくなったり、わかりにくくなったりすることもあります。発言するときはあらかじめ、「発言の意思表示」をなんらかの方法で行いましょう。

ファシリテーターがいるのであれば、意思表示をした人を順番に当てていくのも効果的です。”

―「発言の意思表示」の方法の例は?

「ありがちなのが、複数人が一気に話し始めるものの、通信環境などの関係で、他の人が話し始めていることに気づかず、発言者が複数になり、誰が何を行っているのかわからない…という状況です。何か話すことがあるのであれば、あらかじめチャットで伝えたり、ビデオをつけっぱなしにしておき、挙手して意思表示するようにしたり、原則全員ミュートにしておいて、指名して発言権を渡していったりするなどの方法が考えられます」

●「20.WEB会議を楽しむルールを作ろう」

“WEB会議は、withコロナのテレワーク時代に必須。多くの人が経験し、関わっていく大切なコミュニケーションの方法です。自分たちの会社に最もあった形のWEB会議を模索し、毎回の会議が楽しくなるような工夫をしていきましょう!”

―具体的なルール例を教えて!

「会社やチームの雰囲気に即したものが一番です。先ほどのアイスブレイクなどもその一例ですね。例えば、こんなルールはいかがでしょうか。ぜひ参考にしてみてください」

1.誰かが話しているときはミュートにする

その代わり、しっかりうなずいたり、サムズアップ(いいね)などのジェスチャーで反応を示したりする。

2.WEB会議で社員が多く集まったときは集合写真を撮る

採用や会社のブランディングにも使える写真になるほか、流行りの「Snap Camera」などを使うと簡単に面白写真が撮れて盛り上がる。

3.WEB会議中はチャット機能を使い、発言者への質問やコメント、感想をアクティブに行う

ただし、チャットコミュニケーションが冷たく見えないよう、「!」を使ったり、言葉尻には全員気をつける。

WEB会議がスムーズにいかないなら、ぜひこれらのWEB会議ルールを取り入れ、自社ならではのルールを策定してみるのもよさそうだ。

「WEB会議ルールブック」
https://form.run/@hear-webmtg

【取材協力】
HeaR株式会社
https://hear.co.jp/

取材・文/石原亜香利

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