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テレワーク中のオンライン会議に不慣れな人が陥りがちな4つのポイント

2020.04.18

新型コロナウイルスの影響により急遽テレワークになり、さまざまなデジタルツールを使いこなさなければならない状況にあるビジネスパーソンも多いだろう。しかし、慣れていない世代は苦手意識を持ちやすいものだ。その中でも、特に悩ましいのが「Web会議」。

そこで今回は、Web会議に関するよくある悩みを物理面・メンタル面からの対策を、識者にアドバイスしてもらった。

Web会議に慣れていない初心者のホンネ!対策は?

今回、話を聞いたのは、トライツコンサルティング株式会社で法人営業コンサルタントとして活躍している門田尚之さんだ。同社は、Web会議を活用した社内外との会議の進め方、営業活動の方法についても研究しているという。

テレワークで行うWeb会議について、初心者が感じやすい悩みや不慣れさに対する対策をアドバイスしてもらった。

音声が聞こえづらい、相槌が話し手のペースと合わないなど、会議にならないときがあり、イライラする。

「慣れている人には当たり前であるいろいろな調整が、不慣れな人にはまったくできていないことがあります。そこで、最初はわかる人が丁寧にサポートしてあげることです。家の中では大きな音が出せなかったりもしますので、ヘッドホンやヘッドセットを使ってみることもおすすめです。

そして、慣れるまでは誰もが聞き取りにくい、合わせづらいというようなストレスを感じるものだということを口に出して共有してしまいましょう。自分だけイライラしているのではないとわかると安心するものです。

『Web会議というツールをどう上手く使いこなすか?』ということを皆で工夫する、というスタンスを大事にしながら、心に余裕を持って臨まれることをおすすめします。これまでと同じようにできないと、ついイライラしたり、ストレスを感じたりしがちですが、自分自身にも、他の参加者にも、システムにも優しい気持ちを持つようにすることが大切ですね」

自分の顔を見ながら会議するのがイヤ。

「自分の顔を見ながら会議する、というのはリアルの会議ではないことなので、違和感があるかもしれません。ただ、これは慣れの部分が大きいと思いますので、Web会議を重ねる中で、徐々に気にならなくなってくるものだと思います。

しかし、どうしても自分の顔を見たくないという場合は、Zoomをお使いであれば『自分を隠す』という機能で自分の画面から自分を外してしまうことができます。

一方で、自分の顔を見ながらWeb会議を行うことのメリットもあります。自宅などのプライベートな空間からWeb会議に参加していると、どうしても気が緩んでしまいがちです。自分がどのように映っているかを確かめながら参加することで思わぬ失敗を避けることができます」

愛犬の鳴き声や生活音などの雑音がみんなに聞こえてしまう。

「この問題に関しては、家族や愛犬と離れることのできる部屋を確保したり、会議中は勝手に部屋に入らないことや、できるだけ静かにしておいてもらうよう家族にお願いした上で、ノイズキャンセリング機能のついたヘッドセットや『Krisp』のようなノイズキャンセリングアプリケーションを使って極力雑音が入らないようにすることだと思います。

とは言え、新型コロナウイルスの影響でなかば強制的に在宅勤務になってしまっている方も多い現状からすると、愛犬や家族の声が聞こえたりすることは仕方ないとも言えます。もし愛犬や子どもの声が入ったとしても目くじらを立てず、むしろアクシデントを楽しむぐらいの心持ちで参加するのが良いのではないでしょうか」

話についていけない。会議中に孤立することが多い。

「ちょっと目を離した間に話が先に進んでしまっていたり、議題が変わってしまっていたりということはリアルの会議でもあることですが、Web会議ではより起こりやすいのではないかと思います。一つの対策としては、会議に関係ない作業は中断して会議に集中することだと思います。

また、そもそも会議の進め方に問題があるかもしれません。話についてきてない人がいないかどうか、孤立してしまって意見が言いにくい環境はないか、会議の主催者がリアルの会議以上に気配りをして会議を進める必要があると思います」

自らWeb会議のファシリテーターを買って出よう

門田さんによれば、Web会議はリアル会議よりも問題が出てきやすいのだそうだ。

「Web会議はいろいろ不便なことがあるが故に、リアルの会議で起きていることをより際立たせる作用があるように思います。例えば、リアル会議において議論に参加しないで内職する人は、Web会議ではもっと堂々とやりますし、リアル会議の場で目立たない人は、Web会議ではより目立たなくなります。

そこで必要なのがファシリテーターの存在です。

会議の議題を明確にして、決まったことはしっかり皆さんに見えるところに書き出して確認しながら進める、それぞれのメンバーに話を振りながら全体の緊張感を維持するなどは、Web会議ではリアル会議よりも重要です。

もし、Web会議のコツを早くつかみたいと考えるなら、自らファシリテーターを買って出ることをおすすめします。自分が中心になってやってみると、そのむずかしさもわかるでしょうし、どんなスタンスで参加すればよいかもわかってくると思います。

Web会議は新型コロナウイルス対策のためだけに使うツールではありません。多くの企業で『使ってみたら便利だ』という声が聞かれますし、今回のことをきっかけにして企業のデジタル化は加速するでしょう。その流れに取り残されないように毛嫌いせず、積極的に使いこなしていくことをおすすめします」

Web会議に慣れていない上の年代は、戸惑いを感じやすい。だからこそ、自ら積極的にその問題に当たっていくことも、一つの対策となるようだ。「ついていけない」「慣れない」とばかり思わずに、この機会にトライしてみるのもいいかもしれない。

【取材協力】

門田尚之さん
一橋大学卒業後、大手印刷会社、コンサルティング会社を経て、2012年トライツコンサルティング株式会社設立に参画。法人営業分野に特化したコンサルタントとして、顧客と営業のコミュニケーションにおける課題解決を支援している。
https://trights.co.jp/

 さらに、雑誌「DIME」最新号の特集は「最強!快速!テレワークギア」。新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務を行なう人が急増していますが、それに伴って、様々なストレスや問題が生じているというのも事実。そんなテレワーカーのために、快適なテレワークを実現するための、デバイスの選び方(Web会議対応パソコン、高精細Webカメラ、超速Wi-Fiルーター、サブモニター、デスクライト、スピーカー、姿勢矯正椅子など)、本当に使えるビジネスチャットツール、効率的な仕事の進め方、環境づくりのノウハウ、セキュリティー対策、ソリューションサービスなどを詳しく紹介。さらに、最先端テレワークを実践している様々な企業のビジネスパーソンたちへの密着取材で、効率良く仕事をこなすノウハウも紹介します。

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取材・文/石原亜香利

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