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時間的、精神的な余裕が生まれ、新しいビジネスにつなげる「45分会議」のススメ

2020.03.23

働き方改革がうまくいかない2つの理由とは!?

 以前、私が主催する講演の受講者にアンケートをとったところ、約7割の企業が何かしらの「働き方改革」に取り組んでいることがわかりました。ただし「成功している」と答えた企業は、わずか12%でした。

 数多くの企業を見てきた経験上、働き方改革に取り組んではいるものの結果が出ない理由には、大きく2つあると考えられます。

(1)手段を目的にしてしまう

 いくらすばらしい戦術(手段)を持っていても、正しい戦略(目的)がなければ、決してうまくいきません。にもかかわらず、働き方改革を試みること自体が目的となっている企業は多く存在します。

 働き方改革によって目指すべきは、会社の成長と社員の幸せを両立させること。そのために、今の働き方を変える〝必要がある〟のなら改革を成功させるべきなのです。

(2)成功の定義が曖昧

 うまくいっている12%の企業は、働き方改革を通じて目指すゴールが明確です。現状とゴールのギャップを冷静に見極めて、課題の発生原因を見つけ、解決策を地道に試せば、働き方改革の成功に近づきます。例えば、職場を消灯して社員を早く帰らせようとする会社よりも、社員が早く帰れない原因を掘り下げて仮説をもとにトライ&エラーをしている会社のほうがうまくいくはずです。

働く時間の43%が社内会議に取られている

 私が携わった企業を分析すると、週の稼働時間の43%が社内会議に費やされていました。驚くべきことに、そのうちの4割は「目的」が決まっていない会議だったのです。何となく集まり、機嫌の悪そうな上司を見て「何も発言しないで黙っておこう」と決め込む参加者がたくさんいました。

 そもそも会議の目的は大きく3種類に分けられます。「情報共有」「意思決定」、そして「アイデア出し」です。「情報共有」の会議はITツールを駆使して効率化を図るべきです。「意思決定」の会議は参加者数を絞ることで結論が出やすくなります。また「アイデア出し」は質よりも量を重視したほうが、結果的にいいアイデアにたどり着けることがわかってきました。そしてそのアイデアの量を大きく左右するのが「心理的安全性(何を言っても大丈夫な雰囲気)」なのです。

2分の雑談で会議の時間が短くなる!?

 会議の冒頭に食べ物やスポーツのようなカジュアルな雑談をしてから会議を始めると、参加者の発言が増え、出されるアイデアの量が増える傾向にあります。これは26社で行なった調査の結果でわかったことです。冒頭の2分間に雑談をした会議と、あえて雑談をしない会議を比較したところ、前者のほうが発言量は1.7倍多く、会議が時間内に終わる確率は12%アップしました。雑談によってリラックスした雰囲気が生まれ、参加者の「心理的安全性」が高まった証拠といえるでしょう。

60分の会議を45分に短縮するのも効果的

 私は複数のクライアント企業内の会議を約7000時間録音し、AIなどで分析した結果から「45分会議」を推奨しています。

 導入当初は45分で終わらない会議が約23%ありましたが、半年経過すると89%の会議は時間内に目的を達成して終えられるようになりました。45分で終わらなくても60分まで延長する会議はなくなり、5分、10分の余裕が生まれるようになったのです。

 この時間的、精神的余裕によって、新たなビジネスを創出することにもつながるでしょう。45分で会議が終わると次の予定まで約15分空くことになります。その〝スキマ時間〟で「今、ちょっといいですか?」と課題やアイデアを同僚に話しかける機会が増えるのです。

 特に、普段なかなか会えない他部門の人への「今、ちょっといいですか?」は、ディスカッションに発展し、最終的に新たなビジネスの開発につながるケースが、私の会社でありました。この2年間に19件の新規ビジネスの開発を支援しましたが、そのうち16件は会議室を出たところでの「今、ちょっといいですか?」が、起点になっていたのです。

 会議の進め方を見直して、時間的、精神的な余裕を持つこと。その余裕が、新たなアイデアを生み出す土壌になるはずです。

会議が時間内になかなか終わらない場合は、タイマーを用意するのも手。会議の参加者の時間に対する意識を高める効果も。

越川慎司/クロスリバー代表。キャスター執行役員。週休3日でクライアント企業16万人の働き方を〝スイッチ〟している。新著『仕事の「ムダ」が必ずなくなる超・時短術』(日経BP)が発売中。

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